Steeds meer organisaties kiezen voor een duurzaam zakelijk evenement omdat het aansluit bij hun eigen waarden, voldoet aan inkoopverplichtingen en een positieve indruk achterlaat bij deelnemers. Een duurzaam evenement is niet alleen beter voor het milieu, het is ook een slimme zakelijke keuze. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over duurzame evenementen organiseren, van wat het precies inhoudt tot hoe je de juiste locatie kiest.
Wat maakt een zakelijk evenement écht duurzaam?
Een zakelijk evenement is écht duurzaam als het bewuste keuzes maakt op drie vlakken: milieu, sociaal en economisch. Dat betekent niet alleen minder afval of biologische catering, maar ook aandacht voor wie er betrokken is bij de uitvoering, hoe deelnemers reizen, en of de locatie zelf duurzaam is gebouwd en beheerd.
Concrete elementen die een evenement duurzamer maken zijn onder andere:
- Een locatie met aantoonbaar groene operaties, zoals een energiezuinig gebouw of groene gevel
- Catering met seizoensgebonden en plantaardige opties, bij voorkeur van lokale leveranciers
- Digitale communicatie in plaats van gedrukte materialen
- Reisadvies voor openbaar vervoer en centrale bereikbaarheid voor deelnemers
- Samenwerking met leveranciers die sociale werkgelegenheid ondersteunen
Het verschil tussen een evenement dat zich duurzaam noemt en een evenement dat het ook is, zit in de details. Duurzaamheid moet ingebed zijn in de keuzes die je maakt, niet alleen in de communicatie eromheen. Een duurzame eventlocatie kiezen is daarin een van de meest directe stappen die je kunt zetten.
Welke voordelen levert een duurzaam evenement op voor organisaties?
Een duurzaam evenement organiseren levert organisaties concrete voordelen op: het versterkt je merkimago, helpt je voldoen aan inkoopverplichtingen, en maakt het makkelijker om duurzaamheid aantoonbaar te maken in rapportages. Bovendien trekt een groen evenement deelnemers aan die bewuste keuzes waarderen.
Voor organisaties die werken met overheidsopdrachtgevers of zelf onderdeel zijn van de publieke sector, is de zakelijke kant extra relevant. Duurzame evenementen helpen bij MVO-rapportages en sociale jaarverslagen. Ze bieden bewijs dat je als organisatie niet alleen praat over verantwoordelijkheid, maar er ook naar handelt.
Praktische voordelen op een rij:
- Betere aansluiting bij de waarden van je organisatie en die van je stakeholders
- Voldoen aan SROI- of duurzaamheidseisen van opdrachtgevers
- Positieve bijdrage aan je reputatie als werkgever en partner
- Minder verspilling en daarmee soms ook lagere kosten
- Hogere betrokkenheid van deelnemers die de intentie herkennen en waarderen
Wanneer is een SROI-gecertificeerde locatie verplicht?
Een SROI-gecertificeerde locatie is verplicht wanneer je organisatie werkt met overheidsopdrachten waarbij Social Return on Investment als inkoopeis is opgenomen. Dit geldt voor ministeries, gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties zoals RVO en Rijkswaterstaat, maar ook voor bedrijven die als leverancier aan de overheid werken en hun SROI-percentage moeten aantonen.
SROI staat voor Social Return on Investment en houdt in dat een percentage van de opdracht wordt ingezet voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Als een locatie of leverancier een SROI-certificering heeft, telt de samenwerking mee in jouw SROI-verantwoording. Dat maakt de keuze voor zo’n locatie niet alleen ethisch verantwoord, maar ook strategisch slim.
Voor eventmanagers en inkopers bij overheidsorganisaties is dit een praktisch selectiecriterium. Een locatie zonder SROI-certificering telt simpelweg niet mee, hoe mooi of goed georganiseerd die ook is. Controleer bij het selecteren van een locatie altijd of de SROI-certificering actueel en aantoonbaar is.
Hoe kies je een locatie die past bij een duurzaam bedrijfsevenement?
Een locatie die past bij een duurzaam bedrijfsevenement combineert aantoonbaar groene operaties met een centrale ligging, goede bereikbaarheid per openbaar vervoer, en een leverancier die zelf ook maatschappelijk verantwoord onderneemt. Let bij je keuze op concrete certificeringen, niet alleen op marketingtaal over duurzaamheid.
