SROI staat voor Social Return on Investment en is een methode om de maatschappelijke waarde van een aankoop of samenwerking meetbaar te maken. Voor het kiezen van een eventlocatie is SROI relevant als jouw organisatie verplicht is om bij aanbestedingen een percentage van de opdrachtwaarde te besteden aan sociale doelstellingen, zoals het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Werkt je organisatie voor of met de overheid? Dan is de kans groot dat je bij het inhuren van een locatie ook aan je SROI-verplichting kunt voldoen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI en eventlocaties.
Hoe werkt SROI in de praktijk bij overheidsinkoop?
Bij overheidsinkoop verplicht SROI organisaties om een deel van de opdrachtwaarde te investeren in sociale meerwaarde. Dat betekent concreet: een percentage van wat je uitgeeft, moet aantoonbaar terechtkomen bij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of bij andere maatschappelijke doelstellingen. Dit percentage verschilt per aanbesteding, maar ligt vaak tussen de 5% en 10% van de totale opdrachtwaarde.
In de praktijk werkt het zo: jij sluit een contract met een leverancier, en die leverancier legt vast welk deel van de dienstverlening wordt uitgevoerd door mensen die normaal gesproken moeilijk aan werk komen. Denk aan mensen met een arbeidsbeperking, langdurig werklozen of mensen die begeleid werk nodig hebben. De leverancier rapporteert dit terug aan de opdrachtgever, die het vervolgens kan opnemen in zijn SROI-verantwoording richting de aanbestedende dienst.
Belangrijk om te weten: SROI is geen vrijblijvend keurmerk. Het is een contractuele verplichting die je bij niet-naleving in de problemen kan brengen. Zorg dus dat je bij elke inhuur checkt of de leverancier ook daadwerkelijk kan bijdragen aan jouw SROI-doelstelling.
Welke organisaties zijn verplicht om SROI toe te passen?
SROI is verplicht voor organisaties die aanbestedingsplichtig zijn onder de Aanbestedingswet. Dat zijn in de eerste plaats overheidsorganisaties: ministeries, gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties zoals RVO en Rijkswaterstaat. Maar ook semi-publieke organisaties zoals woningcorporaties, zorginstanties en onderwijsinstellingen vallen hier vaak onder.
Daarnaast geldt de verplichting steeds vaker indirect voor bedrijven die leveren aan de overheid. Als jij als softwarebedrijf of adviesbureau een overheidsopdracht uitvoert, kan de aanbestedende dienst eisen dat ook jij SROI toepast in jouw inkoopketen. Je bent dan verplicht om je eigen leveranciers, zoals een eventlocatie, te selecteren op basis van hun bijdrage aan sociale meerwaarde.
Pensioenfondsen, brancheverenigingen en stichtingen kiezen soms ook vrijwillig voor SROI, omdat het aansluit bij hun MVO-beleid of omdat hun financiers of leden dat verwachten. Voor hen is een SROI-gecertificeerde locatie geen verplichting, maar wel een bewuste keuze die ze kunnen verantwoorden.
Wat telt mee als SROI bij het inhuren van een eventlocatie?
Welke uitgaven meetellen voor SROI hangt af van de afspraken in jouw aanbesteding, maar als vuistregel geldt: uitgaven aan een SROI-gecertificeerde leverancier tellen mee voor de sociale return die die leverancier aantoonbaar levert. Bij een eventlocatie gaat het dan om het deel van de dienstverlening dat wordt uitgevoerd door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Concreet kan dat betekenen dat de catering, de opbouw, de schoonmaak of de gastvrije ontvangst deels wordt verzorgd door medewerkers die via een sociale werkplaats of begeleid werk zijn ingestroomd. De locatie legt dit vast in een SROI-rapportage die jij kunt gebruiken als bewijs richting je opdrachtgever of aanbestedende dienst.
Let op: niet elke euro die je aan de locatie besteedt, telt automatisch mee. Alleen het aandeel dat aantoonbaar is gekoppeld aan sociale meerwaarde wordt meegeteld. Een gecertificeerde locatie kan je precies vertellen welk percentage van jouw factuur SROI-waardig is, zodat je dit correct kunt verwerken in je rapportage.
