Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat je bij het inkopen van producten of diensten niet alleen let op prijs en kwaliteit, maar ook op sociale en milieucriteria. Voor eventlocaties betekent dit concreet dat je als overheidsorganisatie of bedrijf met MVO-verplichtingen mag eisen dat een locatie aantoonbaar duurzaam opereert en bijdraagt aan sociale doelen, zoals werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over MVI, SROI en duurzame inkoop bij eventlocaties.
Welke verplichtingen gelden er voor overheidsorganisaties bij het boeken van een eventlocatie?
Overheidsorganisaties zijn verplicht om bij inkoop rekening te houden met duurzaamheids- en sociale criteria op basis van de Aanbestedingswet 2012 en het rijksbeleid voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Dit geldt ook bij het boeken van een eventlocatie, zeker wanneer de opdracht boven de aanbestedingsdrempel uitkomt. Organisaties moeten dan aantoonbaar milieu- en sociale criteria meewegen in hun selectie.
In de praktijk betekent dit dat je als inkoper niet zomaar de goedkoopste of meest bekende locatie kiest. Je bent verplicht om te documenteren waarom een locatie voldoet aan de gestelde duurzaamheidseisen. Denk aan CO2-reductie, circulair gebruik van materialen en sociale werkgelegenheid. Bij grotere opdrachten moet je dit aantoonbaar meenemen in het inkoopproces.
Voor ministeries, provincies, gemeenten en uitvoeringsorganisaties zoals RVO en Rijkswaterstaat geldt bovendien dat zij steeds vaker SROI-verplichtingen opnemen in contracten. Dit houdt in dat een deel van de opdrachtwaarde wordt besteed aan het creëren van sociale waarde, bijvoorbeeld door te werken met leveranciers die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst hebben.
Wat is het verschil tussen MVI, MVO en SROI bij inkoop?
MVI staat voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en is het inkoopbeleid waarbij overheid en bedrijven sociale en milieucriteria meenemen in hun inkoopbeslissingen. MVO staat voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en beschrijft hoe een organisatie zelf opereert op het gebied van mensen, milieu en maatschappij. SROI, Social Return on Investment, is een specifieke methode om de sociale waarde van een opdracht meetbaar te maken en terug te laten vloeien naar de samenleving.
In eenvoudige woorden: MVO is wat een leverancier doet, MVI is wat jij als opdrachtgever eist en SROI is de meetlat waarmee je de sociale impact van een opdracht kwantificeert. Bij het boeken van een eventlocatie kun je als inkoper MVI toepassen door te eisen dat de locatie MVO-beleid heeft en SROI-doelstellingen nakomt.
Het verschil is ook zichtbaar in de rapportage. MVO-verslaglegging is breed en omvat het hele bedrijf. SROI-rapportage is specifiek gericht op de sociale waarde die is gecreëerd binnen een bepaalde opdracht of contractperiode. Voor overheidsinkoop is SROI daarmee het meest concrete instrument om naleving aan te tonen.
Hoe bewijs je SROI-naleving bij het inhuren van een eventlocatie?
SROI-naleving bij het inhuren van een eventlocatie bewijs je door te werken met een gecertificeerde leverancier die aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzet, en door dit vast te leggen in een SROI-plan dat is goedgekeurd door de opdrachtgever. De locatie levert vervolgens bewijsstukken aan, zoals loonstroken, arbeidsovereenkomsten of voortgangsrapportages.
Concreet verloopt dit proces in drie stappen:
- Afspraken vastleggen: In het contract of de opdrachtbevestiging leg je vast welk percentage van de opdrachtwaarde wordt ingezet als social return, en op welke manier dat wordt ingevuld.
- Uitvoering monitoren: Tijdens de looptijd van de opdracht documenteert de locatie wie er werkt, hoeveel uren worden gemaakt door mensen uit de doelgroep en welke begeleiding zij ontvangen.
- Verantwoording afleggen: Na afloop levert de locatie een SROI-rapportage aan die je kunt gebruiken voor je interne MVO-verslaglegging of aanbestedingsdossier.
Een eventlocatie met een officiële SROI-certificering maakt dit proces aanzienlijk eenvoudiger, omdat de structuur voor rapportage al is ingericht. Je hoeft dan niet zelf het wiel uit te vinden.
Welke duurzaamheidscriteria mag je meewegen bij de keuze van een vergaderlocatie?
