Bij een aanbesteding tellen als social return de inkoopuitgaven mee die direct bijdragen aan het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Denk aan loonkosten, begeleidingskosten en uitgaven aan gecertificeerde sociale ondernemingen. Welke kostensoorten precies meetellen, hangt af van de eisen die de aanbestedende dienst stelt in de aanbestedingsdocumenten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over social return bij aanbestedingen, van kostensoorten tot rapportage en veelgemaakte fouten.
Welke kostensoorten tellen mee voor social return?
Voor social return bij een aanbesteding tellen doorgaans de volgende kostensoorten mee: loonkosten van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, begeleidingskosten, uitgaven aan erkende sociale werkbedrijven of sociale ondernemingen, en soms ook stagevergoedingen of leerwerktrajecten. Welke categorieën precies in aanmerking komen, staat beschreven in de SROI-paragraaf van het bestek.
In de praktijk is het onderscheid tussen wel en niet meetellende uitgaven soms kleiner dan je denkt. Directe loonkosten van iemand die vanuit een uitkering instroomt, tellen vrijwel altijd mee. Maar ook de uren die een jobcoach of begeleider besteedt aan die medewerker kunnen meetellen, mits je die kosten kunt onderbouwen en de aanbestedende dienst ze erkent.
Uitgaven aan leveranciers die zelf SROI-gecertificeerd zijn of aantoonbaar mensen met een arbeidsbeperking inzetten, tellen in veel gevallen ook mee. Dit geldt bijvoorbeeld voor cateraars, schoonmaakbedrijven of eventlocaties die een SROI-certificering hebben. Controleer altijd of de aanbestedende dienst een lijst van erkende categorieën hanteert, want niet elke opdrachtgever werkt met dezelfde definities.
Hoe bepaalt een aanbestedende dienst welke uitgaven meetellen?
Een aanbestedende dienst bepaalt welke uitgaven meetellen door in het bestek of de inkoopvoorwaarden een definitie van social return op te nemen. Daarin staat welk percentage van de opdrachtwaarde ingezet moet worden, welke doelgroepen in aanmerking komen en welke bewijslast je als opdrachtnemer moet leveren.
Veel overheidsorganisaties gebruiken hiervoor de PSO-ladder (Prestatieladder Socialer Ondernemen) of sluiten aan bij de Handreiking Social Return van de Rijksoverheid. Die handreiking biedt een gestandaardiseerde aanpak, maar gemeenten, provincies en rijksdiensten mogen daar eigen invulling aan geven. Dat maakt het soms lastig om van opdracht tot opdracht te vergelijken.
In de praktijk zie je drie gangbare methoden: een vast percentage van de aanneemsom (bijvoorbeeld 5%), een inspanningsverplichting zonder hard percentage, of een resultaatverplichting waarbij je moet aantonen hoeveel arbeidsuren zijn gerealiseerd. Lees de aanbestedingsstukken goed door en vraag bij twijfel een nota van inlichtingen aan om duidelijkheid te krijgen over de definitie die de opdrachtgever hanteert.
Tellen uitbestedingen aan onderaannemers ook mee?
Ja, uitbestedingen aan onderaannemers kunnen meetellen voor social return, maar alleen onder bepaalde voorwaarden. De onderaannemer moet aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten voor de werkzaamheden die onder jouw opdracht vallen, en je moet die inzet kunnen documenteren en doorgeven aan de aanbestedende dienst.
Dit is een punt waar veel opdrachtnemers de mist in gaan. Ze nemen een onderaannemer aan die SROI-gecertificeerd is, maar verzuimen om schriftelijk vast te leggen welk deel van de uitbestede werkzaamheden door de doelgroep wordt uitgevoerd. Zonder die onderbouwing kun je de uitgaven niet opvoeren.
Leg in je contracten met onderaannemers daarom altijd vast dat zij verplicht zijn om SROI-prestaties te registreren en te rapporteren. Sommige aanbestedende diensten eisen bovendien dat je als hoofdopdrachtnemer verantwoordelijk blijft voor de SROI-realisatie van je hele keten. Controleer dit in het bestek voordat je afspraken maakt met onderaannemers.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opgeven van social return uitgaven?