Hoe controleer je of een eventlocatie een geldige SROI-certificering heeft?
Je controleert de SROI-certificering van een eventlocatie door te vragen naar een geldig certificaat van een erkende certificerende instantie. In Nederland zijn meerdere organisaties actief die SROI-certificaten afgeven, zoals Cedris of gespecialiseerde audit- en certificeringsbureaus. Een geldig certificaat vermeldt de looptijd, de scope en de naam van de gecertificeerde organisatie.
Vraag de locatie ook om een actuele SROI-rapportage of een toelichting op hoe zij de sociale meerwaarde in de praktijk realiseren. Een betrouwbare partij kan dit zonder omwegen aanleveren. Twijfel je? Vraag dan ook naar referenties van andere overheidsopdrachtgevers die de locatie al hebben ingehuurd en waarbij SROI is meegerekend.
Controleer tot slot of het certificaat nog geldig is op het moment van jouw evenement. Certificaten hebben een beperkte looptijd en moeten periodiek worden hernieuwd. Een verlopen certificaat biedt geen juridische dekking voor jouw SROI-verplichting.
Maakt de keuze van eventlocatie verschil voor je MVO-rapportage?
Ja, de keuze van eventlocatie maakt een concreet verschil voor je MVO-rapportage. Als je kiest voor een locatie met SROI-certificering en aantoonbare duurzame bedrijfsvoering, kun je die keuze opnemen als bewijs van maatschappelijk verantwoord inkopen. Dat is relevanter dan een algemene beleidsverklaring, omdat het gaat om daadwerkelijk gedrag in de inkooppraktijk.
In MVO-rapportages wordt steeds meer gevraagd naar concrete acties in de keten, niet alleen naar intenties. Een evenement bij een gecertificeerde locatie levert je aantoonbare data op: hoeveel mensen met een arbeidsbeperking waren betrokken, wat is de CO2-voetafdruk van de locatie, en welke circulaire keuzes zijn gemaakt in de bedrijfsvoering? Dat zijn precies de soorten indicatoren die MVO-frameworks zoals GRI of ISO 26000 vragen.
Bovendien versterkt het de geloofwaardigheid van je MVO-beleid als ook operationele keuzes, zoals waar je je congres houdt, aansluiten bij je duurzaamheidsambities. Het is een klein detail met een groot signaaleffect, zowel intern als extern.
Wat zijn de voordelen van een SROI-gecertificeerde locatie boven een gewone vergaderlocatie?
Een SROI-gecertificeerde eventlocatie biedt je meer dan een vergaderruimte. Het biedt je een leverancier die bijdraagt aan jouw sociale verplichtingen, jouw MVO-rapportage versterkt en jou helpt om aanbestedingseisen na te komen. Dat zijn voordelen die een gewone vergaderlocatie simpelweg niet kan bieden, hoe mooi de zaal ook is.
Praktisch gezien scheelt het ook werk. Een gecertificeerde locatie is gewend om SROI-documentatie aan te leveren, weet wat aanbestedende diensten verwachten en kan jou begeleiden in de verantwoording. Dat is minder gedoe voor jou en minder risico op fouten in je rapportage.
Wij bij KAS Meeting & Eventlocatie in Woerden zijn SROI-gecertificeerd en werken dagelijks met overheidsorganisaties en bedrijven die aan hun sociale inkoopverplichtingen moeten voldoen. We leveren de documentatie die je nodig hebt, zorgen voor een volledig ontzorgde eventervaring en maken jouw evenement aantoonbaar duurzaam. Wil je weten hoe wij jouw SROI-verplichting kunnen invullen? Lees meer over onze duurzame aanpak of neem contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Kan ik SROI ook invullen via meerdere leveranciers tegelijk, of moet het via één partij?
