Een zakelijk event duurzamer maken begint bij de locatiekeuze. Door te kiezen voor een evenementenlocatie die aantoonbaar duurzaam opereert, centraal bereikbaar is met het openbaar vervoer en beschikt over SROI-certificering, verklein je de ecologische en sociale voetafdruk van je event direct. Andere factoren zoals catering, format (fysiek of hybride) en de mobiliteit van deelnemers spelen ook een rol, maar de locatie bepaalt voor een groot deel het vertrekpunt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over duurzame evenementenlocaties en hoe je de juiste keuze maakt voor een duurzaam zakelijk event.
Welke criteria maken een eventlocatie echt duurzaam?
Een eventlocatie is echt duurzaam als ze op meerdere vlakken aantoonbaar verantwoord opereert: energieverbruik, afvalbeleid, sociale inkoop en mobiliteit. Het gaat niet om één groene maatregel, maar om een samenhangende aanpak die je als opdrachtgever ook kunt onderbouwen tegenover je eigen stakeholders.
Concrete criteria om op te letten bij het kiezen van een duurzame evenementenlocatie:
- Energiegebruik: Maakt de locatie gebruik van groene stroom, zonnepanelen of energiezuinige installaties?
- Circulair ontwerp: Is het gebouw hergebruikt of herontwikkeld in plaats van nieuwbouw?
- Catering: Werkt de locatie met lokale of seizoensgebonden producten? Wordt voedselverspilling actief beperkt?
- Mobiliteit: Is de locatie goed bereikbaar per trein of fiets? Zijn er elektrische laadpalen aanwezig?
- Sociale duurzaamheid: Heeft de locatie een PSO-certificering of SROI-kwalificatie? Worden mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in dienst genomen?
- Afval en materiaalgebruik: Worden evenementmaterialen hergebruikt of gerecycled?
Een locatie die op al deze punten transparant is en dit ook kan aantonen met certificaten of meetbare doelstellingen, biedt je als organisator een stevige basis om je duurzame keuze intern en extern te verantwoorden.
Hoeveel CO₂ bespaar je door de locatiekeuze?
De locatiekeuze heeft een directe invloed op de CO₂-uitstoot van je event, maar de exacte besparing hangt sterk af van de reisafstanden van deelnemers, het gebruikte vervoersmiddel en de energieprestaties van het gebouw. De grootste winst zit doorgaans in bereikbaarheid met het openbaar vervoer en het vermijden van vliegreizen.
Transportemissies maken bij de meeste zakelijke events het grootste deel uit van de totale CO₂-voetafdruk. Een locatie die centraal ligt en direct bereikbaar is per trein, maakt het voor deelnemers uit verschillende steden makkelijker om de auto te laten staan. Dat effect is groter dan de meeste mensen verwachten: de uitstoot van een treinreis is gemiddeld vele malen lager dan die van een autorit over dezelfde afstand.
Daarnaast maakt het uit of een gebouw energiezuinig is, gebruikmaakt van groene stroom en of de catering lokaal wordt ingekocht. Dit zijn kleinere bijdragen aan het totaal, maar ze tellen mee en zijn voor veel organisaties relevant in het kader van MVO-rapportages.
Een praktische tip: kies bij voorkeur een locatie die zelf inzicht geeft in haar energieverbruik en CO₂-prestaties. Dat maakt het voor jou als organisator eenvoudiger om de duurzaamheid van je event te onderbouwen.
Wat is het verschil tussen een duurzame locatie en een locatie met duurzaamheidsclaims?
Het verschil zit in aantoonbaarheid. Een locatie met duurzaamheidsclaims zegt dat ze groen is. Een echt duurzame evenementenlocatie kan dat onderbouwen met certificaten, concrete maatregelen en transparante rapportage. Greenwashing is in de eventsector helaas niet zeldzaam.
Vragen die je helpen het onderscheid te maken:
- Heeft de locatie een erkend duurzaamheidskeurmerk of certificering (zoals PSO, BREEAM, of een gemeentelijk duurzaamheidslabel)?
- Kan de locatie concrete gegevens delen over energieverbruik, afvalscheiding of CO₂-uitstoot?
- Is de catering aantoonbaar duurzaam ingericht, of staat er alleen “duurzame catering” op de website?
- Worden sociale doelstellingen actief nagestreefd, zoals het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt?
Een locatie die op al deze vragen een concreet antwoord geeft, laat zien dat duurzaamheid geen marketingterm is maar een operationele keuze. Dat is relevant voor jou als organisator, zeker als je het duurzame karakter van je event wilt communiceren of verantwoorden in een MVO-rapportage.
Hoe helpt een SROI-gecertificeerde locatie bij aanbestedingsverplichtingen?