Bij de keuze van een duurzame evenementenlocatie mag je meerdere milieu- en sociale criteria meewegen, zolang ze aantoonbaar relevant zijn voor de opdracht en objectief beoordeeld kunnen worden. Gangbare criteria zijn energieverbruik, afvalbeleid, CO2-voetafdruk, duurzame catering, bereikbaarheid per openbaar vervoer en sociale werkgelegenheid.
Meer specifiek kun je bij een offerteaanvraag voor een eventlocatie de volgende duurzaamheidscriteria opnemen:
- Energielabel of gebruik van hernieuwbare energie
- Beleid rond voedselverspilling en lokale inkoop van catering
- Beschikbaarheid van vegetarische of plantaardige maaltijden
- Afvalscheiding en gebruik van circulaire materialen
- Nabijheid van een treinstation of andere OV-verbindingen
- SROI-certificering of aantoonbare inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt
- Keurmerken zoals Milieukeur of Green Key
Belangrijk is dat je alleen criteria opneemt die proportioneel zijn aan de opdracht. Een kleine vergadering van tien personen vraagt om een andere weging dan een meerdaags congres voor honderd deelnemers.
Wanneer is een eventlocatie een aanbestedingsplichtige opdracht?
Het inhuren van een eventlocatie is een aanbestedingsplichtige opdracht wanneer de totale opdrachtwaarde boven de Europese of nationale drempelwaarden uitkomt die gelden voor diensten. Voor centrale overheidsorganisaties ligt de Europese drempelwaarde voor diensten in 2026 op ongeveer 143.000 euro. Voor decentrale overheden geldt een hogere drempel van circa 221.000 euro.
Let op: het gaat om de totale waarde van de opdracht, inclusief catering, techniek en andere bijkomende diensten. Als je meerdere evenementen bij dezelfde locatie boekt binnen een jaar, tel je die waarden bij elkaar op. Kom je boven de drempel uit, dan ben je verplicht aan te besteden volgens de Aanbestedingswet.
Onder de drempelwaarden ben je niet verplicht Europees aan te besteden, maar gelden nog steeds de beginselen van transparantie, gelijke behandeling en non-discriminatie. Dit betekent dat je ook bij kleinere opdrachten meerdere offertes moet opvragen en je keuze moet kunnen onderbouwen, ook op duurzaamheidscriteria.
Hoe pas je MVI-criteria toe in een offerteaanvraag voor een eventlocatie?
MVI-criteria pas je toe in een offerteaanvraag voor een eventlocatie door ze op te nemen als minimumeisen of als gunningscriteria. Minimumeisen zijn harde voorwaarden waaraan een locatie moet voldoen om überhaupt in aanmerking te komen. Gunningscriteria bepalen mede de eindscore van een aanbieding, naast prijs.
In de praktijk werkt dit als volgt. Je stelt in je offerteaanvraag vast welke duurzaamheidseisen je stelt, hoe je die beoordeelt en welk gewicht je eraan geeft ten opzichte van de prijs. Een veelgebruikte verdeling is 70% prijs en 30% kwaliteit en duurzaamheid, maar dit mag je zelf bepalen op basis van de opdracht.
Concrete voorbeelden van MVI-criteria die je kunt opnemen:
- Als minimumeis: de locatie beschikt over een SROI-certificering of gelijkwaardige verklaring van sociale werkgelegenheid.
- Als gunningscriterium: de locatie beschrijft in een plan van aanpak hoe zij duurzame catering, energiebesparing en afvalreductie borgt tijdens het evenement.
- Als uitvoeringseis: de locatie levert na afloop een SROI-verantwoording aan die aansluit bij de rapportageverplichtingen van de opdrachtgever.
Wij bij KAS Meeting & Eventlocatie zijn SROI-gecertificeerd en werken actief met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat maakt ons een gekwalificeerde leverancier voor overheidsorganisaties en bedrijven die hun sociale inkoopverplichtingen aantoonbaar willen nakomen. Wil je weten hoe wij jouw offertetraject kunnen ondersteunen of meer lezen over onze aanpak? Bekijk dan onze duurzaamheidspagina of neem direct contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Kan een kleine organisatie of mkb-bedrijf ook MVI-criteria toepassen bij het boeken van een eventlocatie?
Ja, MVI is niet voorbehouden aan overheidsorganisaties. Ook mkb-bedrijven met MVO-ambities of opdrachtgevers die zelf duurzaamheidsdoelstellingen hanteren kunnen MVI-criteria meewegen bij de locatiekeuze. Hoewel je als privaat bedrijf niet wettelijk verplicht bent te voldoen aan de Aanbestedingswet, helpt het toepassen van MVI-criteria je eigen MVO-verslaglegging te versterken en aantoonbaar maatschappelijke waarde te creëren. Bovendien verwachten steeds meer stakeholders, investeerders en klanten dat bedrijven ook in hun inkoopketen duurzame keuzes maken.