De meest voorkomende fouten bij het opgeven van social return uitgaven zijn: uitgaven opvoeren zonder bewijs, categorieën meenemen die de opdrachtgever niet erkent, en te laat beginnen met registreren waardoor je achteraf geen sluitende administratie meer kunt opbouwen.
Hieronder staan de fouten die we het vaakst terugzien:
- Geen onderbouwing bij de opgave. Je kunt niet volstaan met een getal noemen. Je hebt loonstroken, urenstaten of facturen nodig die de inzet van de doelgroep aantonen.
- Verkeerde doelgroep opgeven. Niet iedereen die moeilijk aan werk komt, valt automatisch onder de SROI-doelgroep. Controleer welke definitie de opdrachtgever hanteert.
- Dubbel tellen. Kosten die je al opvoert bij een andere opdracht of subsidieregeling, mag je niet nogmaals meenemen voor social return bij deze aanbesteding.
- Uitgaven van buiten de contractperiode meenemen. Alleen kosten die vallen binnen de looptijd van het contract tellen mee.
- Te laat starten met registreren. Als je pas aan het einde van het contract begint met terugzoeken, mis je hoogstwaarschijnlijk relevante uren en facturen.
Hoe rapporteer je social return prestaties tijdens een contract?
Social return prestaties rapporteer je door periodiek een overzicht aan te leveren bij de aanbestedende dienst, met daarin de gerealiseerde uren of uitgaven, de betrokken medewerkers (geanonimiseerd), en de onderliggende bewijsdocumenten. De rapportagefrequentie en het format staan beschreven in de contractvoorwaarden.
Zorg dat je een eenvoudige registratie bijhoudt vanaf dag één. Dat hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn: een spreadsheet met datum, naam van de medewerker of leverancier, kostensoort, bedrag en bijbehorend document is in veel gevallen voldoende. Koppel elk bedrag aan een factuur of urenstaat.
Sommige aanbestedende diensten werken met een online portal of een gestandaardiseerd rapportageformat. Vraag dit na bij de contractmanager aan het begin van de opdracht, zodat je geen tijd verliest met een format dat achteraf niet geaccepteerd wordt. Tussentijdse afstemming voorkomt verrassingen bij de eindevaluatie.
Geldt een SROI-verplichting voor alle soorten aanbestedingen?
Nee, een SROI-verplichting geldt niet automatisch voor alle aanbestedingen. Overheidsorganisaties mogen zelf bepalen of en hoe ze social return opnemen in hun inkoopbeleid. In de praktijk zie je de verplichting het vaakst bij aanbestedingen boven een bepaalde drempelwaarde en bij opdrachten waarbij arbeidsintensieve diensten of producten worden ingekocht.
Rijksdiensten zoals ministeries, RVO en Rijkswaterstaat hanteren social return steeds vaker als standaard inkoopeis. Gemeenten en provincies doen dit in toenemende mate ook, maar de uitwerking verschilt per organisatie. Bij Europese aanbestedingen is social return een toegestaan gunningscriterium, maar geen verplicht onderdeel van de procedure.
Voor opdrachten met een lage waarde of voor leveringen van standaardproducten zie je de SROI-verplichting minder vaak. Diensten, bouw, facilitaire opdrachten en IT-trajecten zijn categorieën waar de verplichting het meest voorkomt. Check altijd de aankondiging en het bestek om te zien of social return van toepassing is op jouw specifieke opdracht.
Werk je als leverancier veel met overheidsopdrachtgevers en wil je je SROI-percentage aantoonbaar halen? Dan kan samenwerken met gecertificeerde partijen je daar direct bij helpen. Wij zijn SROI-gecertificeerd en zetten aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in. Dat maakt ons een kwalificerende leverancier voor organisaties met een social return verplichting. Meer weten over hoe wij dat aanpakken? Lees meer op onze duurzaamheidspagina of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Hoe hoog is het SROI-percentage dat aanbestedende diensten doorgaans hanteren?