Waar je op let bij het kiezen van een duurzame evenementenlocatie:
- Certificeringen: Heeft de locatie een SROI-certificering of een erkend duurzaamheidskeurmerk?
- Bereikbaarheid: Kunnen deelnemers er makkelijk met het openbaar vervoer komen?
- Catering: Werkt de locatie met duurzame cateringopties?
- Gebouw en inrichting: Is het gebouw energiezuinig of circulair ingericht?
- Ontzorging: Neemt de locatie de organisatie van je over, zodat jij je kunt focussen op de inhoud?
Een locatie die actief meedenkt over jouw programma en de duurzaamheid van het evenement als geheel, voegt meer waarde toe dan een locatie die alleen een ruimte verhuurt. Vraag bij je oriëntatie altijd hoe de locatie omgaat met afval, energie en sociale werkgelegenheid.
Wat is het verschil tussen een hybride en een volledig fysiek duurzaam evenement?
Het verschil tussen een hybride en een volledig fysiek duurzaam evenement zit in hoe deelnemers deelnemen: bij een hybride evenement is een deel aanwezig en een deel online, bij een fysiek evenement is iedereen ter plaatse. Vanuit duurzaamheidsperspectief kan een hybride opzet de reisbewegingen en daarmee de CO2-uitstoot aanzienlijk verlagen.
Een hybride evenement is niet automatisch duurzamer. De technische uitvoering vraagt om extra apparatuur en energie, en als de online ervaring niet goed is, haken deelnemers af. Maar voor organisaties met deelnemers verspreid over het land of internationaal, is hybride wel degelijk een duurzamere keuze dan iedereen fysiek laten reizen.
Een volledig fysiek evenement op een centrale, goed bereikbare locatie kan ook een bewuste duurzame keuze zijn, zeker als de locatie zelf aantoonbaar groen is en deelnemers per trein kunnen komen. De meest duurzame keuze hangt af van je doelgroep, het doel van het evenement en de afstanden die deelnemers moeten overbruggen.
Hoe laat je de duurzaamheid van een evenement zien aan deelnemers?
Je laat de duurzaamheid van een evenement zien aan deelnemers door concrete keuzes zichtbaar te maken, niet door algemene claims te doen. Communiceer welke locatie je hebt gekozen en waarom, welke cateringkeuzes er zijn gemaakt, en hoe deelnemers het beste kunnen reizen. Transparantie werkt beter dan mooie woorden.
Praktische manieren om duurzaamheid zichtbaar te maken:
- Vermeld in de uitnodiging dat de locatie SROI-gecertificeerd is en wat dat betekent
- Geef reisadvies per openbaar vervoer als standaard, met de auto als alternatief
- Licht op de dag zelf toe welke duurzame keuzes zijn gemaakt in de catering en opzet
- Gebruik digitale programmaboekjes in plaats van gedrukte versies
- Deel na afloop een korte terugkoppeling over de duurzame impact van het evenement
Deelnemers waarderen het als een organisatie haar keuzes uitlegt. Het maakt het evenement geloofwaardiger en versterkt het verhaal dat je als organisatie wilt vertellen. Duurzaamheid is geen decoratie, het is een houding die je kunt laten zien in elke beslissing die je neemt.
Bij KAS Meeting & Eventlocatie in Woerden combineren we SROI-certificering, een duurzaam gebouw en volledige ontzorging in één pakket. Wil je weten of we passen bij jouw volgende evenement? Neem gerust contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met het plannen van een duurzaam evenement als ik er nog geen ervaring mee heb?
Begin met het stellen van drie concrete vragen: Welke duurzame waarden wil ik uitstralen? Welke eisen stelt mijn opdrachtgever (zoals SROI)? En welke locatie past daarbij? Kies vervolgens een locatie die de ontzorging op zich neemt en al beschikt over relevante certificeringen, zodat je niet alles zelf hoeft uit te zoeken. Een goede locatiepartner helpt je stap voor stap en denkt mee over programma, catering en communicatie.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het organiseren van een duurzaam evenement?
