De eerste stap om een event duurzamer te maken is het aanpakken van de onderdelen met de grootste milieu-impact: het transport van deelnemers, catering en de keuze van de locatie. Begin klein en concreet: kies een goed bereikbare locatie, pas het menu aan en overweeg een hybride opzet voor deelnemers die ver weg wonen. Je hoeft niet alles in één keer te veranderen. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over duurzaam evenementen organiseren, van de eerste stappen tot meetbare resultaten.
Welke onderdelen van een event hebben de grootste milieu-impact?
De drie onderdelen met verreweg de grootste milieu-impact bij een event zijn het transport van deelnemers, catering en de energieconsumptie van de locatie. Transport is doorgaans verantwoordelijk voor het grootste deel van de CO2-uitstoot, gevolgd door voedsel en de hoeveelheid wegwerpmateriaal die tijdens en na het event achterblijft.
Als deelnemers met de auto komen, verspreid over het land, tikt dat flink aan. Dat maakt de bereikbaarheid van een locatie per openbaar vervoer direct relevant voor je duurzaamheidsscore. Catering is de tweede grote factor: vlees, zuivel en geïmporteerde producten hebben een hogere voetafdruk dan plantaardig en lokaal aanbod. Tot slot bepalen de locatie en haar energiebronnen hoeveel stroom en warmte er verbruikt wordt voor verlichting, klimaatbeheersing en techniek.
Printmateriaal, wegwerpbekers en decoratie vallen ook in de categorie verspilling, maar wegen minder zwaar dan de drie genoemde pijlers. Toch zijn ze zichtbaar voor deelnemers en daarmee symbolisch belangrijk voor hoe jouw event overkomt.
Wat zijn concrete eerste stappen om een event te verduurzamen?
De meest concrete eerste stappen om een event te verduurzamen zijn: kies een locatie die goed bereikbaar is per trein, pas de catering aan naar meer plantaardig aanbod, schrap onnodige prints en ga na of een deel van je programma hybride kan. Dit zijn veranderingen die je al bij de eerste editie kunt doorvoeren zonder grote extra kosten.
Een handige manier om te beginnen is door per onderdeel van je event te vragen: is dit nodig, en kan het groener? Dat levert snel een lijst op van aanpassingen die weinig moeite kosten maar wel impact hebben. Denk aan:
- Digitale communicatie in plaats van gedrukte uitnodigingen en programmaboekjes
- Herbruikbaar servies en geen plastic flesjes water
- Een plantaardig of grotendeels vegetarisch menu
- Reisadvies per openbaar vervoer meesturen in de uitnodiging
- Restafval scheiden en voedseloverschotten doneren of composteren
Duurzaam evenementen organiseren hoeft niet te beginnen met een groot plan. Eén bewuste keuze per onderdeel is al een begin, en elke volgende editie kun je een stap verder gaan.
Hoe kies je een duurzame eventlocatie?
Een duurzame eventlocatie kiezen doe je door te letten op bereikbaarheid per openbaar vervoer, de energiebronnen van de locatie, het cateringbeleid en of de locatie aantoonbare duurzaamheidscertificaten of sociale doelstellingen heeft. Vraag altijd door op concrete maatregelen, want niet elke locatie die zichzelf “groen” noemt, is dat ook in de praktijk.
Kijk bij het vergelijken van locaties naar de volgende punten:
- Bereikbaarheid per trein of fiets — minder auto’s betekent direct minder uitstoot
- Energiebeleid — werkt de locatie met groene stroom, zonnepanelen of andere duurzame bronnen?
- Catering — biedt de locatie lokaal, seizoensgebonden of plantaardig eten aan?
- Certificeringen — denk aan SROI, CO2-bewust of andere aantoonbare keurmerken
- Materiaalgebruik — werkt de locatie met herbruikbare materialen en vermijdt ze wegwerpproducten?
Een locatie die al duurzaam is ingericht, neemt je een groot deel van het werk uit handen. Je hoeft dan niet zelf te regelen dat er vegetarische opties zijn of dat afval gescheiden wordt. Dat scheelt niet alleen tijd, maar maakt je event ook betrouwbaarder in de communicatie richting deelnemers en opdrachtgevers.
