Erkende SROI-partijen zijn organisaties die aantoonbaar bijdragen aan de sociale arbeidsmarkt. Bijvoorbeeld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen, te begeleiden of op te leiden. Bij aanbestedingen kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers deze inzet meetellen voor hun SROI-verplichting, zolang de leverancier aan de gestelde eisen voldoet.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-partijen en erkende leveranciers. Ook leggen we uit hoe je deze inzet bij een aanbesteding op de juiste manier rapporteert.
Wat telt als erkende SROI-inzet bij aanbestedingen?
Iedere aantoonbare bijdrage aan de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kan meetellen als SROI-inzet. Denk bijvoorbeeld aan mensen in dienst nemen, stages, leerwerktrajecten, detachering of inkoop bij gecertificeerde sociale ondernemingen. De inzet moet meetbaar en verifieerbaar zijn én aansluiten bij de opdracht.
Concreet betekent dit dat de meeste aanbestedende diensten de volgende vormen van SROI-inzet meetellen:
- Mensen met een uitkering of beperking inzetten op de opdracht
- Diensten of producten inkopen bij een erkende sociale onderneming of SROI-gecertificeerde leverancier
- Leerwerkplekken, BBL-trajecten of stages aanbieden aan mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie
- Mensen via een erkend re-integratiebureau detacheren
Belangrijk: niet elke vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen telt automatisch mee. De inzet moet specifiek gericht zijn op arbeidsmarktparticipatie, niet op bredere duurzaamheidsdoelen. Vrijwilligerswerk of algemene sponsoring worden meestal niet geaccepteerd als SROI-inzet bij aanbestedingen.
Welke bedrijven komen in aanmerking voor SROI?
Als SROI-leverancier kun je organisaties opvoeren die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten bij hun dienstverlening. Denk aan sociale werkbedrijven, leerwerkbedrijven, re-integratiebureaus en gecertificeerde commerciële bedrijven.
De mogelijkheden zijn dus breder dan alleen de klassieke sociale werkvoorziening (SW-bedrijven). Ook commerciële dienstverleners kunnen meetellen, zolang ze aantoonbaar en structureel mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie inzetten. Bijvoorbeeld:
- Cateraars en horecabedrijven die mensen met een beperking of uitkering in dienst hebben
- Schoonmaakbedrijven met een SROI-certificering
- Evenementenlocaties die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten
- Drukkerijen, groenvoorzieners en logistieke bedrijven met een sociale missie
- Detacherings– en uitzendorganisaties die zich richten op mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie
De aanbestedende dienst bepaalt uiteindelijk welke leveranciers worden geaccepteerd. Check daarom vooraf of jouw leverancier aan de eisen voldoet en vraag zo nodig om akkoord. In het bestek staan de specifieke voorwaarden voor de SROI-inzet.
Hoe weet je of een leverancier echt SROI-gecertificeerd is?
Je kunt controleren of een leverancier SROI-gecertificeerd is door te vragen naar een geldig certificaat of keurmerk van een erkende certificerende instantie. In Nederland zijn onder andere PSO-Nederland (Prestatieladder Socialer Ondernemen) en verschillende regionale certificeerders actief. Een leverancier die aangeeft SROI-gecertificeerd te zijn, moet dit kunnen aantonen met de juiste documentatie.
Let bij het controleren op het volgende:
- Is het certificaat nog geldig en niet verlopen?
- Welke norm of meetmethode is gebruikt? (PSO, SROI-percentage, eigen methodiek)
- Is de certificering afgegeven door een onafhankelijke partij?
- Kan de leverancier aantonen hoeveel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zij inzetten, en in welke functies?
Heeft een leverancier geen certificaat, maar claimt deze wel SROI-inzet? Vraag dan om een verklaring met onderbouwing. Sommige aanbestedende diensten accepteren zo’n verklaring, andere niet. Controleer daarom altijd het bestek of vraag het na bij de contactpersoon van de opdrachtgever.
Kan een evenementenlocatie als erkende SROI-partij gelden?
Ja, een evenementenlocatie kan als erkende SROI-partij gelden als de locatie aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzet en dit kan onderbouwen met een certificering of verklaring. De inzet moet betrekking hebben op de diensten die de klant afneemt.
Voor organisaties met een SROI-verplichting kan dit een praktische manier zijn om SROI-inzet te realiseren. Kosten voor bijvoorbeeld catering, zaalverhuur of technische ondersteuning kunnen mogelijk meetellen, zolang de locatie dit kan aantonen en de aanbestedende dienst dit accepteert.
