Waar let je op als je een duurzaam evenement wilt organiseren?

Een duurzaam evenement organiseren begint met het maken van bewuste keuzes op drie gebieden: de locatie, de mobiliteit van deelnemers en de catering. Samen bepalen die drie factoren het grootste deel van de ecologische en sociale impact van je evenement. Wil je echt het verschil maken, dan is het ook belangrijk dat je die duurzaamheid achteraf kunt aantonen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over duurzaam evenementen organiseren, van de keuze voor een groene locatie tot het verschil tussen hybride en fysiek.

Wat maakt een evenement écht duurzaam?

Een evenement is écht duurzaam als het rekening houdt met zowel ecologische als sociale impact, en niet alleen met één van de twee. Denk aan de CO₂-uitstoot van reisbewegingen, het voedselaanbod, het energieverbruik van de locatie én de vraag of de leveranciers die je inschakelt bijdragen aan sociale doelstellingen. Duurzaamheid gaat dus verder dan een paar planten op tafel.

In de praktijk betekent dit dat je als organisator kijkt naar de hele keten. Waar komen de ingrediënten van de catering vandaan? Hoe reizen de deelnemers? Welke materialen gebruik je voor drukwerk of decoratie? En wat doe je met reststromen na afloop? Een duurzaam evenement is geen toeval, maar het resultaat van bewuste keuzes in elke fase van de organisatie.

Sociale duurzaamheid is daarin een onderdeel dat vaak wordt vergeten. Werk je samen met leveranciers die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst hebben, of die lokaal inkopen? Dan draagt je evenement ook bij aan sociale waarde, niet alleen aan een lagere CO₂-voetafdruk.

Welke rol speelt de eventlocatie bij duurzaamheid?

De eventlocatie speelt een grote rol bij de duurzaamheid van je evenement, omdat het de basis vormt voor bijna alle andere keuzes. Een locatie die duurzaam gebouwd is, op groene energie draait en een SROI-certificering heeft, verlaagt de totale impact van je evenement aanzienlijk, zonder dat jij daar extra moeite voor hoeft te doen.

Let bij de keuze van een locatie op de volgende punten:

• Heeft de locatie een aantoonbaar duurzaam energiebeleid?
• Is de locatie goed bereikbaar per openbaar vervoer?
• Werkt de locatie met lokale of seizoensgebonden catering?
• Heeft de locatie een SROI-certificering of vergelijkbaar sociaal beleid?
• Wordt er actief nagedacht over afvalreductie en circulaire inrichting?

Een duurzame eventlocatie is niet zomaar een locatie met zonnepanelen. Het gaat om een integrale aanpak waarbij de locatie zelf actief bijdraagt aan de doelstellingen die jij als organisator nastreeft. Dat maakt de keuze van de locatie een van de meest invloedrijke beslissingen in het hele planningsproces.

Hoe verminder je de CO₂-uitstoot van een zakelijk evenement?

De CO₂-uitstoot van een zakelijk evenement verminderen doe je het meest effectief door te sturen op mobiliteit. Reisbewegingen van deelnemers zijn verantwoordelijk voor het grootste deel van de uitstoot bij de meeste evenementen. Een centraal gelegen locatie die goed bereikbaar is per trein, vermindert die uitstoot direct en concreet.

Daarnaast zijn er meerdere maatregelen die je kunt nemen:

• Kies een locatie die goed bereikbaar is per openbaar vervoer, bij voorkeur op loopafstand van een treinstation met verbindingen naar de grote steden.
• Stimuleer deelnemers actief om de trein of fiets te nemen, bijvoorbeeld door reiskosten te vergoeden op basis van OV in plaats van kilometers.
• Beperk het gebruik van wegwerpmateriaal tijdens het evenement, van naamkaartjes tot waterflesjes.
• Kies voor digitale communicatie in plaats van gedrukte programmaboekjes of uitnodigingen.
• Overweeg een hybride opzet voor deelnemers die ver weg wonen of niet aanwezig kunnen zijn, zodat zij online kunnen deelnemen zonder te reizen.

Kleine keuzes tellen op. Wie bewust nadenkt over elke stap in de organisatie, kan de totale uitstoot van een evenement merkbaar verlagen zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de ervaring.

Wat zijn duurzame catering-opties voor een evenement?

Duurzame catering voor een evenement betekent in de praktijk: plantaardig of plant-based, lokaal ingekocht, seizoensgebonden en zo min mogelijk verspilling. Je hoeft niet alles veganistisch te maken om een groot verschil te maken. Alleen al het verminderen van vlees en vis, en het kiezen voor lokale producten, heeft al een aanzienlijk effect.

Concrete opties die goed werken bij zakelijke evenementen:

• Een buffet met overwegend plantaardige gerechten, aangevuld met een kleine selectie dierlijke producten
• Seizoensgebonden menu’s die afgestemd zijn op wat er lokaal beschikbaar is
• Geen wegwerpbestek of plastic verpakkingen, maar herbruikbaar serviesgoed
• Reststromen verwerken via een voedselbank of compostering
• Koffie en thee van eerlijke handel en bij voorkeur biologisch

Vraag bij de locatie of de cateraar actief nadenkt over voedselverspilling. Hoeveel wordt er weggegooid na afloop? Hoe worden resten verwerkt? Dat zijn vragen die je als organisator gerust mag stellen, en die je meteen veel zeggen over hoe serieus een locatie haar duurzaamheidsambities neemt.

