Hoe draagt een hybride event bij aan de duurzaamheidsdoelen van je organisatie?

Een hybride event draagt bij aan de duurzaamheidsdoelen van je organisatie doordat het de reisbewegingen van deelnemers vermindert, de CO2-uitstoot verlaagt en tegelijkertijd inclusief en toegankelijk blijft voor iedereen die niet fysiek aanwezig kan zijn. De combinatie van een live locatie en een online component maakt het mogelijk om de impact te vergroten zonder dat iedereen hoeft te reizen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hybride events en duurzaamheid.

Hoeveel CO2 bespaart een hybride event ten opzichte van een fysiek event?

De exacte CO2-besparing hangt af van het aantal online deelnemers en de afstanden die zij anders zouden reizen, maar de richting is duidelijk: elke deelnemer die niet hoeft te reizen, scheelt een aanzienlijke hoeveelheid uitstoot. Zeker bij evenementen met sprekers of bezoekers van ver buiten de regio kan dit snel oplopen tot tientallen procenten minder uitstoot vergeleken met een volledig fysiek event.

De grootste winst zit in vliegverkeer en lange autoritten. Iemand die vanuit een andere provincie of vanuit het buitenland online deelneemt in plaats van te reizen, levert een veelvoud op van wat je bespaart door lokaal te kiezen voor duurzame catering of gerecycled papier. Dat maakt reductie van reisbewegingen de meest effectieve maatregel binnen je eventduurzaamheid.

Tegelijkertijd is het goed om realistisch te blijven: de online component brengt ook een digitale voetafdruk mee, denk aan servergebruik en energieverbruik van apparaten. Die is echter in verhouding klein ten opzichte van wat je bespaart op transport.

Welke duurzaamheidsdoelen ondersteunt een hybride evenement concreet?

Een hybride evenement ondersteunt meerdere duurzaamheidsdoelen tegelijk: het verlaagt de CO2-uitstoot door minder reisbewegingen, vergroot inclusiviteit door deelname zonder fysieke drempel, en helpt organisaties hun MVO-doelstellingen aantoonbaar te maken. Het sluit daarmee aan op zowel milieudoelen als sociale doelstellingen binnen duurzaamheidsbeleid.

Concreet kun je een hybride event koppelen aan de volgende doelstellingen:

• Klimaat en CO2-reductie: minder reisbewegingen betekent direct minder uitstoot, wat meetbaar bijdraagt aan je klimaatdoelstellingen.
• Inclusiviteit en toegankelijkheid: mensen met een beperking, een druk gezinsleven of een grote reisafstand kunnen volwaardig deelnemen.
• MVO-rapportage: hybride events zijn een concrete maatregel die je kunt opnemen in je duurzaamheidsverslag of MVO-rapportage.
• Bewust resourcegebruik: minder catering, minder ruimtegebruik en minder afval doordat een deel van de deelnemers thuis of op kantoor deelneemt.

Voor organisaties die werken met een duurzaamheidsraamwerk zoals de SDGs van de VN, past een hybride event het best bij SDG 13 (klimaatactie) en SDG 10 (ongelijkheid verminderen).

Hoe meet je de duurzaamheidswinst van een hybride event?

Je meet de duurzaamheidswinst van een hybride event door de vermeden reisbewegingen van online deelnemers om te rekenen naar CO2-equivalenten, en die te vergelijken met een scenario waarbij iedereen fysiek aanwezig was geweest. Dit geeft een concreet getal dat je kunt gebruiken in rapportages en communicatie.

Een eenvoudige aanpak werkt als volgt:

1. Verzamel na afloop de postcode of locatie van alle online deelnemers via je registratieformulier.
2. Bereken de gemiddelde reisafstand die zij anders hadden afgelegd, en met welk vervoersmiddel.
3. Gebruik een CO2-rekentool zoals die van Milieu Centraal of de CO2-calculator van de NS om de uitstoot per kilometer te berekenen.
4. Tel de vermeden uitstoot op en vergelijk dit met de werkelijke uitstoot van de fysieke deelnemers.

Naast CO2 kun je ook andere indicatoren meten, zoals het aantal vermeden overnachtingen, de hoeveelheid minder geconsumeerde catering of het aantal deelnemers dat met het openbaar vervoer is gekomen. Die cijfers maken je duurzaamheidswinst breder en concreter.

Telt een hybride event mee voor SROI-verplichtingen?

Een hybride event telt op zichzelf niet direct mee als SROI-prestatie, maar de keuze voor een SROI-gekwalificeerde locatie of leverancier wel. SROI staat voor Social Return on Investment en gaat over de sociale waarde die je als organisatie genereert via je inkoop en aanbesteding, niet over de opzet van je evenement.

Concreet betekent dit: als je als overheidsorganisatie of semi-publieke instelling een SROI-verplichting hebt, telt de inzet van een gecertificeerde leverancier mee voor die verplichting. Hybride of niet, dat maakt voor de SROI-berekening geen verschil. Wat wel uitmaakt, is of de locatie of het productiebedrijf dat je inhuurt aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft.

