Als leverancier van de overheid toon je social return aan door je SROI-percentage te berekenen op basis van gekwalificeerde uitgaven, de juiste bewijsstukken te verzamelen en periodiek te rapporteren aan je opdrachtgever. Welke activiteiten meetellen, hoe je de berekening maakt en wat er gebeurt als je de verplichting niet haalt, verschilt per opdracht en opdrachtgever. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over SROI aantonen als leverancier van de overheid.
Wat telt er mee als social return bij overheidsopdrachten?
Bij social return bij overheidsopdrachten tellen activiteiten mee die bijdragen aan de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Denk aan het in dienst nemen van medewerkers uit deze doelgroep, het bieden van stageplekken, leerwerktrajecten of detacheringen. Sommige opdrachtgevers accepteren ook inkopen bij gecertificeerde SROI-leveranciers als gekwalificeerde inspanning.
De exacte invulling hangt af van de voorwaarden in jouw specifieke opdracht. Overheidsinstellingen werken vaak met een eigen SROI-beleid dat bepaalt welke activiteiten meetellen en welk gewicht ze krijgen. De meest voorkomende categorieën zijn:
- Directe arbeidsplaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals mensen met een Wajong-uitkering, bijstandsgerechtigden of statushouders
- Stages en leerwerkplekken voor jongeren zonder startkwalificatie of mensen in een re-integratietraject
- Detachering van medewerkers uit de doelgroep via een erkend re-integratiebedrijf
- Inkopen bij een SROI-gecertificeerde partij, mits de opdrachtgever dit accepteert als invulling
Controleer altijd de aanbestedingsdocumenten of het SROI-protocol van je opdrachtgever. Daarin staat precies welke activiteiten zij erkennen en hoe ze worden gewogen bij de berekening.
Hoe berekent een leverancier het SROI-percentage?
Een leverancier berekent het SROI-percentage door de waarde van de sociale inspanningen te delen door de totale opdrachtwaarde, en dat getal te vermenigvuldigen met honderd. Als een opdrachtgever een SROI-verplichting van vijf procent hanteert op een opdracht van 200.000 euro, moet je dus minimaal 10.000 euro aan sociale inspanningen aantoonbaar maken.
De waarde van je sociale inspanningen bereken je op basis van de loonkosten of inleenkosten van de betrokken medewerkers. Bij een medewerker die twintig uur per week werkt aan jouw opdracht, reken je het bruto uurloon inclusief werkgeverslasten mee voor de gewerkte uren die direct aan de opdracht zijn toe te schrijven.
Sommige opdrachtgevers hanteren een vaste rekenformule of een eigen tool. Vraag hier altijd naar bij de aanvang van de opdracht, zodat je weet hoe je de berekening moet opbouwen en welke kosten je mag meetellen. Een veelgemaakte fout is om kosten mee te nemen die niet direct aan de opdracht zijn gekoppeld. Dat levert discussie op tijdens de rapportage.
Welke bewijsstukken moet je aanleveren om social return aan te tonen?
Om social return aan te tonen lever je bewijsstukken aan die de aard, omvang en duur van de sociale inspanning onderbouwen. De opdrachtgever wil zien dat de activiteiten daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en dat ze voldoen aan de gestelde eisen. Zonder deugdelijke documentatie kun je de inspanning niet meetellen, ook al heb je hem wel geleverd.
Gangbare bewijsstukken zijn:
- Arbeidsovereenkomsten of stagecontracten van de betrokken medewerkers, inclusief startdatum en functieomschrijving
- Loonstroken of salarisspecificaties als bewijs van daadwerkelijke uitbetaling
- Urenstaten waaruit blijkt hoeveel uren zijn gewerkt aan de betreffende opdracht
- Facturen van inleenbureaus of re-integratiebedrijven bij detachering of inhuur
- Verklaringen van de betrokken organisatie bij stages of leerwerktrajecten
- SROI-certificaten van leveranciers als je inkopen bij een gecertificeerde partij als inspanning opvoert
Bewaar alle documenten geordend per opdracht. Sommige opdrachtgevers vragen om een volledig dossier bij de eindrapportage. Anderen willen gedurende de looptijd al tussentijdse bewijsstukken zien.
Wanneer en hoe rapporteer je social return aan de opdrachtgever?
