Ja, een eventlocatie kan bijdragen aan je verplichte social return percentage, maar alleen als die locatie een gecertificeerde SROI-partij is. Dat betekent dat de locatie aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft en daarvoor officieel gecertificeerd is. Als dat het geval is, tellen de uitgaven die je bij die locatie doet mee als social return bij je inkoop. Hieronder leggen we uit hoe dat precies werkt, welke documentatie je nodig hebt en waar je op moet letten bij het kiezen van een geschikte locatie.
Wat telt er mee als social return bij inkoop?
Social return bij inkoop draait om de vraag: hoeveel van je inkoopbudget gaat naar partijen die een aantoonbare sociale bijdrage leveren? In de meeste gevallen gaat het om een percentage van de opdrachtwaarde dat besteed moet worden aan werk voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals mensen met een beperking, langdurig werklozen of jongeren zonder startkwalificatie. Welke uitgaven meetellen, hangt af van de eisen die de opdrachtgever stelt in het bestek.
Gangbare vormen van social return die meetellen bij inkoop zijn:
- Directe loonkosten van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt bij de opdrachtnemer
- Inkoop bij gecertificeerde sociale ondernemingen of SROI-partijen
- Stageplekken, leerwerktrajecten of detachering van mensen uit de doelgroep
- Bijdragen aan erkende sociale fondsen of initiatieven
Niet elke vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen telt automatisch mee. Een duurzaam inkoopbeleid of een groen energiecontract is geen social return. Het gaat specifiek om de sociale dimensie: werkgelegenheid voor mensen die anders buiten de boot vallen.
Hoe werkt SROI-certificering voor een leverancier?
Een SROI-certificering geeft aan dat een leverancier officieel erkend is als partij die social return levert. Dit betekent dat de organisatie aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft of opleidt, en dat dit extern getoetst en gecertificeerd is. Als je bij een gecertificeerde SROI-leverancier inkoopt, kun je die uitgaven gebruiken om je eigen social return verplichting in te vullen.
De certificering werkt als een soort keurmerk: de leverancier heeft het werk al gedaan om aan te tonen dat zijn bedrijfsvoering sociale waarde creëert. Jij hoeft als opdrachtgever niet zelf te controleren of te onderbouwen of de medewerkers van die leverancier aan de definitie voldoen. De certificering doet dat voor je. Dat maakt het administratief een stuk eenvoudiger om je SROI-percentage aan te tonen.
Let op: niet elke leverancier die zichzelf “sociaal” of “duurzaam” noemt, is ook daadwerkelijk gecertificeerd. Vraag altijd om een actueel certificaat en check of het certificaat geldig is voor de periode waarin je de opdracht uitvoert.
Kan een evenement of vergadering bijdragen aan mijn SROI-percentage?
Ja, uitgaven aan een evenement of vergadering kunnen bijdragen aan je SROI-percentage, mits je die kosten maakt bij een gecertificeerde SROI-partij. De factuur die je ontvangt van een gecertificeerde eventlocatie of cateraar telt dan mee als social return uitgave, voor het deel of het gehele bedrag dat je opdrachtgever erkent als kwalificerende inkoop.
Dit geldt voor uiteenlopende soorten bijeenkomsten: een teamdag, een congres, een training, een vergadering of een hybride sessie. Zolang de locatie of dienstverlener een geldige SROI-certificering heeft, kan de factuur ingezet worden als bewijs van social return. Het gaat niet om de aard van het evenement, maar om wie je inhuurt om het te organiseren.
Sommige opdrachtgevers hanteren een maximumpercentage voor hoeveel van het SROI-bedrag ingevuld mag worden via inkoop bij gecertificeerde partijen. Controleer dit in je contract of bestek voordat je ervan uitgaat dat de volledige factuurwaarde meetelt.
Welke documentatie heb je nodig om eventuitgaven te verantwoorden?
