Je kunt aantonen dat jouw evenement bijdraagt aan social return door te kiezen voor gecertificeerde leveranciers die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten, en dit te documenteren met facturen, SROI-verklaringen en urenstaten. Dat bewijs lever je vervolgens aan bij je opdrachtgever als onderdeel van je SROI-rapportage. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI bij evenementen, van wat er meetelt tot hoe je het berekent en rapporteert.
Wat telt er mee als social return bij een evenement?
Bij een evenement telt als social return alles wat je uitgeeft aan leveranciers die aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten. Denk aan de locatie, catering, technische ondersteuning, decoratie of vervoer. De inzet van die medewerkers, uitgedrukt in uren of loonkosten, vormt de basis van de SROI-berekening.
Niet elke uitgave telt automatisch mee. De leverancier moet kunnen aantonen dat er daadwerkelijk mensen in een kwetsbare positie bij de uitvoering betrokken zijn geweest. Dat betekent: een gecertificeerde partij inhuren die dit kan onderbouwen met documentatie. Bij welke uitgaven meetellen voor SROI, gaat het dus niet alleen om het bedrag, maar ook om de aard van de inzet.
Concrete voorbeelden van uitgaven die kunnen meetellen:
- Huur van een SROI-gecertificeerde evenementlocatie
- Catering verzorgd door een sociale onderneming of leer-werkbedrijf
- Technische ondersteuning via een partij met SROI-aantekening
- Opbouw, decoratie of logistiek uitgevoerd door mensen met een re-integratietraject
Hoe werkt de SROI-verplichting bij overheidsinkoop?
De SROI-verplichting bij overheidsinkoop houdt in dat opdrachtgevers, vaak overheden of semi-overheden, eisen dat een bepaald percentage van de aanbestedingswaarde wordt besteed aan social return. Dit percentage ligt doorgaans tussen de 2% en 5% van de totale contractwaarde, afhankelijk van de aanbestedende dienst en het type opdracht.
Als opdrachtnemer ben jij verantwoordelijk voor het nakomen van die verplichting. Dat doe je door bij de uitvoering van de opdracht bewust te kiezen voor leveranciers die voldoen aan de SROI-criteria. Een evenement dat je organiseert in opdracht van een overheidspartij valt hier ook onder: de kosten die je maakt voor de organisatie van dat evenement kunnen bijdragen aan het invullen van jouw SROI-percentage.
De SROI-verplichting bij aanbestedingen is geen eenmalige afspraak. Je legt achteraf verantwoording af met bewijs dat de social return daadwerkelijk is gerealiseerd. Dat maakt goede documentatie vanaf het begin belangrijk.
Welke documentatie heb je nodig om social return aan te tonen?
Om social return aan te tonen heb je minimaal drie soorten documenten nodig: een SROI-verklaring van de leverancier, een factuur die de relevante kosten specificeert, en een overzicht van de ingezette medewerkers met hun achtergrond of doelgroepomschrijving. Samen vormen deze documenten het bewijs dat de social return daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Wat je per leverancier nodig hebt:
- SROI-verklaring of certificaat: een officieel document waaruit blijkt dat de partij erkend is als SROI-partij of sociale onderneming
- Factuur met specificatie: zodat duidelijk is welk deel van de kosten toerekenbaar is aan SROI-activiteiten
- Urenstaat of personeelsoverzicht: met vermelding van het aantal ingezette uren door mensen uit de doelgroep
- Eventueel een verklaring van de leverancier: waarin staat hoeveel procent van de opdracht is uitgevoerd door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt
Bewaar alles geordend per opdracht. Opdrachtgevers kunnen vragen om deze stukken te overleggen, soms maanden na afloop van het evenement.
Telt de keuze van je evenementlocatie mee voor social return?
Ja, de keuze van je evenementlocatie kan zeker meetellen voor social return, maar alleen als de locatie aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzet bij de uitvoering van de dienstverlening. Een locatie met een officiële SROI-certificering voldoet aan die voorwaarde en is daarmee een SROI-partij als locatie die je kunt opvoeren in je rapportage.
Niet elke locatie die zichzelf duurzaam noemt, telt mee. Het gaat specifiek om de sociale component: zijn er medewerkers actief die anders moeilijk aan werk komen? En kan de locatie dat onderbouwen met documentatie? Als dat het geval is, telt de huurprijs van de locatie, en soms ook de cateringkosten als die via dezelfde partij lopen, mee als SROI-uitgave.
Voor organisaties die een SROI-partij inhuren als locatie, is dit een praktische manier om een deel van het SROI-percentage in te vullen zonder extra inspanning. Je boekt een locatie die je toch nodig hebt, en die boeking draagt tegelijk bij aan je sociale verplichtingen.
Hoe bereken je de social return waarde van een evenement?
De social return waarde van een evenement bereken je door alle uitgaven aan SROI-gekwalificeerde leveranciers bij elkaar op te tellen en dat bedrag te relateren aan de totale opdrachtwaarde. Het resulterende percentage geeft aan hoeveel van de opdracht is ingevuld via social return. Dat percentage vergelijk je vervolgens met de eis die in het contract staat.
Een eenvoudig rekenvoorbeeld:
- Totale opdrachtwaarde: 50.000 euro
- SROI-eis: 5%, dus 2.500 euro moet via social return worden ingevuld
- Locatiehuur bij gecertificeerde locatie: 3.000 euro
- Resultaat: je hebt 3.000 euro besteed aan een SROI-partij, wat 6% is van de opdrachtwaarde. Je voldoet ruimschoots aan de eis.
Sommige opdrachtgevers hanteren een andere berekeningsmethode, bijvoorbeeld op basis van ingezette uren of loonwaarde in plaats van totale uitgaven. Controleer altijd welke methode jouw opdrachtgever hanteert, zodat je niet achteraf voor verrassingen staat.
