Wat telt als erkende SROI-inzet bij aanbestedingen?
Als erkende SROI-inzet telt elke aantoonbare bijdrage aan de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat kan gaan om directe tewerkstelling, maar ook om stages, leerwerktrajecten, detachering of inkoop bij gecertificeerde sociale ondernemingen. De inzet moet meetbaar, verifieerbaar en gerelateerd zijn aan de opdracht.
Concreet worden de volgende vormen van inzet bij de meeste aanbestedende diensten geaccepteerd:
- Directe plaatsing van mensen met een uitkering of beperking op de opdracht
- Inkoop van diensten of producten bij een erkende sociale onderneming of SROI-gecertificeerde leverancier
- Leerwerkplekken, BBL-trajecten of stages voor mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie
- Detachering via een erkend re-integratiebureau
Belangrijk: niet elke vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen telt automatisch mee. De inzet moet specifiek gericht zijn op arbeidsmarktparticipatie, niet op bredere duurzaamheidsdoelen. Vrijwilligerswerk of algemene sponsoring worden doorgaans niet geaccepteerd als SROI-inzet bij aanbestedingen.
Welke soorten organisaties mogen als SROI-leverancier worden opgevoerd?
Als SROI-leverancier mag je organisaties opvoeren die aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten bij de uitvoering van hun diensten. Denk aan sociale werkbedrijven, leerwerkbedrijven, re-integratiebureaus en gecertificeerde commerciële bedrijven die bewust mensen met een uitkering of beperking in dienst nemen.
De categorie is breder dan veel mensen denken. Naast de klassieke sociale werkvoorziening (SW-bedrijven) vallen hier ook commerciële dienstverleners onder, zolang zij kunnen aantonen dat zij mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie structureel inzetten. Dat kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Cateraars of horecabedrijven die werken met mensen met een beperking of uitkering
- Schoonmaakbedrijven met een SROI-certificering
- Evenementenlocaties die personeel inzetten vanuit re-integratietrajecten
- Drukkerijen, groenvoorzieners of logistieke bedrijven met een sociale missie
- Detacherings- en uitzendorganisaties die zich richten op kwetsbare doelgroepen
De aanbestedende dienst bepaalt uiteindelijk welke leveranciers worden geaccepteerd. Vraag altijd vooraf om akkoord, of vraag naar de specifieke eisen in het bestek.
Hoe weet je of een leverancier echt SROI-gecertificeerd is?
Je weet of een leverancier SROI-gecertificeerd is door te vragen naar een geldig certificaat of keurmerk van een erkende certificerende instantie. In Nederland zijn organisaties zoals PSO-Nederland (Prestatieladder Socialer Ondernemen) en diverse regionale certificeerders actief. Een leverancier die claimt SROI-gecertificeerd te zijn, moet dit kunnen aantonen met documentatie.
Let bij het controleren op het volgende:
- Is het certificaat nog geldig en niet verlopen?
- Welke norm of meetmethode is gebruikt? (PSO, SROI-percentage, eigen methodiek)
- Is de certificering afgegeven door een onafhankelijke partij?
- Kan de leverancier aantonen hoeveel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zij inzetten, en in welke functies?
Als een leverancier geen certificaat kan overleggen maar wel SROI-inzet claimt, kun je vragen om een verklaring met onderbouwing. Sommige aanbestedende diensten accepteren dit, anderen niet. Controleer dit altijd in het bestek of via de contactpersoon bij de opdrachtgever.
Kan een evenementenlocatie als erkende SROI-partij gelden?
Ja, een evenementenlocatie kan als erkende SROI-partij gelden, mits zij aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzet bij haar dienstverlening en dit kan onderbouwen met een certificering of verklaring. De inzet moet dan specifiek betrekking hebben op de diensten die jij als klant afneemt.