Hoe toon je de duurzaamheid van een evenement aan?

De duurzaamheid van een evenement aantonen doe je door vooraf doelen te stellen en achteraf te rapporteren op basis van concrete gegevens. Denk aan het aantal deelnemers dat per trein reisde, de CO₂-uitstoot van het evenement, de hoeveelheid voedselverspilling en de sociale impact van de gekozen leveranciers. Zonder meting blijft duurzaamheid een belofte.

Voor organisaties met een SROI-verplichting is dit extra relevant. Zij moeten aantoonbaar kunnen maken dat hun leveranciers bijdragen aan sociale doelstellingen, zoals het in dienst hebben van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Een locatie of cateraar met een officiële SROI-certificering maakt die verantwoording een stuk eenvoudiger, omdat de certificering al als bewijs dient richting de opdrachtgever of inkooporganisatie.

Praktische stappen om duurzaamheid aantoonbaar te maken:

1. Stel vooraf meetbare doelen op, zoals een percentage OV-reizigers of een maximale hoeveelheid voedselverspilling
2. Vraag leveranciers om relevante certificeringen of rapportages aan te leveren
3. Registreer reisbewegingen via een aanmeldformulier dat vraagt naar vervoermiddel
4. Verwerk de gegevens in een beknopt duurzaamheidsverslag na afloop

Wat is het verschil tussen een groen en een duurzaam evenement?

Een groen evenement richt zich op de ecologische impact: minder CO₂, minder afval, meer hergebruik. Een duurzaam evenement gaat een stap verder en omvat ook de sociale en economische dimensie. Duurzaamheid in de brede zin betekent dat je ook nadenkt over wie er profiteert van het evenement, welke leveranciers je inschakelt en wat de langetermijneffecten zijn voor de omgeving.

In de praktijk zie je dat veel evenementen zichzelf “groen” noemen op basis van een paar zichtbare keuzes, zoals papieren rietjes of geen wegwerpbekers. Dat is een begin, maar het is niet hetzelfde als een structureel duurzame aanpak. Een écht duurzaam evenement vraagt om bewuste keuzes op alle niveaus: ecologisch, sociaal en economisch.

Het onderscheid is ook relevant voor organisaties met duurzaamheidsdoelstellingen of SROI-verplichtingen. Zij hebben niet genoeg aan een groen sausje. Ze hebben aantoonbare, meetbare impact nodig die past bij hun eigen beleid en rapportageverplichtingen.

Wanneer is een hybride evenement de duurzamere keuze?

Een hybride evenement is de duurzamere keuze wanneer een deel van de deelnemers ver moet reizen om aanwezig te zijn. Door hen online te laten deelnemen, verminderen de reisbewegingen en daarmee de CO₂-uitstoot aanzienlijk. Dit geldt met name voor evenementen met deelnemers vanuit het hele land of vanuit het buitenland.

Hybride is niet per definitie altijd duurzamer. Als iedereen lokaal is en de digitale infrastructuur veel energie verbruikt, kan een volledig fysiek evenement op een duurzame locatie een betere keuze zijn. Het gaat om de balans tussen de uitgespaarde reisbewegingen en de technische en energetische kosten van de hybride opzet.

Een hybride evenement werkt het beste wanneer:

• Een aanzienlijk deel van de deelnemers meer dan een uur reistijd heeft
• De inhoud zich leent voor digitale deelname, zoals presentaties, panels of webinars
• De locatie beschikt over professionele hybride infrastructuur, zodat de online ervaring gelijkwaardig is aan de fysieke
• Je de online deelnemers actief betrekt en niet als tweederangs publiek behandelt

Bij KAS zijn we gespecialiseerd in hybride evenementen en beschikken we over een professionele in-house studio. Wil je weten hoe we jouw evenement duurzaam en hybride kunnen vormgeven? Bekijk dan onze aanpak rondom duurzaamheid of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen

• Hoe overtuig je management om te kiezen voor een duurzame eventlocatie?
• Zijn er eventlocaties in de regio Nieuwegein die PSO-gecertificeerd zijn?
• Welke inkoopuitgaven tellen mee als social return bij een aanbesteding?
• Wat zijn de grootste CO2-bronnen bij een zakelijk evenement?
• Hoe maak ik een terugkerende vergadering duurzamer?
• Kan een eventlocatie bijdragen aan mijn verplichte social return percentage?
• Wat zijn de eerste stappen om een event duurzamer te maken?
• Hoe laat je als duurzaam bedrijf je waarden terugkomen in de keuzes die je maakt?
• Wat zijn de voordelen van vegetarische catering bij een zakelijk evenement?
• Hoe organiseer je een duurzaam zakelijk evenement?
• Waarom kiezen steeds meer organisaties voor een duurzaam zakelijk evenement?
• Hoe moet ik als leverancier van de overheid social return aantonen?
• Welke duurzame eventlocatie is het best bereikbaar vanuit de regio Utrecht?
• Wat zijn voordelen van het organiseren van een event net buiten Utrecht in plaats van in de stad?
• Wat is een duurzame en centrale eventlocatie in de regio Midden-Nederland?

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.