Je event laten aansluiten bij het groene imago van je bedrijf doe je door bewuste keuzes te maken op drie niveaus: de locatie, de invulling van het programma en de communicatie naar deelnemers. Een duurzaam event is niet alleen een kwestie van gerecyclede naamkaartjes of vegetarisch eten, maar van een samenhangende aanpak waarbij elke keuze te verantwoorden is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over groene events, van locatiekeuze tot het vermijden van greenwashing.
Wat maakt een zakelijk event écht duurzaam?
Een zakelijk event is écht duurzaam als de milieu- en sociale impact structureel wordt verminderd op alle onderdelen van de organisatie: locatie, transport, catering, materiaalgebruik en leverancierskeuze. Het gaat niet om één groene maatregel, maar om een reeks samenhangende beslissingen die samen een aantoonbaar effect hebben.
In de praktijk betekent dit dat je kijkt naar de bereikbaarheid per openbaar vervoer, zodat deelnemers niet per se met de auto hoeven te komen. Het betekent ook dat je kiest voor catering op basis van seizoensgebonden en lokale producten, dat je afval minimaliseert door geen wegwerpmateriaal te gebruiken en dat je samenwerkt met leveranciers die zelf ook aantoonbaar duurzaam opereren.
Maar duurzaamheid heeft ook een sociale kant. Organisaties die werken met SROI-gecertificeerde partners, of die actief mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten in hun eventketen, leveren ook een maatschappelijke bijdrage. Dat telt mee, zeker als je als organisatie verplichtingen hebt op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Hoe kies ik een eventlocatie die past bij een duurzaam merkimago?
Een duurzame evenementenlocatie die past bij jouw merkimago heeft aantoonbare groene kenmerken, een centrale ligging die bereikbaar is per openbaar vervoer, en werkt met gecertificeerde duurzaamheidsstandaarden. De locatie moet niet alleen duurzaam zijn in woorden, maar in de dagelijkse operatie.
Let bij de selectie op de volgende punten:
- Bereikbaarheid zonder auto: Is de locatie goed bereikbaar per trein of bus? Dit heeft direct invloed op de CO2-uitstoot van jouw event.
- Duurzame bouw en inrichting: Werkt de locatie met energiezuinige systemen, hergebruikte materialen of een groene gevel? Dat maakt het verhaal concreet en zichtbaar.
- Certificeringen: Heeft de locatie een SROI-certificering of een ander erkend keurmerk? Dat geeft je iets om op terug te vallen in rapportages.
- Catering: Werkt de locatie met lokale en seizoensgebonden producten, of biedt ze standaard cateringpakketten zonder duurzame herkomst?
- Afvalbeleid: Hoe gaat de locatie om met restafval, voedselverspilling en wegwerpmateriaal?
Een groene eventlocatie die dit alles serieus neemt, maakt het voor jou als organisator veel makkelijker om de duurzaamheid van je event hard te maken. Je hoeft dan niet zelf alles uit te zoeken, omdat de locatie het verhaal al voor je heeft opgebouwd.
Welke duurzaamheidscriteria hanteren overheidsopdrachtgevers bij evenementen?
Overheidsopdrachtgevers hanteren bij de inkoop van evenementdiensten steeds vaker concrete duurzaamheidscriteria, waaronder SROI-verplichtingen, aantoonbaar milieubewust leveranciersbeleid en rapportage over CO2-impact. Voor organisaties met overheidsopdrachten is het kiezen van de juiste locatie en leveranciers geen bijzaak, maar onderdeel van de aanbestedingseisen.
SROI, ofwel Social Return on Investment, is een verplichting die steeds meer ministeries, gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties opleggen aan hun leveranciers. Het houdt in dat een bepaald percentage van de opdrachtwaarde terugvloeit naar de samenleving, bijvoorbeeld door het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Als je als organisatie zo’n verplichting hebt, moet je aantonen dat ook je eventlocatie hieraan voldoet.