Wat is het verschil tussen een duurzaam event en een groen event?
Een groen event richt zich vooral op milieuvriendelijke keuzes zoals minder afval, groene stroom en plantaardig eten. Een duurzaam event gaat verder en omvat ook sociale en economische duurzaamheid, zoals het inzetten van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, lokale leveranciers ondersteunen en een positieve bijdrage leveren aan de gemeenschap. Duurzaamheid is breder dan alleen CO2.
In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt, maar het onderscheid is relevant als je werkt voor een overheidsorganisatie of een bedrijf met MVO-verplichtingen. Daar wordt steeds vaker gevraagd om aantoonbare sociale impact, niet alleen milieuprestaties. Een locatie met een SROI-certificaat voldoet aan die bredere definitie van duurzaamheid en helpt jou als opdrachtgever om aan je eigen verplichtingen te voldoen.
Kort gezegd: groen gaat over de planeet, duurzaam gaat over planeet, mensen én welvaart. Bij het organiseren van een duurzaam evenement houd je met alle drie rekening.
Hoe maak je duurzaamheid meetbaar bij een event?
Duurzaamheid meetbaar maken bij een event doe je door vooraf te bepalen welke indicatoren je bijhoudt, zoals CO2-uitstoot per deelnemer, het percentage plantaardig eten, de hoeveelheid restafval of het aandeel deelnemers dat per openbaar vervoer reisde. Zonder meting weet je niet of je vooruitgang boekt, en kun je ook niets rapporteren naar je opdrachtgever of stakeholders.
Een eenvoudige aanpak is om te beginnen met drie meetpunten die je realistisch kunt bijhouden:
- Transport — vraag deelnemers in de registratie hoe ze reizen en bereken het gemiddelde
- Catering — registreer het percentage plantaardige gerechten en de hoeveelheid voedseloverschot
- Afval — weeg of schat de hoeveelheid restafval en vergelijk dit met eerdere edities
Als je werkt met een locatie die zelf al meet en rapporteert, ben je een stap verder. Vraag de locatie om een duurzaamheidsoverzicht van jouw event. Dat is niet alleen handig voor intern gebruik, maar ook bruikbaar voor MVO-rapportages en aanbestedingsdossiers.
Welke duurzame keuzes kun je maken bij hybride en online events?
Bij hybride en online events maak je de grootste duurzame winst door het aantal reisbewegingen te verminderen. Deelnemers die online inloggen hoeven niet te reizen, wat direct de CO2-uitstoot van je event verlaagt. Daarnaast kun je kiezen voor een locatie met professionele hybride faciliteiten, zodat de techniek betrouwbaar werkt en je geen extra apparatuur hoeft te huren of te transporteren.
Andere duurzame keuzes bij hybride events zijn:
- Opnames hergebruiken als naslagmateriaal, zodat je minder herhalingssessies nodig hebt
- Digitale handouts en presentaties beschikbaar stellen via een link in plaats van printen
- Online deelnemers actief betrekken, zodat ze niet later alsnog hoeven te reizen voor een inhaalmoment
- De on-site catering afstemmen op het werkelijke aantal fysieke aanwezigen om verspilling te voorkomen
Een hybride opzet is daarmee niet alleen een logistieke keuze, maar ook een duurzame. Het vraagt wel om een goede technische basis, want een slechte verbinding of een onprofessionele uitzending ondermijnt de ervaring voor online deelnemers en maakt de keuze voor hybride minder aantrekkelijk voor toekomstige edities.
Wij bij KAS organiseren regelmatig hybride events voor organisaties die bewust kiezen voor minder reisbewegingen zonder in te leveren op kwaliteit. Onze locatie in Woerden is direct bereikbaar per trein vanuit Amsterdam, Den Haag en Rotterdam, en we beschikken over een professionele in-house studio voor livestreams en webinars. Wil je weten wat wij voor jouw event kunnen betekenen? Bekijk dan onze aanpak van duurzaamheid of neem contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoeveel extra budget heb ik nodig om mijn event te verduurzamen?