Je mag je SROI-verplichting spreiden over meerdere leveranciers, zolang elk van hen aantoonbaar bijdraagt aan sociale meerwaarde en de documentatie correct aanlevert. In de praktijk is het echter eenvoudiger om met zo min mogelijk gecertificeerde partijen te werken, omdat je dan minder rapportages hoeft samen te voegen. Een eventlocatie die catering, opbouw én ontvangst onder één dak combineert, kan daardoor een groter deel van je SROI-verplichting in één keer invullen.
Wat gebeurt er als ik mijn SROI-verplichting niet haal aan het einde van een contract?
Als je je SROI-verplichting niet nakomt, loop je het risico op contractuele sancties van de aanbestedende dienst. Dat kan variëren van een formele waarschuwing tot boetes of uitsluiting bij toekomstige aanbestedingen. Het is daarom verstandig om al vroeg in het contractjaar te inventariseren welke inkoopbeslissingen — zoals de keuze van een eventlocatie — kunnen bijdragen aan je SROI-doelstelling, zodat je niet aan het einde van het jaar voor verrassingen komt te staan.
Hoe vroeg in het planningsproces moet ik rekening houden met SROI bij het boeken van een evenement?
Idealiter neem je SROI mee als selectiecriterium al bij de eerste oriëntatie op locaties, dus vóórdat je offertes opvraagt. Zo voorkom je dat je een locatie kiest die achteraf niet kan bijdragen aan je sociale inkoopverplichting. Vraag bij het eerste contact met een locatie direct naar hun SROI-certificering en het percentage van de factuurwaarde dat SROI-waardig is — een goede locatie kan dit meteen beantwoorden.
Geldt SROI ook voor kleine evenementen of eenmalige boekingen, of pas bij grote opdrachten?
Of SROI van toepassing is, hangt niet af van de omvang van het evenement zelf, maar van de drempelwaarden in jouw aanbesteding en de totale opdrachtwaarde van het contract waaronder de boeking valt. Zelfs een relatief kleine locatieboeking kan SROI-plichtig zijn als die valt binnen een groter raamcontract. Controleer dit altijd met je inkoop- of contractmanager, want ook kleine boekingen kunnen bijdragen aan of afbreuk doen aan je totale SROI-verantwoording.
Wat is het verschil tussen SROI-certificering en een gewoon duurzaamheidskeurmerk zoals Green Key?
SROI-certificering richt zich specifiek op sociale meerwaarde: het aantoonbaar inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Green Key en vergelijkbare keurmerken richten zich daarentegen op milieu- en duurzaamheidsprestaties, zoals energieverbruik, afvalbeleid en watergebruik. Voor aanbestedingen met een SROI-verplichting volstaat een Green Key-certificaat dus niet als vervanging — je hebt specifiek een SROI-certificaat nodig. Sommige locaties combineren beide, wat zowel je sociale als je duurzaamheidsrapportage versterkt.
Kan een SROI-gecertificeerde locatie mij helpen bij het opstellen van de verantwoordingsdocumentatie?
Ja, een ervaren SROI-gecertificeerde locatie is doorgaans goed thuis in de documentatie die aanbestedende diensten verwachten en kan je voorzien van kant-en-klare rapportages, factuurspecificaties en onderbouwingen. Dit scheelt je aanzienlijk tijd en verkleint de kans op fouten in je verantwoording. Vraag bij het boeken expliciet naar welke documenten de locatie standaard aanlevert en of die aansluiten bij het format dat jouw aanbestedende dienst vereist.
Mijn organisatie heeft geen formele SROI-verplichting. Is een SROI-gecertificeerde locatie dan nog steeds relevant?
Absoluut. Zelfs zonder formele verplichting biedt een SROI-gecertificeerde locatie concrete meerwaarde voor je MVO-beleid en stakeholdercommunicatie. Je kunt de samenwerking opnemen in je jaarverslag, duurzaamheidsrapportage of als bewijs van maatschappelijk verantwoord inkopen richting klanten, financiers of leden. Bovendien is het een toekomstbestendige keuze: SROI-eisen worden steeds breder toegepast, en organisaties die hier nu al mee werken, zijn beter voorbereid als de verplichting later alsnog van toepassing wordt.