De grootste fout is duurzaamheid behandelen als een marketinglaagje in plaats van als een leidend principe in je besluitvorming. Denk aan het kiezen van een 'groene' locatie, maar vervolgens alles drukken op papier of geen reisadvies per OV geven. Een andere veelgemaakte fout is het niet controleren of certificeringen zoals SROI actueel zijn — een verlopen certificering telt niet mee in je verantwoording. Zorg dat duurzaamheid terugkomt in élke keuze, van locatie tot catering tot communicatie.
Kan een duurzaam evenement ook kostenefficiënt zijn, of is het altijd duurder?
Een duurzaam evenement hoeft niet duurder te zijn en kan op bepaalde vlakken zelfs kosten besparen. Digitale uitnodigingen en programmaboekjes elimineren drukkosten, seizoensgebonden catering is vaak goedkoper dan exotische ingrediënten, en minder verspilling betekent minder restafval. Bovendien kan een locatie die volledige ontzorging biedt de coördinatiekosten verlagen doordat je minder externe leveranciers hoeft in te schakelen.
Hoe weet ik of een locatie echt duurzaam is, of alleen maar groene marketingtaal gebruikt?
Vraag altijd naar aantoonbare certificeringen, zoals een SROI-certificaat, een energielabel of een erkend duurzaamheidskeurmerk, en controleer of deze actueel zijn. Stel daarnaast gerichte vragen over hoe de locatie omgaat met energieverbruik, afvalscheiding, sociale werkgelegenheid en de herkomst van cateringproducten. Een locatie die het serieus neemt, kan deze vragen concreet en transparant beantwoorden — zonder vage claims.
Telt de samenwerking met een SROI-gecertificeerde locatie automatisch mee in mijn eigen SROI-verantwoording?
In veel gevallen wel, maar dit is afhankelijk van de specifieke eisen in jouw inkoopcontract of opdracht. Vraag de locatie om een actueel SROI-certificaat en vraag na of en hoe de samenwerking gedocumenteerd kan worden voor jouw rapportage. Sommige opdrachtgevers vragen om een specifieke berekening of verklaring — een gecertificeerde locatie kan je hierbij vaak ondersteunen met de juiste documentatie.
Hoe motiveer ik deelnemers om met het openbaar vervoer te komen in plaats van de auto?
Maak het zo makkelijk mogelijk door in de uitnodiging standaard reisadvies per OV op te nemen, inclusief de dichtstbijzijnde treinstation en looptijd of pendelmogelijkheid. Vermeld bewust waarom je voor OV kiest — deelnemers die de intentie begrijpen, zijn eerder geneigd mee te doen. Kies daarnaast een locatie die centraal gelegen en goed bereikbaar is per trein, zodat OV ook daadwerkelijk een praktische optie is.
Hoe meet ik de duurzame impact van mijn evenement achteraf?
Begin met het bijhouden van concrete cijfers: het aantal deelnemers dat per OV reisde, de hoeveelheid voedselverspilling, het energieverbruik van de locatie en de CO2-uitstoot van reisbewegingen. Veel duurzame locaties kunnen je voorzien van data over hun eigen operaties, zoals energieverbruik en afvalverwerking. Deel deze cijfers na afloop in een korte impactrapportage met deelnemers en stakeholders — dit versterkt je geloofwaardigheid en biedt een meetpunt voor volgende evenementen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe organiseer je een duurzaam zakelijk evenement?
- Hoe organiseer je een inspirerende training op een duurzame externe locatie?
- Hoe kies je een professionele en duurzame eventlocatie voor een besloten bijeenkomst?
- Hoe verras ik eventdeelnemers met een onverwachte locatiekeuze?
- Hoe vergelijk ik duurzame evenementenlocaties?
- Welke duurzame eventlocatie is het best bereikbaar vanuit de regio Utrecht?
- Hoe krijg ik intern draagvlak voor een duurzamer evenementenbeleid?
- Wat zijn de grootste duurzaamheidsuitdagingen bij het organiseren van een congres?
- Welke vragen moet ik stellen aan een locatie om duurzaamheid te toetsen?
- Wat is een duurzame en centrale eventlocatie in de regio Midden-Nederland?