Wanneer je een SROI-gecertificeerde locatie inhuurt, telt die samenwerking mee als sociale inkoop in je aanbestedingsdossier. Voor overheidsorganisaties, ministeries, gemeenten en provincies is dit direct relevant: zij zijn in veel gevallen verplicht om een percentage van hun inkoopbudget te besteden bij leveranciers die sociale waarde creëren.
SROI staat voor Social Return on Investment. Het gaat erom dat een leverancier aantoonbaar bijdraagt aan de samenleving, bijvoorbeeld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen. Locaties die SROI-gekwalificeerd zijn, kunnen dit onderbouwen en leveren je als opdrachtgever de documentatie die je nodig hebt voor je rapportage.
Dit is ook relevant voor bedrijven die leveren aan de overheid. Als je als MKB-bedrijf of softwarebedrijf een SROI-percentage moet aantonen aan je opdrachtgever, telt het inhuren van een SROI-gecertificeerde eventlocatie mee in die berekening. Het organiseren van een duurzaam zakelijk evenement op zo’n locatie is daarmee niet alleen een inhoudelijke keuze, maar ook een strategische.
Welke andere factoren bepalen de duurzaamheid van een zakelijk event?
Naast de locatiekeuze zijn er meerdere factoren die de duurzaamheid van een zakelijk event bepalen. De locatie is het vertrekpunt, maar hoe je het event verder inricht, maakt ook een groot verschil.
Catering en voedselverspilling
Catering is een van de grootste bronnen van verspilling bij events. Kies voor seizoensgebonden en lokaal ingekochte producten, beperk de hoeveelheid vlees in het menu en zorg dat restanten worden afgevoerd via voedselbanken of compostering. Locaties met in-house catering hebben hier meer grip op dan locaties die werken met externe cateraars.
Materiaalgebruik en communicatie
Drukwerk, give-aways en decoratiemateriaal dragen bij aan de afvalstroom van een event. Digitale communicatie, herbruikbare naamkaarthouders en het vermijden van wegwerpmateriaal zijn eenvoudige maar effectieve stappen. Vraag je locatie ook naar hun aanpak rondom eventmaterialen: worden standaard items hergebruikt of weggegooid na afloop?
Wanneer is een hybride of online format duurzamer dan een fysiek event?
Een hybride of volledig online format is duurzamer dan een fysiek event wanneer een groot deel van de deelnemers ver moet reizen, zeker als dat met de auto of het vliegtuig zou zijn. In die gevallen is het CO₂-voordeel van thuisblijven of inbellen groter dan de uitstoot van de technische infrastructuur die je nodig hebt voor het online gedeelte.
Dat gezegd hebbende, is een hybride format niet automatisch altijd de groenste keuze. Als de meeste deelnemers toch al in de buurt zijn en per fiets of trein komen, is een volledig fysiek event vaak vergelijkbaar of zelfs duurzamer dan een hybride opzet waarbij je extra technische middelen en energie inzet voor een klein online publiek.
Een handig kader om de afweging te maken:
- Komen meer dan de helft van de deelnemers van ver (meer dan 100 km)? Overweeg dan een hybride format.
- Is de centrale locatie goed bereikbaar per trein voor het merendeel van de deelnemers? Dan is fysiek vaak de betere keuze voor verbinding en impact.
- Wil je een grote groep bereiken zonder dat iedereen hoeft te reizen? Dan is een livestream of webinar een effectieve en duurzame optie.
De slimste aanpak is om per event te kijken waar de grootste milieuwinst zit. Dat vraagt om een bewuste keuze, niet om een standaardformule.
Bij KAS in Woerden combineren we duurzaamheid met praktische uitvoerbaarheid. We zijn PSO trede 3 gecertificeerd en SROI-gekwalificeerd, wat betekent dat jouw event bij ons direct bijdraagt aan je sociale inkoopverplichtingen. Onze locatie is centraal gelegen in Midden-Nederland, op 12 minuten lopen van station Woerden, met directe treinverbindingen naar Amsterdam, Den Haag en Rotterdam. Zo maak je het deelnemers makkelijk om de auto te laten staan. Wil je weten hoe we jouw duurzaam zakelijk event van A tot Z kunnen regelen? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met het selecteren van een duurzame eventlocatie als ik hier nog geen ervaring mee heb?
Begin met een shortlist van locaties die aantoonbare certificeringen hebben, zoals PSO, BREEAM of een SROI-kwalificatie. Stel vervolgens gerichte vragen over energieverbruik, cateringbeleid en bereikbaarheid per openbaar vervoer. Locaties die duurzaamheid serieus nemen, kunnen deze vragen direct beantwoorden met concrete cijfers of documentatie — dat is op zich al een betrouwbare indicator.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het organiseren van een duurzaam zakelijk event?