Om eventuitgaven te verantwoorden als social return heb je minimaal drie dingen nodig: een factuur van de gecertificeerde leverancier, het geldige SROI-certificaat van die leverancier, en een beschrijving van de geleverde dienst. Samen vormen deze documenten het bewijs dat je een kwalificerende inkoop hebt gedaan bij een erkende SROI-partij.
In de praktijk ziet de documentatie er als volgt uit:
- Factuur: met een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst, datum en bedrag
- SROI-certificaat: van de locatie of dienstverlener, met geldigheidsdatum
- Bewijs van betaling: zodat de uitgave aantoonbaar gedaan is binnen de contractperiode
- Eventuele toelichting: sommige opdrachtgevers vragen om een korte beschrijving van hoe de inkoop bijdraagt aan social return
Vraag bij de locatie altijd proactief om het certificaat en check of het format aansluit bij wat jouw opdrachtgever verwacht. Sommige overheden werken met een vast rapportageformat of een digitaal portaal voor SROI-verantwoording. Stem dit vooraf af, zodat je aan het einde van de opdracht niet op zoek hoeft naar ontbrekende documenten.
Wanneer is een eventlocatie geen geldige SROI-invulling?
Een eventlocatie is geen geldige SROI-invulling als de locatie geen officiële SROI-certificering heeft. Een mooie duurzaamheidsvisie, een groen dak of een MVO-paragraaf op de website zijn geen vervanging voor een certificaat. Zonder certificering kun je de uitgaven niet gebruiken om je social return percentage aan te tonen, hoe maatschappelijk verantwoord de locatie ook opereert.
Andere situaties waarin een eventlocatie niet meetelt:
- Het certificaat is verlopen op het moment van de boeking of het evenement
- De opdrachtgever erkent inkoop bij gecertificeerde partijen niet als geldige SROI-categorie in jouw specifieke contract
- De factuur valt buiten de contractperiode waarvoor je social return moet aantonen
- Je hebt de factuur wel betaald, maar kunt het certificaat niet overleggen
Het is ook goed om te weten dat sommige opdrachtgevers onderscheid maken tussen “directe” en “indirecte” social return. Inkoop bij een gecertificeerde partij valt meestal onder indirecte social return. Als je contract vereist dat een bepaald deel direct is, telt een eventfactuur mogelijk niet mee voor dat specifieke deel.
Hoe kies je een eventlocatie die past bij je SROI-verplichting?
Kies een eventlocatie met een geldige SROI-certificering en vraag het certificaat op voordat je boekt. Controleer of het certificaat actueel is en of het format erkend wordt door jouw opdrachtgever. Een locatie die transparant is over haar certificering en je actief helpt bij de documentatie, maakt het aantonen van social return een stuk eenvoudiger.
Waar je verder op kunt letten bij het kiezen van een geschikte locatie:
- Certificering: vraag om het actuele SROI-certificaat en check de geldigheidsdatum
- Transparantie: een goede locatie kan uitleggen hoe zij social return invullen en welk percentage van hun medewerkers uit de doelgroep komt
- Administratieve ondersteuning: vraag of de locatie je kan helpen met de benodigde documentatie voor je rapportage
- Bereikbaarheid: voor deelnemers vanuit het hele land is een centrale locatie met goede OV-verbindingen praktisch
- Volledige dienstverlening: als catering, AV en begeleiding bij dezelfde SROI-gecertificeerde partij worden afgenomen, telt de volledige factuur mee
Wij bij KAS Meeting & Eventlocatie in Woerden zijn een gecertificeerde SROI-partij. Dat betekent dat jouw uitgaven aan een congres, training, vergadering of hybride sessie bij ons direct kunnen bijdragen aan je social return percentage. We helpen je ook graag met de documentatie die je nodig hebt voor je rapportage. Neem gerust contact met ons op om te bespreken wat we voor je kunnen betekenen, of lees meer over onze aanpak op de pagina over duurzaamheid bij KAS.
