De CO2-uitstoot van een event verminderen doe je door slim te kiezen op drie gebieden: de locatie zelf, hoe deelnemers er naartoe komen, en of fysieke aanwezigheid überhaupt nodig is. De locatiekeuze is daarin een van de meest bepalende factoren, omdat ze zowel de reisafstand van deelnemers als het energieverbruik op locatie direct beïnvloedt. Hieronder vind je concrete antwoorden op de meest gestelde vragen over duurzame eventlocaties en wat je zelf kunt doen om de voetafdruk van je volgende zakelijke event te verkleinen.
Welk aandeel heeft de locatiekeuze in de CO2-voetafdruk van een event?
De locatiekeuze bepaalt een groot deel van de totale CO2-uitstoot van een event, omdat ze twee grote emissiebronnen tegelijk beïnvloedt: het reisgedrag van deelnemers en het energieverbruik van de locatie zelf. Reisemissies zijn bij de meeste zakelijke events verantwoordelijk voor het grootste aandeel van de totale voetafdruk, soms meer dan twee derde van het totaal.
Waar je event plaatsvindt, bepaalt hoe ver mensen moeten reizen en of ze dat per auto, trein of vliegtuig doen. Een locatie die centraal ligt ten opzichte van de thuisadressen van deelnemers en goed bereikbaar is per openbaar vervoer, verlaagt de reisemissies aanzienlijk. Daarnaast speelt het gebouw zelf een rol: hoe wordt het verwarmd en gekoeld, welke energie wordt er gebruikt, en hoe gaat de locatie om met voedsel, afval en materialen?
Een duurzame eventlocatie scoort op beide fronten. Dat betekent: centrale ligging, goede OV-verbindingen, een energiezuinig gebouw, en een cateringsaanbod dat rekening houdt met de herkomst en het type voedsel. Al die keuzes samen bepalen of jouw event een kleine of grote ecologische voetafdruk heeft.
Hoe weet je of een eventlocatie echt duurzaam is?
Een locatie is echt duurzaam als ze dat kan aantonen met concrete maatregelen en erkende certificeringen, niet alleen met mooie woorden op de website. Kijk naar zaken als energiebronnen, afvalbeleid, cateringkeuzes, en sociale duurzaamheid. Certificeringen zoals PSO (Prestatieladder Socialer Ondernemen) of een SROI-kwalificatie geven aan dat de locatie ook op sociaal vlak verantwoord onderneemt.
Praktische signalen dat een locatie duurzaamheid serieus neemt:
- Gebruik van hernieuwbare energie of een energiezuinig gebouwontwerp
- Een cateringsaanbod met lokale, seizoensgebonden of plantaardige opties
- Actief afvalscheidingsbeleid en beperking van wegwerpmateriaal
- Aanwezigheid van elektrische laadpalen voor bezoekers
- Aantoonbare sociale duurzaamheid, zoals PSO-certificering of inzet van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt
- Transparantie over wat ze meten en hoe ze verbeteren
Groenwassen is helaas gangbaar in de eventsector. Vraag daarom altijd om bewijs, niet om beloftes. Een locatie die haar duurzaamheid serieus neemt, kan je concrete antwoorden geven op concrete vragen.
Hoe verminder je reisemissies door slim te kiezen op locatie?
Reisemissies verlaag je het meest effectief door een locatie te kiezen die centraal ligt ten opzichte van waar je deelnemers vandaan komen, en die goed bereikbaar is per trein of fiets. Hoe minder kilometers er gereden worden, en hoe meer mensen kiezen voor het OV, hoe lager de totale uitstoot van je event.
Concrete stappen die je kunt zetten bij de locatiekeuze:
- Kies centraal: Een locatie in het hart van Nederland, zoals de A12-corridor, is voor deelnemers uit Amsterdam, Den Haag en Rotterdam allemaal op redelijke afstand bereikbaar.
- Controleer de treinverbindingen: Is er een station op loopafstand? Directe verbindingen naar de grote steden verlagen de drempel om de auto thuis te laten.
- Communiceer actief over OV: Stuur deelnemers vooraf een routebeschrijving per trein en vermeld de reistijd. Veel mensen kiezen standaard de auto als ze geen alternatief aangeboden krijgen.
- Bied laadmogelijkheden voor elektrische auto’s: Voor wie toch rijdt, is een laadpaal op locatie een relevante faciliteit.
- Overweeg de thuislocaties van deelnemers: Als driekwart van je deelnemers in de Randstad woont, kies dan geen locatie in Groningen of Zeeland.
Wanneer is een hybride of livestream event de duurzamere keuze?
Een hybride of volledig online event is duurzamer dan een fysiek event wanneer een significant deel van de deelnemers ver moet reizen, of wanneer de inhoud zich leent voor digitale deelname zonder dat dat ten koste gaat van de kwaliteit. Reizen is de grootste emissiebron bij zakelijke events, dus minder reizen betekent direct minder uitstoot.