Dit is voor veel organisaties een handige manier om SROI-inzet te realiseren zonder extra organisatie: door je evenement, training of vergadering bij een gecertificeerde locatie te boeken, draag je automatisch bij aan de SROI-doelstelling. De kosten die je maakt voor catering, zaalverhuur of technische ondersteuning tellen dan mee als SROI-inzet, voor zover de locatie dit kan aantonen.
Wij zijn bij KAS Meeting & Eventlocatie SROI-gecertificeerd en werken structureel met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat betekent dat organisaties met een SROI-verplichting hun evenement bij ons kunnen boeken en dit kunnen opgeven als erkende SROI-inzet. Dit is nuttig voor overheidsorganisaties en bedrijven die leveren aan de overheid en een bepaald SROI-percentage moeten halen.
Wat is het verschil tussen SROI-verplichting en MVO-beleid?
Een SROI-verplichting is een contractuele eis die voortkomt uit een aanbesteding: je bent verplicht om een bepaald percentage van de opdrachtwaarde te besteden aan sociale arbeidsmarktinzet. MVO-beleid is een vrijwillige bedrijfsstrategie waarbij een organisatie zelf kiest hoe en in welke mate zij maatschappelijk verantwoord onderneemt. Het grote verschil is dat SROI afdwingbaar is en MVO niet.
Bij een SROI-verplichting leg je verantwoording af aan de opdrachtgever en moet je aantonen dat je het afgesproken percentage hebt gerealiseerd. Doe je dat niet, dan kan dat leiden tot boetes, kortingen op de betaling of reputatieschade. Bij MVO-beleid rapporteer je vrijwillig, vaak in een jaarverslag of duurzaamheidsrapport, zonder directe contractuele consequenties als je een doelstelling mist.
MVO-beleid kan SROI-inzet bevatten, maar dat hoeft niet. Andersom geldt ook: een bedrijf kan een SROI-verplichting nakomen zonder een breed MVO-beleid te voeren. In de praktijk versterken de twee elkaar wel, omdat organisaties met een sterk MVO-beleid doorgaans makkelijker erkende SROI-leveranciers vinden en inzetten.
Hoe verwerk je SROI-inzet correct in je rapportage?
Je verwerkt SROI-inzet correct in je rapportage door per activiteit de volgende gegevens vast te leggen: de naam van de leverancier, het type inzet, de waarde van de inkoop of inzet en de onderbouwing waaruit blijkt dat de inzet erkend is. Gebruik het rapportageformat dat de opdrachtgever voorschrijft, want dit verschilt per aanbesteding.
Een goede SROI-rapportage bevat doorgaans:
- Een overzicht van alle erkende leveranciers die je hebt ingeschakeld, inclusief hun certificering of verklaring
- De financiële waarde van de inkoop per leverancier en per type inzet
- Bewijsstukken zoals facturen, certificaten of verklaringen van de leverancier
- Een berekening van het behaalde SROI-percentage ten opzichte van de totale opdrachtwaarde
- Een toelichting als de inzet afwijkt van wat vooraf was afgesproken
Vraag je leveranciers tijdig om de benodigde documentatie. Wacht hier niet mee tot het einde van de opdracht, want het achterhalen van certificaten en verklaringen achteraf kost veel tijd. Als je een evenement boekt bij een gecertificeerde duurzame locatie zoals KAS, ontvang je de benodigde onderbouwing direct, zodat je dit eenvoudig kunt verwerken in je rapportage. Wil je weten of een boeking bij ons past binnen jouw SROI-verplichting? Neem gerust contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoeveel procent van de opdrachtwaarde moet ik doorgaans besteden aan SROI-inzet?
Het verplichte SROI-percentage verschilt per aanbesteding en per opdrachtgever, maar ligt in de praktijk vaak tussen de 2% en 5% van de totale opdrachtwaarde. Sommige gemeenten of rijksoverheidsinstanties hanteren hogere percentages of specifieke normen, afhankelijk van de omvang en aard van de opdracht. Het exacte percentage staat altijd vermeld in het bestek of de aanbestedingsdocumenten, dus controleer dit altijd voordat je een offerte indient.