Naast SROI kijken overheidsopdrachtgevers ook naar:
- Aantoonbaar duurzame catering en afvalbeleid
- Bereikbaarheid per openbaar vervoer
- Gebruik van groene energie
- Transparantie over de milieu-impact van het event
Het slim kiezen van een SROI-gecertificeerde eventlocatie helpt je om aan deze verplichtingen te voldoen zonder dat je zelf alles hoeft na te lopen. De certificering spreekt voor zich in je verantwoording.
Hoe communiceer ik de duurzaamheid van mijn event naar deelnemers?
Je communiceert de duurzaamheid van je event effectief door concrete feiten te delen, niet door algemene termen als “groen” of “bewust” te gebruiken. Deelnemers waarderen transparantie: vertel wat je hebt gedaan, waarom je die keuzes hebt gemaakt en wat het effect is.
Dat kan op verschillende momenten in de eventcommunicatie:
- Vóór het event: Informeer deelnemers over de bereikbaarheid per openbaar vervoer en geef ze een concreet alternatief voor de auto. Leg uit waarom je voor deze locatie hebt gekozen en wat de duurzame kenmerken zijn.
- Tijdens het event: Maak de duurzame keuzes zichtbaar. Denk aan een korte toelichting in het programma, informatie op tafel over de herkomst van het eten, of een slide in de presentatie over de SROI-bijdrage van de locatie.
- Na het event: Deel een korte terugblik met deelnemers of in je interne communicatie. Wat was de CO2-besparing ten opzichte van een conventioneel event? Hoeveel procent van de catering was lokaal? Dat soort informatie maakt het verhaal geloofwaardig.
Houd het concreet en eerlijk. Overdrijf niet, maar verberg ook niets. Deelnemers prikken snel door vage duurzaamheidsclaims heen, en dat is precies het volgende punt.
Wat is het verschil tussen een groen event en greenwashing?
Een groen event is gebaseerd op aantoonbare, structurele keuzes die de milieu- en sociale impact van het event verminderen. Greenwashing is het gebruik van duurzame taal of symbolen zonder dat daar inhoudelijke maatregelen achter zitten. Het verschil zit in de onderbouwing.
Greenwashing bij events herken je aan:
- Vage claims zoals “we zijn bewust bezig met het milieu” zonder concrete maatregelen
- Één groene maatregel die breed wordt uitgemeten, terwijl de rest van het event niet duurzaam is
- Certificeringen of keurmerken die niet relevant zijn voor de specifieke context
- Geen transparantie over de daadwerkelijke impact
Een écht groen event heeft een aantoonbaar duurzame locatie, concrete keuzes op het gebied van transport, catering en materiaalgebruik, en is bereid om de impact te rapporteren. Als je niet kunt uitleggen waarom iets duurzaam is, is het dat waarschijnlijk niet.
De beste bescherming tegen greenwashing is samenwerken met partners die hun duurzaamheid al hebben bewezen, zodat jij als organisator niet zelf alle claims hoeft te onderbouwen. Kies een groene eventlocatie met een SROI-certificering, werk met gecertificeerde cateraars en documenteer je keuzes. Dan staat je verhaal stevig.
Bij KAS Meeting & Eventlocatie in Woerden combineren we een duurzaam gebouw, SROI-certificering en een centrale ligging direct aan het spoor. Zo helpen we je niet alleen een inspirerende setting te bieden, maar ook een verhaal dat je kunt verantwoorden. Wil je weten wat wij voor jouw event kunnen betekenen? Bekijk dan onze aanpak rondom duurzaamheid of neem contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met het plannen van een duurzaam event als ik hier nog geen ervaring mee heb?
Begin met het in kaart brengen van de drie grootste milieu-impactpunten van je event: transport, catering en materiaalgebruik. Kies vervolgens een locatie die al een aantoonbaar duurzaamheidsbeleid heeft, zodat je direct een sterke basis hebt zonder alles zelf te hoeven uitzoeken. Werk daarna stap voor stap: stel een checklist op met concrete duurzame keuzes per onderdeel en vraag leveranciers proactief naar hun certificeringen en beleid.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het organiseren van een groen event?