Je rapporteert social return op de momenten en in de vorm die de opdrachtgever in de opdracht heeft vastgelegd. Dat is meestal kwartaalgewijs of halfjaarlijks tijdens de looptijd, met een eindrapportage bij afronding van de opdracht. Sommige opdrachtgevers werken met een eigen rapportageformat of een digitaal portaal.
Een goede SROI-rapportage bevat minimaal een overzicht van de uitgevoerde activiteiten, de berekening van het behaalde percentage, en de bijbehorende bewijsstukken. Houd de rapportage concreet en feitelijk: benoem wie er heeft gewerkt, in welke rol, hoeveel uren en wat de bijbehorende kosten waren.
Wacht niet tot het einde van de opdracht om te beginnen met registreren. Bouw een eenvoudige administratie op vanaf de eerste dag, zodat je niet achteraf moet reconstrueren wat er is gedaan. Dat bespaart tijd en voorkomt discussies over de geldigheid van je bewijsstukken.
Mag je inkopen bij een SROI-gecertificeerde leverancier als social return opgeven?
Ja, bij veel overheidsopdrachten mag je inkopen bij een SROI-gecertificeerde leverancier opgeven als invulling van je social return verplichting. Dit wordt ook wel aangeduid als het inhuren van een SROI-partij of inkopen bij een erkende SROI-leverancier. Niet elke opdrachtgever accepteert dit echter automatisch, dus controleer dit altijd in de aanbestedingsdocumenten.
De gedachte achter deze mogelijkheid is dat een gecertificeerde leverancier zelf aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft. Door bij zo’n partij in te kopen, draag je indirect bij aan die werkgelegenheid. De opdrachtgever erkent dat als een sociale inspanning.
Als je deze route kiest, heb je als bewijs het SROI-certificaat van de leverancier nodig, samen met de factuur voor de geleverde diensten of producten. Sommige opdrachtgevers stellen aanvullende eisen, zoals een minimum factuurbedrag of een maximum percentage van je totale SROI-invulling dat op deze manier mag worden ingevuld.
Wat zijn de gevolgen als je de social return verplichting niet haalt?
Als je als leverancier de social return verplichting niet haalt, kan de opdrachtgever een boete of korting op de betaling opleggen, afhankelijk van wat er in het contract is vastgelegd. In ernstige gevallen kan het niet nakomen van de SROI-verplichting ook gevolgen hebben voor toekomstige opdrachten of aanbestedingen bij dezelfde organisatie.
De meeste opdrachtgevers hanteren een staffel: haal je tachtig procent van de verplichting, dan is de boete lager dan wanneer je helemaal niets kunt aantonen. Communiceer altijd proactief als je voorziet dat je de doelstelling niet gaat halen. Opdrachtgevers waarderen transparantie en zijn eerder bereid om mee te denken over een oplossing dan wanneer het tekort pas bij de eindrapportage aan het licht komt.
Sommige opdrachtgevers bieden de mogelijkheid om een compenserende maatregel voor te stellen, zoals extra inspanning in een volgende fase of een aanvullende bijdrage in natura. Of dat wordt geaccepteerd, hangt af van het SROI-beleid van de betreffende organisatie.
Bij KAS zijn we zelf een SROI-gecertificeerde locatie. Dat betekent dat je een bijeenkomst, training of evenement bij ons kunt organiseren en die uitgave kunt opvoeren als onderdeel van je SROI-invulling. Wil je weten hoe dat werkt voor jouw specifieke opdracht? Neem dan contact met ons op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoe kom ik erachter welk SROI-percentage van toepassing is op mijn opdracht?
Het van toepassing zijnde SROI-percentage staat altijd vermeld in de aanbestedingsdocumenten, het bestek of het SROI-protocol van de opdrachtgever. Gebruikelijke percentages liggen tussen de 2% en 10% van de totale opdrachtwaarde. Als je het percentage niet kunt vinden in de documenten, vraag er dan expliciet naar bij de contractmanager of inkoper vóórdat je de opdracht start — niet achteraf.
Wat als ik als kleine ondernemer niemand uit de doelgroep kan aannemen of begeleiden?