Wanneer moet je social return rapporteren aan je opdrachtgever?
Je rapporteert social return aan je opdrachtgever op het moment dat dit in het contract is afgesproken, wat vaak na afloop van de opdracht of op vaste momenten tijdens een langlopend contract is. Voor eenmalige evenementen is dat doorgaans binnen vier tot acht weken na het evenement, tenzij anders overeengekomen.
Vraag bij de start van de opdracht altijd naar het rapportageformat dat de opdrachtgever verwacht. Sommige overheden werken met een vast formulier of een online portal. Anderen accepteren een begeleidende e-mail met de relevante bijlagen. Als je dit vooraf weet, hoef je achteraf niet te zoeken naar ontbrekende documenten.
Wij bij KAS Meeting & Eventlocatie helpen organisaties actief bij het verzamelen van de juiste SROI-documentatie na afloop van een evenement. Als gecertificeerde locatie leveren we een SROI-verklaring mee die je direct kunt gebruiken in je rapportage aan de opdrachtgever. Wil je weten wat wij voor jouw evenement kunnen betekenen? Neem dan een kijkje op onze pagina over duurzaamheid en SROI of neem direct contact op.
Veelgestelde vragen
Kan een klein evenement ook bijdragen aan mijn SROI-verplichting, of geldt dat alleen voor grote opdrachten?
Ook kleine evenementen kunnen bijdragen aan je SROI-verplichting, zolang de opdracht onder een aanbesteding valt waaraan een SROI-eis is gekoppeld. Er is geen minimale omvang vereist. Zelfs een relatief bescheiden boeking bij een gecertificeerde locatie of cateraar telt mee, mits je de bijbehorende documentatie op orde hebt. Het gaat om het percentage van de opdrachtwaarde, niet om een absoluut minimumbedrag.
Wat als een leverancier geen officieel SROI-certificaat heeft, maar wel aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzet?
In dat geval is het aan jouw opdrachtgever om te beoordelen of de inzet toch als social return wordt geaccepteerd. Sommige opdrachtgevers hanteren een ruimere definitie en accepteren een gedetailleerde verklaring van de leverancier, inclusief urenstaten en doelgroepomschrijving, als voldoende bewijs. Het is verstandig dit vooraf te bespreken en schriftelijk te bevestigen, zodat je niet achteraf met afgekeurde documentatie zit.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het invullen van de SROI-verplichting voor evenementen?
De meest voorkomende fout is te laat beginnen met het verzamelen van documentatie: na afloop van het evenement zijn leveranciers soms moeilijker te bereiken of zijn urenstaten al niet meer beschikbaar. Een andere veelgemaakte fout is het opvoeren van leveranciers zonder te controleren of zij daadwerkelijk SROI-gekwalificeerd zijn, wat leidt tot afkeuringen bij de rapportage. Tot slot vergeten opdrachtnemers regelmatig te vragen welke berekeningsmethode de opdrachtgever hanteert, waardoor de rapportage niet aansluit bij de verwachtingen.
Mag ik dezelfde SROI-uitgaven opgeven voor meerdere opdrachten als ze in dezelfde periode plaatsvinden?
Nee, dat is in de meeste gevallen niet toegestaan. SROI-uitgaven zijn opdracht-specifiek en mogen doorgaans slechts eenmaal worden opgevoerd, gekoppeld aan de opdracht waarvoor ze zijn gemaakt. Als je meerdere opdrachten tegelijk uitvoert, dien je de kosten per opdracht afzonderlijk te administreren en toe te wijzen. Controleer de specifieke voorwaarden in elk contract, want sommige opdrachtgevers hebben hier eigen richtlijnen voor.
Hoe kom ik als eventorganisator in contact met betrouwbare SROI-gecertificeerde leveranciers?
Een goede startplek is het raadplegen van regionale sociale ondernemingsregisters of platforms zoals de Social Enterprise NL-gids, waar gecertificeerde partijen per regio en categorie vindbaar zijn. Veel aanbestedende diensten hebben ook een eigen leverancierslijst met goedgekeurde SROI-partijen die ze op aanvraag beschikbaar stellen. Daarnaast kunnen gecertificeerde locaties, zoals KAS Meeting & Eventlocatie, je vaak doorverwijzen naar andere betrouwbare partners in hun netwerk die eveneens aan de SROI-criteria voldoen.
Geldt de SROI-verplichting ook als ik als zzp'er of klein bureau evenementen organiseer in opdracht van een overheid?
Ja, de SROI-verplichting is gekoppeld aan de opdracht en niet aan de omvang van de opdrachtnemer. Als jij als zzp'er of klein bureau een overheidsopdracht uitvoert waaraan een SROI-eis is verbonden, ben jij verantwoordelijk voor het nakomen van die eis. In de praktijk betekent dit dat je bewust moet kiezen voor gecertificeerde leveranciers en de documentatie zorgvuldig moet bijhouden, ook al heb je geen aparte administratieve afdeling daarvoor.
Wat gebeurt er als ik niet aan de SROI-eis voldoe na afloop van het evenement?
Als je niet aan de SROI-eis voldoet, kan de opdrachtgever verschillende maatregelen treffen, afhankelijk van wat er in het contract is vastgelegd. Dit varieert van een formele waarschuwing of een verplicht verbeterplan tot financiële consequenties zoals een boete of inhouding op de betaling. In sommige gevallen telt het niet naleven van SROI-verplichtingen mee als negatieve referentie bij toekomstige aanbestedingen. Het is daarom altijd beter om vroegtijdig in gesprek te gaan met de opdrachtgever als je voorziet dat je de eis niet volledig gaat halen.