Er zijn in Nederland relatief weinig evenementenlocaties met een SROI- of PSO-certificaat. KAS Meeting & Eventlocatie is SROI-gecertificeerd en werkt structureel met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Organisaties kunnen hun evenement, training of vergadering bij KAS organiseren en de inzet opgeven als erkende SROI-inzet, mits dit binnen de voorwaarden van hun aanbesteding valt.
Wat is het verschil tussen SROI-verplichting en MVO-beleid?
Een SROI-verplichting betekent dat je bij een aanbesteding verplicht bent om een deel van de opdrachtwaarde te besteden aan de sociale arbeidsmarkt. Bijvoorbeeld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. MVO-beleid werkt anders: daarbij kiest een organisatie zelf hoe zij maatschappelijk verantwoord wil ondernemen. Het verschil is dus simpel: SROI is een verplichting, MVO is een vrijwillige keuze.
Bij een SROI-verplichting leg je verantwoording af aan de opdrachtgever. Je moet kunnen aantonen dat je het afgesproken percentage hebt gerealiseerd. Doe je dat niet, dan kan dat leiden tot boetes, kortingen op de betaling of reputatieschade. Bij MVO-beleid rapporteer je vrijwillig, bijvoorbeeld in een jaarverslag of duurzaamheidsrapport. Het missen van een MVO-doelstelling heeft doorgaans geen directe contractuele gevolgen.
MVO-beleid kan SROI-inzet bevatten, maar dat hoeft niet. Andersom kan een bedrijf een SROI-verplichting nakomen zonder een breed MVO-beleid te hebben. In de praktijk kunnen de twee elkaar wel versterken: organisaties met een sterk MVO-beleid vinden vaak makkelijker erkende SROI-leveranciers en kunnen deze gerichter inzetten.
Hoe verwerk je SROI-inzet correct in je rapportage?
Je verwerkt SROI-inzet correct in je rapportage door per activiteit de volgende gegevens vast te leggen: de naam van de leverancier, het type inzet, de waarde van de inkoop of inzet en de onderbouwing waaruit blijkt dat de inzet erkend is. Gebruik het rapportageformat dat de opdrachtgever voorschrijft, want dit verschilt per aanbesteding.
Een goede SROI-rapportage bevat doorgaans:
- Een overzicht van alle erkende leveranciers die je hebt ingeschakeld, inclusief hun certificering of verklaring
- De financiële waarde van de inkoop per leverancier en per type inzet
- Bewijsstukken zoals facturen, certificaten of verklaringen van de leverancier
- Een berekening van het behaalde SROI-percentage ten opzichte van de totale opdrachtwaarde
- Een toelichting als de inzet afwijkt van wat vooraf was afgesproken
Vraag je leveranciers op tijd om de benodigde documentatie. Wacht hier niet mee tot het einde van de opdracht, want certificaten en verklaringen achteraf verzamelen kan veel tijd kosten.
Boek je een evenement bij een gecertificeerde duurzame locatie zoals KAS, dan ontvang je de benodigde onderbouwing direct. Zo kun je de SROI-inzet eenvoudig verwerken in je rapportage.
Wil je weten of een boeking bij KAS past binnen jouw SROI-verplichting? Neem contact op, dan denken we met je mee.
Veelgestelde vragen
Welke SROI-certificaten heeft KAS?
KAS Meeting – Eventlocatie heeft het PSO-certificaat Trede 3. Dit is het hoogste niveau van de Prestatieladder Socialer Ondernemen. Het certificaat laat zien dat KAS structureel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen biedt op werk en ontwikkeling.
Wat gebeurt er als ik mijn SROI-verplichting aan het einde van de opdracht niet volledig heb gehaald?
Als je de afgesproken SROI-doelstelling niet haalt, kunnen de gevolgen verschillen. Denk aan een financiële boete, een korting op de eindbetaling, reputatieschade of zelfs uitsluiting bij toekomstige aanbestedingen. Sommige opdrachtgevers bieden de mogelijkheid om een compensatieplan in te dienen of de resterende SROI-inzet op een andere manier te realiseren. Monitor daarom tijdens de opdracht je SROI-voortgang en stuur op tijd bij als je dreigt achter te lopen.
Kan ik SROI-inzet van een onderaannemer of toeleverancier ook meetellen in mijn rapportage?