Het meest gebruikte percentage ligt tussen de 2% en 5% van de totale opdrachtwaarde, waarbij 5% de meest voorkomende eis is bij grotere overheidsopdrachtgevers zoals ministeries en gemeenten. Dit percentage kan echter per opdracht en per opdrachtgever sterk verschillen. Lees de SROI-paragraaf in het bestek altijd zorgvuldig door, want sommige opdrachtgevers werken niet met een percentage maar met een minimaal aantal te realiseren arbeidsuren.
Wat moet ik doen als ik mijn SROI-verplichting dreig niet te halen?
Neem zo vroeg mogelijk contact op met de contractmanager van de aanbestedende dienst als je ziet dat je het afgesproken percentage niet gaat halen. Veel opdrachtgevers zijn bereid om mee te denken over alternatieve invullingen of compenserende maatregelen, mits je tijdig en transparant communiceert. Wacht hier niet mee tot het einde van de contractperiode, want achteraf bijsturen is vrijwel onmogelijk en kan leiden tot boetes of kortingen op de eindafrekening.
Kan ik als opdrachtnemer zelf voorstellen welke SROI-invulling ik kies?
Ja, in veel aanbestedingen krijg je als inschrijver de ruimte om zelf een SROI-plan in te dienen als onderdeel van je offerte. Daarin beschrijf je concreet welke doelgroepen je inzet, via welke constructie (eigen dienst, onderaannemer of gecertificeerde leverancier) en hoe je de prestaties registreert en rapporteert. Een goed onderbouwd en realistisch SROI-plan kan bovendien positief bijdragen aan je score bij gunningscriteria die op kwaliteit worden beoordeeld.
Tellen vrijwilligersuren of onbetaalde stages mee als social return?
Vrijwilligersuren en onbetaalde stages tellen in de meeste gevallen niet mee voor social return, omdat er geen sprake is van een arbeidsrelatie of aantoonbare loonkosten. Sommige aanbestedende diensten maken hier een uitzondering op als de stage deel uitmaakt van een erkend leerwerktraject met een stagevergoeding. Controleer de definitie in het bestek en vraag bij twijfel expliciet na via een nota van inlichtingen, zodat je achteraf geen discussie krijgt over de geldigheid van opgevoerde uren.
Hoe werkt de PSO-ladder en wat levert een PSO-certificering op bij aanbestedingen?
De PSO-ladder (Prestatieladder Socialer Ondernemen) is een onafhankelijke certificering die aantoont in welke mate een organisatie mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft. Hoe hoger de trede op de ladder (1 tot en met 5), hoe groter de aantoonbare sociale impact van de organisatie. Bij aanbestedingen kan een PSO-certificering worden ingezet als bewijs van SROI-waarde: opdrachtgevers erkennen gecertificeerde organisaties soms direct als kwalificerende leverancier, wat de administratieve bewijslast voor beide partijen aanzienlijk vermindert.
Welke documentatie moet ik minimaal bewaren om SROI aan te kunnen tonen?
Bewaar minimaal de volgende documenten: loonstroken of salarisspecificaties van medewerkers uit de doelgroep, urenstaten die aantonen op welke opdracht zij werkzaam waren, facturen van SROI-gecertificeerde leveranciers of onderaannemers, en eventuele verklaringen van de doelgroepstatus van medewerkers (zoals een UWV-indicatie of gemeenteverklaring). Sla deze documenten geordend op per rapportageperiode en koppel elk bedrag direct aan het bijbehorende bewijsstuk, zodat je bij een controle of eindevaluatie snel en volledig kunt verantwoorden.
Is het mogelijk om SROI-verplichtingen te combineren over meerdere lopende contracten?
Nee, SROI-verplichtingen zijn in principe contractspecifiek: de inspanningen die je registreert voor één opdracht, mag je niet tegelijkertijd opvoeren als realisatie bij een andere opdracht. Elke aanbestedende dienst beoordeelt de SROI-prestaties op basis van de activiteiten die aantoonbaar zijn uitgevoerd binnen de scope en looptijd van het betreffende contract. Als je meerdere overheidscontracten tegelijk uitvoert, zorg dan voor een heldere administratieve scheiding per opdracht om dubbeltelling te voorkomen.