Dat gezegd hebbende: een hybride event is niet automatisch een groenere keuze. Het vereist goede technische infrastructuur, en een slecht uitgevoerd hybride event leidt tot frustratie bij online deelnemers zonder dat de CO2-besparing opweegt tegen het verlies aan effectiviteit. De kwaliteit van de techniek bepaalt of hybride werkt.
Hybride of online is een serieuze overweging als:
- Deelnemers uit het buitenland of verre regio’s aanwezig moeten zijn
- Het programma zich leent voor digitale interactie (lezingen, panels, webinars)
- Je een groot bereik wilt zonder dat iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn
- Je de CO2-uitstoot van je event wilt rapporteren en verlagen voor MVO-doeleinden
Fysieke aanwezigheid blijft waardevol voor events waarbij verbinding, samenwerking of vertrouwen centraal staan. Denk aan strategische sessies, trainingen met werkvormen, of netwerkevenementen. In die gevallen is een goed gekozen fysieke locatie de betere keuze boven een volledig digitale oplossing.
Wat is SROI en waarom is het relevant voor duurzame eventinkoop?
SROI staat voor Social Return on Investment en is een methode om de sociale waarde van een investering of inkoop te meten. In de context van eventinkoop betekent het dat een leverancier, zoals een eventlocatie, aantoonbaar bijdraagt aan sociale doelstellingen, bijvoorbeeld door mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen. Voor overheidsorganisaties en semi-publieke instellingen is SROI steeds vaker een vereiste bij aanbestedingen.
Praktisch gezegd: als jouw organisatie een aanbestedingsverplichting heeft rondom sociale inkoop, dan telt een SROI-gekwalificeerde eventlocatie mee als bewijs dat je die verplichting nakomt. Dat maakt de locatiekeuze niet alleen een duurzame beslissing, maar ook een strategisch slimme.
Voor organisaties zonder formele aanbestedingsplicht is SROI alsnog relevant. Het geeft aan dat een leverancier serieus is over maatschappelijke verantwoordelijkheid, en het helpt bij MVO-rapportages en duurzaamheidsverslagen. Als je als organisatie wilt aantonen dat je bewuste keuzes maakt, is werken met SROI-gekwalificeerde partners een concrete manier om dat te onderbouwen.
Welke vragen moet je stellen aan een locatie voor je boekt?
Stel bij het beoordelen van een duurzame evenementenlocatie altijd concrete vragen over bewijs en beleid, niet over intenties. De antwoorden vertellen je of een locatie haar duurzaamheidsclaims kan waarmaken, of dat het bij marketingtaal blijft.
Dit zijn de vragen die je moet stellen:
- Welke certificeringen heeft de locatie op het gebied van duurzaamheid of sociale verantwoordelijkheid? Denk aan PSO, SROI, of milieukeurmerken.
- Hoe wordt het gebouw verwarmd en gekoeld, en welke energiebron wordt gebruikt?
- Wat is het cateringsbeleid? Zijn er lokale, seizoensgebonden of plantaardige opties beschikbaar?
- Hoe gaat de locatie om met afval tijdens en na het event?
- Is de locatie bereikbaar per openbaar vervoer, en hoe ver is het dichtstbijzijnde station?
- Zijn er elektrische laadpalen beschikbaar voor bezoekers?
- Kan de locatie ondersteuning bieden bij het meten of rapporteren van de CO2-uitstoot van het event?
- Heeft de locatie ervaring met hybride events, en welke technische faciliteiten zijn beschikbaar?
Een locatie die moeite heeft met deze vragen, of die antwoorden geeft die vaag blijven, geeft je daarmee al een antwoord. Een echt duurzame evenementenlocatie kan je op al deze punten concreet informeren.
Bij KAS in Woerden combineren we aantoonbare duurzaamheid met volledige ontzorging. We zijn PSO trede 3 gecertificeerd en SROI-gekwalificeerd, wat ons een strategische keuze maakt voor organisaties met sociale inkoopverplichtingen. Station Woerden ligt op 12 minuten lopen, met directe treinverbindingen naar Amsterdam, Den Haag en Rotterdam. En voor wie rijdt: gratis parkeren met elektrische laadpalen. Wil je weten hoe we jouw duurzame zakelijke event kunnen ondersteunen? Neem contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken ik de CO2-uitstoot van mijn event?
Je kunt de CO2-uitstoot van een event berekenen door de drie grootste emissiebronnen in kaart te brengen: reisgedrag van deelnemers, energieverbruik op locatie, en catering. Voor reisemissies gebruik je het aantal kilometers per vervoerstype (auto, trein, vliegtuig) vermenigvuldigd met de bijbehorende emissiefactoren van tools zoals de CO2-calculator van Milieu Centraal of de DEFRA-emissiefactoren. Sommige eventlocaties, waaronder KAS in Woerden, kunnen je ondersteunen bij het meten en rapporteren van de uitstoot, wat het proces aanzienlijk vereenvoudigt.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het organiseren van een 'groen' event?