Wat gebeurt er als ik mijn SROI-verplichting aan het einde van de opdracht niet volledig heb gehaald?
Als je de afgesproken SROI-doelstelling niet haalt, kunnen de gevolgen variëren van een financiële boete of korting op de eindbetaling tot reputatieschade of uitsluiting bij toekomstige aanbestedingen. Sommige opdrachtgevers bieden de mogelijkheid om een compensatieplan in te dienen of om de resterende inzet via een alternatieve route te realiseren. Het is daarom verstandig om je SROI-voortgang gedurende de looptijd van de opdracht actief te monitoren en tijdig bij te sturen als je dreigt tekort te komen.
Kan ik SROI-inzet van een onderaannemer of toeleverancier ook meetellen in mijn rapportage?
Ja, in veel gevallen kun je ook de SROI-inzet van erkende onderaannemers of toeleveranciers meenemen in je rapportage, mits dit vooraf is goedgekeurd door de opdrachtgever en de inzet aantoonbaar gerelateerd is aan de opdracht. Je bent dan wel zelf verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde bewijsstukken en certificeringen van die partijen. Leg dit altijd contractueel vast met je onderaannemer, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.
Hoe begin ik met het opzetten van een SROI-aanpak als ik hier nog geen ervaring mee heb?
Een goede eerste stap is het inventariseren van je huidige inkoopstromen en leveranciers: zijn er al partijen bij die in aanmerking komen als erkende SROI-leverancier? Vervolgens kun je contact opnemen met de aanbestedende dienst om te vragen welke vormen van inzet zij accepteren en welk rapportageformat zij gebruiken. Praktisch gezien is het boeken van diensten bij een SROI-gecertificeerde partij — zoals een vergader- of evenementenlocatie — een laagdrempelige manier om snel en eenvoudig erkende SROI-inzet te realiseren zonder grote organisatorische aanpassingen.
Wat is een veelgemaakte fout bij het rapporteren van SROI-inzet?
Een veelgemaakte fout is het pas achteraf verzamelen van bewijsstukken, waardoor certificaten verlopen blijken te zijn of leveranciers de gevraagde documentatie niet meer kunnen aanleveren. Een andere veelvoorkomende misser is het opvoeren van inzet die niet specifiek gericht is op arbeidsmarktparticipatie, zoals algemene duurzaamheidsmaatregelen of vrijwilligerswerk, wat door de meeste opdrachtgevers wordt afgewezen. Zorg daarom voor een heldere administratie vanaf het begin van de opdracht en bevestig vooraf schriftelijk bij de opdrachtgever of een specifieke leverancier of activiteit wordt geaccepteerd.
Geldt een SROI-verplichting alleen voor grote bedrijven of ook voor het midden- en kleinbedrijf?
Een SROI-verplichting geldt in principe voor elke opdrachtnemer die een aanbesteding wint waarbij SROI als eis is opgenomen, ongeacht de grootte van het bedrijf. Voor kleinere bedrijven kan het uitdagender zijn om de verplichting in te vullen via directe tewerkstelling, maar juist voor het MKB is inkoop bij erkende SROI-leveranciers een praktische en toegankelijke oplossing. Veel aanbestedende diensten houden bij de normstelling rekening met de omvang van de opdracht, waardoor de absolute drempel voor kleinere partijen in verhouding blijft.
Hoe lang zijn SROI-certificeringen van leveranciers geldig en hoe vaak moet ik dit controleren?
De geldigheid van een SROI-certificering verschilt per certificerende instantie: PSO-certificeringen zijn bijvoorbeeld doorgaans één tot drie jaar geldig, afhankelijk van het behaalde niveau. Het is raadzaam om bij het aangaan van een samenwerking de vervaldatum te noteren en bij langlopende opdrachten tussentijds te controleren of het certificaat nog actueel is. Vraag leveranciers bij verlenging of vernieuwing van hun certificering proactief om de bijgewerkte documentatie, zodat je rapportage altijd up-to-date en controleerbaar blijft.
