Welke checklist gebruik je om een duurzaam evenement te plannen?

Een checklist voor een duurzaam evenement bevat minimaal de volgende onderdelen: een duurzame locatiekeuze, plantaardige of lokale catering, reisadvies voor openbaar vervoer, afvalscheiding op locatie, en aantoonbare sociale impact zoals SROI. Hoe uitgebreid je checklist is, hangt af van de omvang van je evenement en de eisen van je organisatie of opdrachtgever. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over duurzaam evenementen organiseren, van locatiekeuze tot CO₂-reductie.

Wat maakt een evenement écht duurzaam?

Een evenement is écht duurzaam als de milieu- en sociale impact bewust worden beperkt op alle onderdelen: locatie, catering, mobiliteit, materiaalgebruik en sociale inkoop. Het gaat niet om één groene keuze, maar om een samenhangend geheel van beslissingen die je van tevoren plant en achteraf kunt verantwoorden.

Duurzaamheid bij evenementen heeft drie pijlers. De eerste is milieu: minder CO₂, minder afval, minder energieverbruik. De tweede is sociaal: wie profiteert er van dit evenement, en wie heeft er aan meegewerkt? De derde is economisch: maak je bewuste keuzes over leveranciers, lokale inkoop en langetermijnwaarde?

Een duurzaam evenement begint niet op de dag zelf, maar in de planningsfase. Zodra je de locatie kiest, de catering bestelt en de uitnodigingen verstuurt, maak je al keuzes die de duurzaamheidsscore van je evenement bepalen. Hoe eerder je die keuzes bewust maakt, hoe groter het effect.

Welke onderdelen horen in een checklist voor duurzame evenementen?

Een goede checklist voor duurzame evenementen dekt vijf gebieden: locatie en infrastructuur, catering en voedsel, mobiliteit en bereikbaarheid, materiaal en afval, en sociale impact. Samen vormen deze gebieden een praktisch raamwerk dat je kunt gebruiken voor elk zakelijk evenement, van een training met twintig deelnemers tot een congres met tweehonderd mensen.

• Locatie en infrastructuur: Heeft de locatie een duurzaamheidscertificering? Wordt er gebruikgemaakt van groene energie? Is het gebouw circulair ontworpen of hergebruikt?
• Catering en voedsel: Is het menu plantaardig of deels plantaardig? Wordt er lokaal ingekocht? Hoe gaat de locatie om met voedselverspilling?
• Mobiliteit en bereikbaarheid: Is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer? Communiceer je actief reisadvies naar deelnemers? Is er een carpooloptie?
• Materiaal en afval: Worden drukwerk en wegwerpmateriaal tot een minimum beperkt? Is er afvalscheiding aanwezig? Zijn badges en naamkaartjes herbruikbaar?
• Sociale impact en SROI: Werkt de locatie of een leverancier met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Kun je dit aantonen in je MVO-rapportage?

Gebruik deze lijst als startpunt en pas hem aan op de specifieke eisen van je organisatie of opdrachtgever. Overheidsorganisaties hebben vaak aanvullende verplichtingen rondom SROI en aantoonbare duurzaamheid.

Hoe kies je een duurzame evenementenlocatie?

Een duurzame evenementenlocatie kies je op basis van drie concrete criteria: aantoonbare milieuprestaties, sociale verantwoordelijkheid van de locatie zelf, en bereikbaarheid per openbaar vervoer. Locaties die alleen claimen duurzaam te zijn zonder certificering of concrete maatregelen, vallen buiten de boot.

Let bij je locatiekeuze op het volgende:

• Heeft de locatie een officiële certificering, zoals SROI, ISO 14001 of een keurmerk voor duurzame horeca?
• Gebruikt de locatie groene stroom en heeft ze aantoonbare maatregelen genomen op het gebied van energie en water?
• Is het gebouw circulair gebouwd of hergebruikt, in plaats van nieuwbouw?
• Ligt de locatie op loopafstand van een treinstation of heeft ze directe OV-verbindingen?
• Werkt de locatie actief samen met sociale ondernemingen of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt?