Veelgestelde vragen
Hoeveel procent van mijn inkoopbudget moet ik doorgaans besteden aan social return?
Het verplichte SROI-percentage verschilt per opdrachtgever en per opdracht, maar ligt in de praktijk vaak tussen de 2% en 5% van de totale opdrachtwaarde. Sommige overheden hanteren een vast percentage, andere werken met een staffel op basis van de contractomvang. Controleer altijd het bestek of de aanbestedingsdocumenten voor het exacte percentage dat voor jouw opdracht geldt.
Mag ik meerdere gecertificeerde leveranciers combineren om mijn SROI-percentage te halen?
Ja, in de meeste gevallen mag je uitgaven bij verschillende gecertificeerde SROI-partijen bij elkaar optellen om je totale verplichting in te vullen. Zo kun je bijvoorbeeld een gecertificeerde eventlocatie combineren met een gecertificeerde cateraar of een andere sociale onderneming. Zorg er wel voor dat je van elke leverancier een geldig certificaat en een factuur bewaart, zodat je de optelsom bij de rapportage volledig kunt onderbouwen.
Wat als de eventlocatie haar SROI-certificaat niet kan overleggen, maar wel aangeeft 'sociaal te werken'?
Dan kun je de uitgaven helaas niet gebruiken als bewijs van social return. Zelfverklaringen, duurzaamheidsrapporten of mondelinge toezeggingen zijn geen geldig alternatief voor een officieel certificaat. Vraag het certificaat altijd schriftelijk op vóór de boeking, zodat je niet achteraf voor verrassingen staat bij de verantwoording aan je opdrachtgever.
Telt ook de btw op de factuur mee voor het SROI-bedrag, of alleen het nettobedrag?
Dit verschilt per opdrachtgever: sommigen rekenen het SROI-bedrag op basis van het nettofactuurbedrag (exclusief btw), anderen accepteren het brutobedrag. Controleer dit punt expliciet in je contract of vraag het na bij de contactpersoon van de opdrachtgever. Door dit vooraf helder te hebben, voorkom je dat je aan het einde van de opdracht tekortkomt in je SROI-verantwoording.
Hoe ver van tevoren moet ik de SROI-documentatie aanleveren bij mijn opdrachtgever?
De deadline voor SROI-rapportage staat doorgaans beschreven in het contract of de uitvoeringsovereenkomst, en valt vaak samen met de eindoplevering van de opdracht of een vaste rapportageperiode. Het is verstandig om de documentatie gedurende de looptijd van de opdracht al te verzamelen in plaats van alles aan het einde bij elkaar te zoeken. Vraag certificaten en factuurbevestigingen direct op bij de leverancier zodra een boeking definitief is.
Kan ik een evenement bij een gecertificeerde locatie ook inzetten als de opdracht bijna afloopt en ik mijn SROI-percentage nog niet gehaald heb?
Ja, dit is een veelgebruikte aanpak om een tekort in je SROI-realisatie op te vangen, mits de factuur valt binnen de contractperiode die je opdrachtgever hanteert. Plan het evenement dan zo dat de factuurdatum en het betaalmoment binnen de geldige periode liggen. Stem dit bij twijfel eerst af met je opdrachtgever, zodat de timing niet achteraf alsnog een probleem wordt.
Wat is het verschil tussen directe en indirecte social return, en waar valt een eventlocatie onder?
Directe social return betekent dat je zelf mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst neemt of opleidt binnen je eigen organisatie of project. Indirecte social return houdt in dat je inkoopt bij gecertificeerde partijen die dat voor jou doen, zoals een gecertificeerde eventlocatie. Inkoop bij een SROI-gecertificeerde locatie valt dus onder indirecte social return. Sommige contracten stellen een maximum aan het aandeel indirecte invulling, dus controleer of er in jouw bestek een onderscheid wordt gemaakt tussen beide categorieën.