De meest voorkomende fout is het focussen op één zichtbare groene maatregel — zoals een plantje als give-away — terwijl de rest van het event niet duurzaam is ingericht. Een andere veelgemaakte fout is het niet documenteren van de gemaakte keuzes, waardoor je achteraf niets concreets kunt rapporteren. Zorg er ook voor dat je leveranciers en locatie dezelfde duurzame standaarden hanteren als jijzelf; inconsistentie ondermijnt je verhaal.
Kan een duurzaam event ook kostenefficiënt zijn, of is het altijd duurder?
Duurzame events hoeven niet duurder te zijn — in sommige gevallen zijn ze zelfs goedkoper. Het vermijden van wegwerpmateriaal, het reduceren van voedselverspilling via seizoensgebonden catering en het kiezen van een goed bereikbare locatie (waardoor je geen shuttleservice nodig hebt) kunnen kosten besparen. Bovendien kan een SROI-gecertificeerde locatie helpen om te voldoen aan aanbestedingseisen, wat indirect kosten bespaart doordat je minder tijd kwijt bent aan het zelf aantonen van duurzaamheid.
Hoe meet ik de CO2-uitstoot van mijn event en wat doe ik met die informatie?
Je kunt de CO2-uitstoot van je event meten via online CO2-calculators die specifiek zijn ontwikkeld voor evenementen, zoals die van MVO Nederland of internationale tools zoals de TRACE Event Calculator. Verzamel daarvoor gegevens over het aantal deelnemers en hun reisafstand, het energieverbruik van de locatie en de herkomst van cateringproducten. Gebruik de uitkomsten niet alleen intern, maar deel ze ook transparant met deelnemers en opdrachtgevers — dit versterkt de geloofwaardigheid van je duurzaamheidsverhaal.
Wat moet ik vragen aan een eventlocatie om te beoordelen of ze écht duurzaam zijn?
Stel gerichte vragen zoals: Welke certificeringen heeft u en zijn die actueel? Hoe wordt de energie opgewekt die in het gebouw wordt gebruikt? Werkt u met lokale en seizoensgebonden cateraars, en kunt u dat aantonen? Hoe gaat u om met restafval en voedselverspilling? Een locatie die deze vragen vlot en concreet beantwoordt — en bij voorkeur documentatie kan overleggen — is een betrouwbare partner. Locaties die vaag blijven of doorverwijzen naar algemene duurzaamheidsambities zonder onderbouwing verdienen meer kritische aandacht.
Is een hybride of online event altijd duurzamer dan een fysiek event?
Niet per definitie. Hybride en online events verminderen de transportuitstoot aanzienlijk, maar brengen ook een digitale CO2-voetafdruk met zich mee door servergebruik, streaming en digitale infrastructuur. Bovendien missen volledig online events de sociale en maatschappelijke waarde die een goed georganiseerd fysiek event kan bieden, inclusief SROI-bijdragen via de locatie en leveranciers. Een fysiek event op een duurzame locatie die goed bereikbaar is per openbaar vervoer kan in de totale afweging dus een verantwoorde — en soms zelfs betere — keuze zijn.
Hoe overtuig ik interne stakeholders of een opdrachtgever om te kiezen voor een duurzamere eventaanpak?
Maak de businesscase concreet: wijs op de groeiende duurzaamheidseisen binnen aanbestedingen, de reputatievoordelen van een aantoonbaar groen event en de mogelijkheid om SROI-verplichtingen efficiënt te vervullen via de juiste locatiekeuze. Gebruik ook cijfers: een locatie direct aan het spoor kan het aandeel deelnemers dat met het openbaar vervoer reist significant verhogen, wat direct meetbaar effect heeft op de CO2-uitstoot. Concrete feiten en een heldere koppeling aan organisatiedoelstellingen overtuigen beter dan een algemeen duurzaamheidsappel.