Een duurzame eventlocatie is geen marketingclaim, maar een aantoonbare keuze. Vraag altijd om concrete informatie, niet om een mooi verhaal op de website.

Wat is SROI en waarom speelt het een rol bij evenementen?

SROI staat voor Social Return on Investment. Het is een methode en certificering waarmee organisaties aantonen dat ze bij hun inkoop rekening houden met sociale impact, zoals het inschakelen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij overheidsorganisaties is SROI vaak een verplicht onderdeel van het inkoopbeleid.

Voor evenementen betekent dit concreet: als je een locatie of cateraar inhuurt die SROI-gecertificeerd is, telt dat mee in de sociale-inkoopdoelstellingen van jouw organisatie. Dat is relevant voor ministeries, gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties die een bepaald percentage van hun inkoop moeten besteden aan sociaal verantwoorde leveranciers.

Ook voor bedrijven die leveren aan de overheid speelt SROI een rol. Als jij als leverancier kunt aantonen dat je bij de organisatie van jouw evenement gebruik hebt gemaakt van een SROI-gecertificeerde locatie, helpt dat bij het invullen van je eigen MVO-rapportage of het aantonen van je SROI-percentage aan je opdrachtgever.

Hoe verklein je de CO₂-voetafdruk van een zakelijk evenement?

De CO₂-voetafdruk van een zakelijk evenement verklein je het meest effectief door te sturen op mobiliteit, catering en energieverbruik. Dit zijn de drie grootste bronnen van uitstoot bij de meeste evenementen, en op alle drie kun je al in de planningsfase invloed uitoefenen.

Mobiliteit is verantwoordelijk voor het grootste deel van de uitstoot bij de meeste evenementen. Kies een locatie die goed bereikbaar is met de trein en communiceer dit actief in je uitnodiging. Overweeg een collectief vervoersarrangement als deelnemers verspreid wonen.

Catering heeft een grote impact, vooral als er veel vlees op het menu staat. Een plantaardig of plantaardig-georiënteerd menu verlaagt de voedselgerelateerde uitstoot aanzienlijk. Lokale inkoop en het vermijden van voedselverspilling helpen ook.

Energieverbruik op locatie is vaak minder zichtbaar, maar telt mee. Vraag de locatie naar hun energiebron en of ze LED-verlichting en energiezuinige apparatuur gebruiken. Een locatie in een hergebruikt gebouw heeft bovendien een lagere bouwgerelateerde uitstoot dan nieuwbouw.

Welke vragen stel je een evenementenlocatie over duurzaamheid?

Bij het beoordelen van een duurzame evenementenlocatie stel je concrete vragen over certificeringen, energiegebruik, catering, bereikbaarheid en sociale impact. Vage antwoorden of marketingtaal zonder onderbouwing zijn een signaal dat de duurzaamheidsclaims niet stevig zijn.

Dit zijn de vragen die je concreet kunt stellen:

1. Heeft u een SROI-certificering of een vergelijkbaar sociaal keurmerk?
2. Welke groene energiebron gebruikt u en kunt u dat aantonen?
3. Hoe gaat u om met voedselverspilling bij catering?
4. Is uw gebouw circulair gebouwd of hergebruikt?
5. Hoe bereikbaar bent u per openbaar vervoer en communiceert u dat actief naar deelnemers?
6. Werkt u samen met sociale ondernemingen of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt?
7. Kunt u een duurzaamheidsrapportage of -certificaat aanleveren voor onze MVO-verantwoording?

Een locatie die deze vragen snel en concreet beantwoordt, laat zien dat duurzaamheid geen marketingverhaal is, maar een operationele realiteit. Dat is precies wat je nodig hebt als je jouw evenement écht duurzaam wilt organiseren en dat ook intern of aan een opdrachtgever moet verantwoorden.

Bij KAS Meeting & Eventlocatie in Woerden kunnen we al deze vragen met concrete antwoorden beantwoorden. We zijn SROI-gecertificeerd, gevestigd in een hergebruikt kantoorgebouw, en direct bereikbaar per trein vanuit Amsterdam, Den Haag en Rotterdam. Wil je weten of KAS past bij jouw duurzame evenement? Bekijk onze aanpak rondom duurzaamheid of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.