De grootste valkuil is focussen op zichtbare, kleine maatregelen — zoals herbruikbare bekers of geen plastic rietjes — terwijl de reisemissies, veruit de grootste emissiebron, volledig buiten beschouwing blijven. Een tweede veelgemaakte fout is vertrouwen op de duurzaamheidsclaims van een locatie zonder om bewijs te vragen, ook wel greenwashing genoemd. Zorg dat je altijd certificeringen en concrete data opvraagt, en begin je duurzaamheidsaanpak bij de grote beslissingen: locatie, bereikbaarheid en format.
Hoe overtuig ik mijn organisatie of opdrachtgever om te kiezen voor een duurzamere eventlocatie?
Maak de businesscase concreet: duurzame locatiekeuzes zijn steeds vaker ook strategisch relevant, zeker voor organisaties met MVO-rapportageverplichtingen of sociale inkoopvereisten bij aanbestedingen. Een SROI-gekwalificeerde of PSO-gecertificeerde locatie helpt je organisatie aantoonbaar te voldoen aan die verplichtingen, wat de keuze niet alleen ethisch, maar ook zakelijk verdedigbaar maakt. Ondersteun je voorstel met cijfers over potentiële CO2-besparing en wijs op de reputatievoordelen van aantoonbaar duurzaam inkopen.
Maakt het uit hoe groot mijn event is? Gelden deze tips ook voor kleine bijeenkomsten?
Ja, de principes gelden ongeacht de schaal van je event, maar de prioriteiten kunnen verschuiven. Bij een kleine bijeenkomst van tien mensen is de locatiekeuze relatief nog belangrijker, omdat er minder andere factoren zijn om op te sturen. Juist bij kleinere events loont het om kritisch te kijken of een fysieke bijeenkomst nodig is, en of een centrale locatie met goede OV-verbindingen de reisemissies per deelnemer significant kan verlagen.
Wat als de meest duurzame locatie niet binnen ons budget past?
Duurzaamheid en budget hoeven niet te botsen: een centrale locatie met goede OV-bereikbaarheid bespaart deelnemers reiskosten en parkeergeld, wat de totale kosten van het event voor de organisatie of deelnemers kan drukken. Vergelijk locaties niet alleen op huurprijs, maar ook op wat er inbegrepen is, zoals catering, techniek en facilitaire ondersteuning. Soms biedt een duurzame locatie meer all-in, waardoor de totaalprijs gunstiger uitvalt dan een goedkopere locatie met veel extra kosten.
Hoe stimuleer ik deelnemers om daadwerkelijk met het openbaar vervoer te komen?
Communicatie is hierin doorslaggevend: stuur deelnemers voorafgaand aan het event een concrete routebeschrijving per trein, inclusief reistijd en aankomsttips, in plaats van alleen een adres. Overweeg om OV-reiskosten te vergoeden of een NS-businesscard aan te bieden, en vermeld expliciet dat er geen of beperkt parkeren beschikbaar is. Gedragsonderzoek toont aan dat mensen vaker voor de trein kiezen als het alternatief actief wordt aangeboden en de drempel om te plannen wordt weggenomen.
Kan ik de resterende CO2-uitstoot van mijn event compenseren, en is dat zinvol?
Compensatie via erkende CO2-projecten — zoals herbebossing of schone energieprojecten met een Gold Standard- of VCS-certificering — kan een zinvolle aanvulling zijn op je duurzaamheidsstrategie, maar vervangt reductie nooit. De volgorde die experts aanbevelen is: eerst vermijden, dan verminderen, dan pas compenseren. Gebruik compensatie dus als sluitstuk voor de uitstoot die je na alle inspanningen niet verder kunt reduceren, en wees transparant over die aanpak in je MVO-rapportage.
Gerelateerde artikelen
- Hoe organiseer ik een duurzaam evenement van A tot Z?
- Wat zijn de drie treden van het PSO-certificaat en wat betekenen ze?
- Hoe begin ik met het verduurzamen van onze bedrijfsevenementen?
- Hoe laat ik zien dat ons bedrijf duurzaamheid serieus neemt via de keuze van een evenement?
- Hoe overtuig je management om te kiezen voor een duurzame eventlocatie?
- Welke duurzame eventlocaties zijn er in de buurt van De Bilt?
- Zijn er duurzame eventlocaties in Utrecht met voldoende capaciteit voor 50+ personen?
- Hoe maak ik een congresprogramma inspirerend én duurzaam?
- Hoe laat je als duurzaam bedrijf je waarden terugkomen in de keuzes die je maakt?
- Wat zijn de voordelen van vegetarische catering bij een zakelijk evenement?
- Wat voor catering past bij een duurzaam evenement?
- Hoe draagt het huren van een PSO-locatie bij aan de SROI van een organisatie?
- Hoe organiseer je een inspirerende training op een duurzame externe locatie?
- Hoe kies je een professionele en duurzame eventlocatie voor een besloten bijeenkomst?
- Welke vragen moet ik stellen aan een locatie om duurzaamheid te toetsen?