Een veelgemaakte fout is focussen op zichtbare, kleine maatregelen — zoals herbruikbare rietjes of digitale goodiebags — terwijl de grote impactfactoren zoals reisgedrag van deelnemers en energieverbruik van de locatie buiten beschouwing blijven. Een andere valkuil is vertrouwen op duurzaamheidsclaims zonder deze te verifiëren. Vraag altijd om onderbouwing en zorg dat de keuzes die je maakt ook aantoonbaar zijn voor je MVO-rapportage.
Kan ik de duurzaamheid van mijn event ook meten en rapporteren achteraf?
Ja, en dat is zelfs aan te raden, zeker als je werkt voor of met overheidsorganisaties. Vraag je eventlocatie vooraf om data over energieverbruik, afvalscheiding en CO₂-prestaties van het gebouw. Combineer dat met reisdata van deelnemers (bijvoorbeeld via een regiestrategie of enquête) om een totaalbeeld te maken. Sommige locaties bieden na afloop een duurzaamheidsrapportage aan die je direct kunt gebruiken in je verslaglegging.
Is een duurzame eventlocatie duurder dan een conventionele locatie?
Niet per definitie. Duurzame locaties investeren vaak in energiezuinige installaties en efficiënte processen, wat de operationele kosten kan verlagen. Bovendien bieden SROI-gecertificeerde locaties een directe meerwaarde voor organisaties met aanbestedingsverplichtingen, waardoor de samenwerking strategische waarde heeft die verder gaat dan de dagprijs. Vergelijk locaties daarom niet alleen op kostprijs, maar ook op de toegevoegde waarde die ze bieden op het gebied van duurzaamheid en sociale inkoop.
Hoe stimuleer ik deelnemers om met het openbaar vervoer te komen in plaats van de auto?
Communiceer de reisroute per trein actief in je uitnodiging en eventcommunicatie, inclusief de looptijd vanaf het dichtstbijzijnde station. Overweeg om een NS-businesscard reisoptie aan te bieden of de OV-reis te vergoeden als onderdeel van de deelnemerskosten. Een locatie die op loopafstand van een station ligt en dit zelf ook actief communiceert, maakt het voor jou als organisator een stuk eenvoudiger om deelnemers te overtuigen de auto te laten staan.
Wat betekent PSO trede 3 certificering precies, en waarom is dat relevant voor mijn event?
PSO staat voor Prestatieladder Socialer Ondernemen. Trede 3 is de hoogste reguliere trede en betekent dat een organisatie aantoonbaar bovengemiddeld veel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat samenwerking met een PSO trede 3 gecertificeerde locatie meetbaar bijdraagt aan je eigen sociale inkooppercentage. Dit is met name relevant als je als leverancier of overheidsorganisatie moet voldoen aan SROI-verplichtingen in aanbestedingstrajecten.
Kan ik een duurzaam event organiseren zonder dat dit ten koste gaat van de beleving van deelnemers?
Absoluut. Duurzaamheid en een hoogwaardige eventervaring sluiten elkaar niet uit. Een centraal gelegen locatie met goede OV-bereikbaarheid is ook gewoon comfortabel voor deelnemers. Lokale en seizoensgebonden catering kan culinair juist verrassender en kwalitatief sterker zijn dan een standaard cateringaanbod. De sleutel is om duurzame keuzes te maken die ook functioneel en aantrekkelijk zijn, zodat deelnemers de duurzaamheid ervaren als een pluspunt in plaats van een beperking.
Gerelateerde artikelen
- Wat maakt een zakelijk congres écht waardevol?
- Hoe meet je het succes van een zakelijk evenement?
- Wat zijn de voordelen van een congreslocatie met veel kleine zalen?
- Wat zijn de voordelen van een eventlocatie met OV-fiets mogelijkheden?
- Hoe kies je een centrale locatie die de totale reiskilometers van deelnemers minimaliseert?
- Hoe stimuleer je carpoolen onder deelnemers naar een zakelijk event?
- Hoe draagt een hybride event bij aan de duurzaamheidsdoelen van je organisatie?
- Hoe combineer ik teambuilding met een duurzame boodschap?
- Hoe ver is Woerden van Utrecht en is het makkelijk bereikbaar?
- Wat zijn de voordelen van een evenementenlocatie net buiten Utrecht?
- Wat is het verschil tussen een groene en een duurzame vergaderlocatie?
- Hoe bereken ik de CO2-uitstoot van ons evenement?
- Hoe organiseer je een inspirerende training op een duurzame externe locatie?
- Hoe kies ik een duurzame eventlocatie voor 50-200 personen?
- Wat zijn de grootste duurzaamheidsuitdagingen bij het organiseren van een congres?