Wat als een eventlocatie geen SROI-certificering heeft — kan ik die locatie dan toch kiezen?
Een SROI-certificering is niet altijd een wettelijke verplichting, maar het maakt aantoonbaarheid voor jou als inkoper aanzienlijk eenvoudiger. Als een locatie geen certificering heeft, kun je in principe nog steeds met haar werken, mits zij op andere wijze kan aantonen dat zij sociale werkgelegenheid creëert en bereid is een SROI-plan op te stellen en verantwoording af te leggen. Let er wel op dat je als overheidsinkoper de naleving dan zelf strikter moet monitoren en documenteren, wat extra administratieve last met zich meebrengt. Een gecertificeerde locatie neemt die last grotendeels van je over.
Hoe zwaar weegt de locatiekeuze mee in mijn totale MVO-rapportage?
De weging hangt af van de omvang en frequentie van je evenementen en het totale inkoopvolume van je organisatie. Voor organisaties die regelmatig grote evenementen organiseren, kan de locatiekeuze een significante bijdrage leveren aan de sociale en milieuprestaties in de MVO-rapportage. Denk aan CO2-uitstoot, afvalreductie en social return als concrete meetbare indicatoren. Het is verstandig om je eventinkoop expliciet op te nemen als categorie in je MVI-inkoopplan, zodat de impact zichtbaar en stuurbaar wordt.
Welke veelgemaakte fouten maken inkopers bij het meewegen van duurzaamheidscriteria voor eventlocaties?
Een veelgemaakte fout is het opnemen van te vage of niet-meetbare duurzaamheidscriteria, zoals 'de locatie moet duurzaam zijn', zonder te specificeren wat dat betekent en hoe het wordt beoordeeld. Dit maakt objectieve vergelijking tussen aanbieders onmogelijk en verzwakt je aanbestedingsdossier. Een andere veelvoorkomende fout is het niet proportioneel toepassen van criteria: zware rapportageverplichtingen opleggen aan een locatie voor een kleine bijeenkomst is onevenredig. Zorg altijd dat je criteria specifiek, meetbaar en proportioneel zijn aan de schaal en waarde van de opdracht.
Hoe vroeg in het planningsproces moet ik MVI-criteria meenemen bij het organiseren van een evenement?
Idealiter neem je MVI-criteria mee vanaf het moment dat je de behoefte voor het evenement formuleert, dus ruim vóór je offertes opvraagt. Als je MVI pas toevoegt nadat je al een locatie op het oog hebt, loop je het risico dat de criteria worden ingericht om die ene locatie te bevoordelen, wat juridisch kwetsbaar is bij aanbestedingen. Door vroeg in het proces te bepalen welke sociale en milieudoelen het evenement moet bijdragen, kun je de selectiecriteria objectief en onderbouwd opstellen en heb je meer tijd om locaties te vergelijken op duurzaamheidsprestaties.
Tellen catering en techniek ook mee bij het berekenen van de SROI-verplichting?
Ja, bij het berekenen van de totale opdrachtwaarde voor zowel de aanbestedingsdrempel als de SROI-verplichting worden alle bijkomende diensten meegeteld die onderdeel zijn van de opdracht, inclusief catering, audiovisuele techniek en eventuele begeleiding. Dit betekent dat ook de cateringleverancier of technisch dienstverlener die via de locatie wordt ingeschakeld, kan bijdragen aan de SROI-doelstelling, mits zij aantoonbaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten. Bespreek dit vooraf met de locatie, zodat de SROI-invulling integraal over de gehele opdracht kan worden verdeeld.
Hoe kan ik als inkoper controleren of een eventlocatie haar SROI-verplichtingen daadwerkelijk nakomt?
Naast de officiële SROI-rapportage die de locatie na afloop aanlevert, kun je tussentijds toezicht houden door periodieke voortgangsrapportages op te nemen als contractverplichting. Vraag om concrete bewijsstukken zoals urenstaten, arbeidscontracten of verklaringen van begeleidingsorganisaties. Bij twijfel kun je ook een onafhankelijke partij of je eigen inkoopteam inschakelen voor een audit. Een locatie met een erkende SROI-certificering werkt doorgaans met een gestandaardiseerd rapportagesysteem dat transparantie en controleerbaarheid al inbouwt, wat de verificatie voor jou als opdrachtgever aanzienlijk vereenvoudigt.