Ja, in veel gevallen kun je de SROI-inzet van erkende onderaannemers of toeleveranciers meenemen in je rapportage. Dit kan alleen als de opdrachtgever dit vooraf goedkeurt en de inzet aantoonbaar bij de opdracht hoort. Je bent zelf verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde bewijsstukken en certificeringen. Leg daarom vooraf goede afspraken vast met je onderaannemers, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
Hoe begin ik met het opzetten van een SROI-aanpak als ik hier nog geen ervaring mee heb?
Een goede eerste stap is het inventariseren van je huidige inkoopstromen en leveranciers. Misschien werk je al met partijen die in aanmerking komen als erkende SROI-leverancier. Vervolgens kun je bij de aanbestedende dienst navragen welke vormen van SROI-inzet worden geaccepteerd en welk rapportageformat je moet gebruiken.
Ook praktisch kun je snel SROI-inzet realiseren door diensten af te nemen bij een SROI-gecertificeerde partij, zoals een vergader- of evenementenlocatie. Zo voeg je SROI toe aan een bestaande inkoop zonder dat je grote organisatorische aanpassingen hoeft te doen.
Wat is een veelgemaakte fout bij het rapporteren van SROI-inzet?
Een veelgemaakte fout is het te laat verzamelen van bewijsstukken, waardoor certificaten verlopen of documentatie ontbreekt. Ook wordt soms inzet opgevoerd die niet gericht is op arbeidsmarktparticipatie, zoals algemene duurzaamheidsmaatregelen of vrijwilligerswerk.
Zorg daarom vanaf het begin voor een goede administratie en bevestig vooraf bij de opdrachtgever welke leveranciers en activiteiten als SROI-inzet worden geaccepteerd.
Geldt een SROI-verplichting alleen voor grote bedrijven of ook voor het midden- en kleinbedrijf?
Een SROI-verplichting geldt voor iedere opdrachtnemer die een aanbesteding wint waarin SROI als eis is opgenomen. Ook voor kleinere bedrijven kan inkoop bij erkende SROI-leveranciers een praktische manier zijn om aan de verplichting te voldoen. De hoogte van de SROI-verplichting wordt vaak afgestemd op de omvang van de opdracht, waardoor de verplichting voor kleinere partijen in verhouding blijft.
Hoe lang zijn SROI-certificeringen van leveranciers geldig en hoe vaak moet ik dit controleren?
De geldigheid van een SROI-certificering verschilt per certificerende instantie. Noteer bij het aangaan van een samenwerking de vervaldatum en controleer bij langlopende opdrachten of het certificaat nog geldig is. Vraag bij verlenging of vernieuwing om de actuele documentatie, zodat je SROI-rapportage up-to-date en controleerbaar blijft.
Hoeveel procent van de opdrachtwaarde moet ik doorgaans besteden aan SROI-inzet?
Het verplichte SROI-percentage verschilt per aanbesteding en opdrachtgever. In de praktijk ligt dit vaak tussen de 2% en 5% van de totale opdrachtwaarde. Sommige gemeenten en rijksoverheidsinstanties hanteren hogere percentages of aanvullende voorwaarden, afhankelijk van de omvang en aard van de opdracht. Het exacte percentage vind je altijd in het bestek of de aanbestedingsdocumenten. Controleer dit daarom voordat je een offerte indient.
Gerelateerde artikelen
- Waarom is daglicht belangrijk bij een zakelijk congres?
- Welke eventlocaties hebben elektrische laadpalen voor bezoekers?
- Hoe ver is Woerden van Utrecht en is het makkelijk bereikbaar?
- Wat maakt een zakelijk evenement duurzaam?
- Wat zijn de voordelen van een evenementenlocatie net buiten Utrecht?
- Welke inkoopuitgaven tellen mee als social return bij een aanbesteding?
- Hoe laat ik zien dat mijn organisatie voldoet aan de social return verplichting?
- Hoe kies je een eventlocatie die past bij het duurzame merkimago van je organisatie?
- Welke checklist gebruik je om een duurzaam evenement te plannen?
- Wat voor catering past bij een duurzaam evenement?
- Wat is maatschappelijk verantwoord inkopen en hoe pas je het toe bij eventlocaties?
- Hoe kies ik een duurzame eventlocatie voor 50-200 personen?
- Welke cateringopties zijn het duurzaamst bij een zakelijke bijeenkomst?
- Wat zijn de grootste duurzaamheidsuitdagingen bij het organiseren van een congres?
- Welke vragen moet ik stellen aan een locatie om duurzaamheid te toetsen?