Als kleine ondernemer heb je niet altijd de capaciteit om mensen direct in dienst te nemen of stage te laten lopen. In dat geval zijn inkopen bij een SROI-gecertificeerde leverancier — zoals een gecertificeerde locatie, cateraar of drukkerij — vaak een praktische en geaccepteerde alternatieve invulling. Bespreek dit scenario bij aanvang van de opdracht met je opdrachtgever, zodat je weet welke alternatieven zij erkennen en welke documentatie daarvoor vereist is.
Mogen kosten voor begeleiding of training van een doelgroepmedewerker ook worden meegeteld?
Bij sommige opdrachtgevers mogen begeleidings- en trainingskosten voor doelgroepmedewerkers gedeeltelijk worden meegeteld als sociale inspanning, maar dit is zeker niet universeel. Controleer het SROI-protocol van je opdrachtgever zorgvuldig, want veel organisaties tellen alleen directe loon- of inleenkosten mee. Vraag bij twijfel schriftelijk bevestiging, zodat je achteraf geen discussie krijgt over de geldigheid van deze kosten.
Hoe ga ik om met een medewerker uit de doelgroep die niet fulltime aan mijn opdracht werkt?
Je telt alleen de uren mee die de medewerker aantoonbaar aan jouw specifieke opdracht heeft besteed, niet zijn of haar totale arbeidsuren. Zorg daarom voor gedetailleerde urenstaten waarop per opdracht de gewerkte uren staan geregistreerd. Het bruto uurloon inclusief werkgeverslasten vermenigvuldig je vervolgens met de aan jouw opdracht toegerekende uren om de waarde van de inspanning te berekenen.
Wat is een veelgemaakte fout bij het aantonen van social return die ik moet vermijden?
De meest voorkomende fout is beginnen met de administratie en het verzamelen van bewijsstukken pas aan het einde van de opdracht. Hierdoor ontbreken urenstaten, zijn contracten niet meer te achterhalen of kloppen de datums niet meer met de opdrachtperiode. Start daarom vanaf dag één met een eenvoudige registratie — een spreadsheet per opdracht met daarin de medewerkers, uren, kosten en bijbehorende documenten is al voldoende om discussies tijdens de rapportage te voorkomen.
Kan ik SROI-inspanningen van een onderaannemer meetellen voor mijn eigen verplichting?
In sommige gevallen is het mogelijk om sociale inspanningen van een onderaannemer mee te tellen, maar dit vereist expliciete toestemming van de opdrachtgever en goede contractuele afspraken met de onderaannemer zelf. Je bent als hoofdaannemer verantwoordelijk voor het aantonen van de totale SROI-prestatie, wat betekent dat je ook de bewijsstukken van de onderaannemer moet kunnen overleggen. Leg dit bij aanvang van de opdracht vast in zowel je contract met de onderaannemer als in overleg met de opdrachtgever.
Hoe kan een evenement of bijeenkomst bij een SROI-gecertificeerde locatie bijdragen aan mijn social return verplichting?
Wanneer je een training, vergadering of bedrijfsevenement organiseert bij een SROI-gecertificeerde locatie, kun je de factuur voor die boeking in veel gevallen opvoeren als onderdeel van je SROI-invulling. De locatie heeft immers aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst, waardoor jouw uitgave indirect bijdraagt aan hun werkgelegenheid. Je hebt hiervoor het geldige SROI-certificaat van de locatie en de bijbehorende factuur nodig — controleer wel eerst of jouw opdrachtgever deze vorm van invulling accepteert en of er een maximum geldt voor het aandeel dat via gecertificeerde leveranciers mag worden ingevuld.
Gerelateerde artikelen
- Hoe organiseer je een inspirerende training op een duurzame externe locatie?
- Hoe verras ik eventdeelnemers met een onverwachte locatiekeuze?
- Wat maakt een evenementenlocatie echt duurzaam?
- Hoe vergelijk ik duurzame evenementenlocaties?
- Welke cateringopties zijn het duurzaamst bij een zakelijke bijeenkomst?
- Welke duurzame eventlocatie is het best bereikbaar vanuit de regio Utrecht?
- Wat zijn voordelen van het organiseren van een event net buiten Utrecht in plaats van in de stad?
- Wat zijn de grootste duurzaamheidsuitdagingen bij het organiseren van een congres?
- Welke duurzame eventlocaties zijn centraal bereikbaar voor deelnemers uit heel Nederland?
- Hoe zorg ik voor lekker en gezond vegetarisch eten tijdens een evenement?