Wil je dus zowel duurzaam organiseren als je SROI-doelstelling halen, dan combineer je een hybride opzet met een leverancier die SROI-gekwalificeerd is. Dat zijn twee afzonderlijke maatregelen die elkaar goed aanvullen.

Wanneer is een hybride event duurzamer dan een volledig online evenement?

Een hybride event is duurzamer dan een volledig online evenement wanneer de fysieke component een aantoonbare meerwaarde levert die je online niet kunt bereiken, zoals diepgaande samenwerking, netwerken, of hands-on workshops. In dat geval rechtvaardigt de toegevoegde waarde van de live aanwezigheid de extra uitstoot die reizen met zich meebrengt.

Een volledig online evenement heeft de laagste CO2-voetafdruk in absolute zin, maar dat is niet altijd het juiste criterium. Duurzaamheid gaat ook over effectiviteit: een event dat zijn doel niet haalt omdat de interactie te vlak is, is uiteindelijk verspilling van tijd en middelen.

Een hybride format is de betere keuze wanneer:

• Een deel van de deelnemers ver weg woont of uit het buitenland komt, en online deelname voor hen volwaardig is.
• De kern van het programma fysieke aanwezigheid vraagt, zoals workshops, besluitvorming of teambuilding.
• Je een groter bereik wilt zonder je locatiecapaciteit te overschrijden.
• Je sprekers of gasten wilt betrekken die anders niet zouden kunnen komen.

De vuistregel: kies hybride als je een groep hebt waarbij een deel echt baat heeft bij live aanwezigheid en een ander deel dat niet nodig heeft. Kies volledig online als het programma zich daar volledig voor leent en persoonlijk contact geen rol speelt.

Welke rol speelt de evenementlocatie in de duurzaamheid van een hybride event?

De evenementlocatie speelt een grote rol in de totale duurzaamheidsbalans van een hybride event. De keuze voor een locatie bepaalt mede hoeveel CO2 de fysieke deelnemers uitstoten via reizen, en of de locatie zelf bijdraagt aan of afbreuk doet aan je duurzaamheidsdoelstellingen.

Kijk bij de locatiekeuze voor een duurzaam zakelijk evenement naar de volgende factoren:

• Bereikbaarheid per openbaar vervoer: een locatie dicht bij een treinstation verlaagt de CO2-uitstoot van reizende deelnemers aanzienlijk.
• Duurzame operatie: denk aan groene energie, bewust watergebruik, circulaire inrichting en duurzame catering.
• In-house techniek voor hybride: een locatie met een eigen hybride studio en AV-faciliteiten voorkomt extra transport van externe technici en apparatuur.
• SROI- of PSO-certificering: een gecertificeerde locatie telt mee voor je sociale inkoopdoelstellingen.
• Flexibele ruimtes: een locatie met de juiste ruimteverdeling voorkomt dat je een te grote zaal boekt voor een kleinere groep, wat energieverspilling scheelt.

Een locatie die al deze elementen combineert, maakt het voor jou als organisator makkelijker om je duurzame evenement aantoonbaar groen te houden, zonder dat je zelf alles hoeft uit te zoeken of te regelen.

Bij KAS Woerden combineren we alles wat een duurzame evenementenlocatie nodig heeft: we zijn PSO trede 3 gecertificeerd en SROI-gekwalificeerd, wat betekent dat jouw boeking direct bijdraagt aan je sociale inkoopdoelstellingen. Onze professionele in-house webinarstudio zorgt ervoor dat het hybride gedeelte van je event technisch vlekkeloos verloopt, zonder dat je externe partijen hoeft in te schakelen. En we regelen alles voor je, van concept tot uitvoering. Wil je weten wat we voor jouw event kunnen betekenen? Neem dan contact op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Hoe verklein je de reisvoetafdruk van je zakelijke evenement?
• Wat zijn de duurzaamheidsvoordelen van een hybride zakelijk event ten opzichte van volledig fysiek?
• Hoe ver is Woerden van Utrecht en is het makkelijk bereikbaar?
• Hoe laat ik zien dat ons bedrijf duurzaamheid serieus neemt via de keuze van een evenement?
• Welke inkoopuitgaven tellen mee als social return bij een aanbesteding?
• Is er een duurzame eventlocatie met OV-aansluiting vanuit Utrecht?
• Hoe laat ik zien dat mijn organisatie voldoet aan de social return verplichting?
• Hoe zorg ik dat mijn event aansluit bij het groene imago van mijn bedrijf?
• Wat zijn de voordelen van vegetarische catering bij een zakelijk evenement?
• Hoe draagt het huren van een PSO-locatie bij aan de SROI van een organisatie?
• Hoe stimuleer je deelnemers om duurzaam te reizen naar een vergadering?
• Welke duurzame eventlocaties zijn goed bereikbaar vanuit Utrecht?
• Hoe vergelijk ik duurzame evenementenlocaties?
• Welke duurzame eventlocatie is het best bereikbaar vanuit de regio Utrecht?
• Hoe zorg ik voor lekker en gezond vegetarisch eten tijdens een evenement?