Veel duurzame keuzes kosten weinig tot niets extra — denk aan het weglaten van printmateriaal, het meesturen van OV-reisadvies of het aanpassen van het menu naar meer plantaardig aanbod. Sommige keuzes, zoals herbruikbaar servies of een gecertificeerde locatie, kunnen iets hogere initiële kosten hebben, maar besparen vaak op andere posten zoals afvalverwerking of inkoopkosten voor wegwerpmateriaal. Begin met de kostenloze aanpassingen en bouw van daaruit verder per editie.
Hoe overtuig ik mijn opdrachtgever of management om te investeren in een duurzamer event?
Koppel duurzaamheid aan concrete voordelen die voor hen relevant zijn: MVO-rapportages, aanbestedingseisen, reputatie of kostenbesparingen op de lange termijn. Gebruik meetbare indicatoren — zoals CO2-uitstoot per deelnemer of percentage plantaardig aanbod — om de impact inzichtelijk te maken en te laten zien dat duurzaamheid aantoonbaar bijdraagt aan organisatiedoelen. Een pilotopzet waarbij je één editie als 'nulmeting' gebruikt, maakt de progressie in volgende edities tastbaar en overtuigend.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het verduurzamen van een event?
Een veelgemaakte fout is focussen op zichtbare maar relatief kleine aanpassingen — zoals papieren rietjes vervangen — terwijl de grote impactposten zoals transport en catering ongemoeid blijven. Een andere valkuil is 'greenwashing': duurzaamheid communiceren zonder dat er concrete, meetbare maatregelen aan ten grondslag liggen. Zorg er daarom voor dat je keuzes onderbouwd zijn met data en dat je eerlijk communiceert over wat je al doet én wat je nog wilt verbeteren.
Hoe stimuleer ik deelnemers om met het openbaar vervoer te komen in plaats van met de auto?
Stuur in de uitnodiging een duidelijke routebeschrijving per trein en fiets mee, inclusief de looptijd vanaf het station, en benoem expliciet waarom je hiervoor kiest. Overweeg om een OV-bijdrage of gratis treinticket aan te bieden als drempelverlagend middel, of maak een gezamenlijk reisarrangement mogelijk voor deelnemers uit dezelfde regio. Hoe concreter en makkelijker je de duurzame keuze maakt, hoe groter de kans dat deelnemers hem ook daadwerkelijk maken.
Kan ik een bestaand, jaarlijks terugkerend event stap voor stap verduurzamen, of moet ik alles in één keer aanpakken?
Stapsgewijs verduurzamen is niet alleen mogelijk, maar ook de meest effectieve aanpak: het geeft je de tijd om te meten, te leren en bij te sturen zonder je organisatie of budget te overbelasten. Gebruik de eerste editie als nulmeting, kies per editie twee of drie concrete verbeterpunten en documenteer de resultaten. Zo bouw je een aantoonbare progressielijn op die je kunt gebruiken in rapportages en communicatie naar stakeholders.
Hoe ga ik om met deelnemers of sprekers die duurzame keuzes — zoals een vegetarisch menu — niet waarderen?
Communiceer je keuzes proactief en leg kort uit waarom je ze maakt: de meeste mensen accepteren een andere aanpak beter als ze begrijpen wat de reden is. Zorg voor kwalitatief hoogwaardig plantaardig aanbod, want weerstand tegen vegetarisch eten is vaak gebaseerd op de verwachting van beperkte of smaakloze opties. Je kunt ook een kleine vleesoptie beschikbaar houden als overgangsoplossing, terwijl je het plantaardige aanbod geleidelijk uitbreidt.
Welke certificeringen of keurmerken zijn relevant als ik een aantoonbaar duurzaam event wil organiseren?
Relevante certificeringen zijn onder andere het CO2-Bewust-keurmerk, ISO 20121 (de internationale norm voor duurzaam eventmanagement) en SROI-certificering voor locaties die sociale impact aantonen. Voor overheids- en MVO-gerelateerde opdrachten is het handig om te werken met locaties of leveranciers die al gecertificeerd zijn, zodat jij als organisator kunt terugvallen op hun documentatie. Vraag leveranciers altijd om aantoonbaar bewijs van hun duurzaamheidsclaims, zodat je niet afhankelijk bent van zelfverklaarde 'groene' labels.
