Een eventlocatie past bij het duurzame merkimago van je organisatie als de locatie duurzaamheid niet alleen communiceert, maar ook aantoonbaar in de praktijk brengt. Denk aan gecertificeerde duurzaamheidsstandaarden, concrete sociale impact zoals SROI-certificering, en operationele keuzes die passen bij jouw eigen MVO-beleid. Voor organisaties met overheidsgebonden inkoopverplichtingen is dit geen nice-to-have, maar een voorwaarde. Hieronder vind je de vragen die je stelt en de criteria die je gebruikt om de juiste keuze te maken.
Welke criteria bepalen of een eventlocatie echt duurzaam is?
Een eventlocatie is echt duurzaam als ze duurzaamheid heeft ingebouwd in de manier waarop ze werkt, niet alleen in hoe ze eruitziet. Dat betekent: aantoonbare milieukeuzes in het gebouw en de operatie, sociale impact via werkgelegenheid of certificering, en een catering- en afvalbeleid dat aansluit bij circulaire principes.
Concreet kun je letten op de volgende criteria:
- Energieverbruik en hernieuwbare energie: Maakt de locatie gebruik van zonnepanelen, groene stroom of warmtepompen?
- Gebouw en materiaalgebruik: Is het gebouw nieuwbouw of hergebruikt? Hergebruik van bestaande gebouwen bespaart enorm veel materiaal en CO2 ten opzichte van nieuwbouw.
- Catering: Wordt er gewerkt met seizoensgebonden en lokale producten? Zijn er plantaardige opties beschikbaar als standaard?
- Afvalbeheer: Hoe gaat de locatie om met restafval, voedselverspilling en verpakkingsmateriaal?
- Sociale duurzaamheid: Werkt de locatie met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Is er een SROI-certificering?
Een locatie die op al deze punten concrete antwoorden heeft, doet meer dan een groen logo op de website zetten.
Hoe controleer je of een locatie zijn duurzaamheidsbeloftes waarmaakt?
Je controleert of een eventlocatie zijn duurzaamheidsbeloftes waarmaakt door te vragen naar certificaten, meetbare resultaten en concrete beleidsdocumenten, niet naar algemene beschrijvingen. Locaties die het serieus nemen, kunnen je die informatie direct aanleveren.
Vraag specifiek naar het volgende:
- Welke onafhankelijke certificeringen heeft de locatie? Denk aan ISO 14001, Green Key, of SROI-certificering.
- Is er een duurzaamheidsverslag of MVO-rapportage beschikbaar?
- Hoe wordt de CO2-voetafdruk van evenementen bijgehouden of gerapporteerd?
- Kan de locatie een factuur of bewijs leveren dat past bij jouw eigen MVO-rapportage?
Locaties die vaag blijven of verwijzen naar “onze groene missie” zonder onderliggende documentatie, geven daarmee al een duidelijk signaal. Echte duurzaamheid is verifieerbaar.
Wat is het verschil tussen een duurzame locatie en een locatie met een groen jasje?
Het verschil tussen een echt duurzame eventlocatie en een locatie met een groen jasje zit in de diepgang en de verifieerbaarheid van de duurzaamheidskeuzes. Een groen jasje is communicatie zonder fundament: een paar planten, een tekst over de natuur en een vage belofte. Echte duurzaamheid zit in de operationele keuzes, het personeelsbeleid en de aantoonbare impact.
Praktische signalen van een groen jasje:
- Duurzaamheid staat alleen op de website, niet in het beleid of de inkoop
- Geen certificeringen of externe toetsing
- Catering is niet duurzaam, ook al is de gevel groen
- Geen aandacht voor sociale impact of werkgelegenheid
Praktische signalen van echte duurzaamheid:
- Aantoonbare certificeringen die extern worden getoetst
- Duurzaamheid is zichtbaar in alle onderdelen van het evenement, van catering tot vervoer
- Sociale duurzaamheid is onderdeel van de bedrijfsvoering, niet een bijzaak
- De locatie kan je helpen bij je eigen MVO-rapportage
Waarom is de locatiekeuze onderdeel van je SROI-verplichting?
De locatiekeuze telt mee voor je SROI-verplichting omdat de locatie een leverancier is, en overheidsgebonden inkoopregels steeds vaker vereisen dat je ook bij leveranciers social return on investment kunt aantonen. Kies je een locatie met een SROI-certificering, dan telt die samenwerking mee in je verantwoording.
SROI staat voor Social Return on Investment. Het gaat erom dat een deel van de opdracht ten goede komt aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Veel overheidsopdrachten verplichten leveranciers om een percentage van de contractwaarde te besteden bij SROI-gecertificeerde partijen.
Een eventlocatie met SROI-certificering is dus niet alleen een ethische keuze, maar ook een strategisch slimme keuze als je werkt voor of met overheidsorganisaties. Je kunt de samenwerking opnemen in je SROI-rapportage en voldoet daarmee aan een deel van je verplichting zonder extra moeite.
Welke vragen moet je een eventlocatie stellen over duurzaamheid?
Om te beoordelen of een eventlocatie past bij het duurzame merkimago van je organisatie, stel je gerichte vragen over certificeringen, operationele keuzes en sociale impact. Stel deze vragen altijd schriftelijk, zodat je de antwoorden kunt gebruiken in je eigen rapportage.
Dit zijn de vragen die je concreet stelt:
- Welke duurzaamheidscertificeringen heeft de locatie, en zijn die extern getoetst?
- Is de locatie SROI-gecertificeerd, en kunnen jullie dit aantonen met documentatie?
- Hoe is de catering ingericht op het gebied van duurzaamheid en voedselverspilling?
- Hoe gaan jullie om met afval tijdens en na het evenement?
- Kunnen jullie ons helpen bij het invullen van onze eigen MVO- of SROI-rapportage?
- Wat is de bereikbaarheid per openbaar vervoer voor deelnemers?
- Gebruiken jullie groene stroom, en hoe is het gebouw energetisch ingericht?
Een locatie die op al deze vragen direct en concreet antwoord geeft, laat zien dat duurzaamheid geen communicatiestrategie is, maar een onderdeel van de dagelijkse werking.
Hoe draagt een hybride of digitale opzet bij aan een duurzamer evenement?
Een hybride of digitale opzet maakt een evenement duurzamer doordat minder deelnemers hoeven te reizen, wat de CO2-voetafdruk van het evenement direct verlaagt. Reizen is voor de meeste zakelijke evenementen de grootste milieufactor, en online deelname snijdt daar rechtstreeks in.
Hybride evenementen combineren fysieke aanwezigheid met online deelname. Dat heeft een paar concrete voordelen voor duurzaamheid:
- Minder reisbewegingen betekent minder uitstoot per deelnemer
- Kleinere fysieke groepen vragen minder ruimte, catering en materiaal
- Online deelnemers kunnen ook na afloop de opname terugkijken, wat herhaalbezoeken voorkomt
Tegelijk is het belangrijk dat de technische infrastructuur voor hybride evenementen professioneel is ingericht. Een slechte online ervaring leidt ertoe dat deelnemers afhaken of alsnog fysiek aanwezig willen zijn, wat het duurzaamheidsvoordeel deels tenietdoet.
Bij KAS werken we met een eigen hybride studio en technisch team dat zowel de fysieke als de online deelnemers een gelijkwaardige ervaring biedt. Wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet, of wil je direct aan de slag met het plannen van een duurzaam evenement? Neem dan contact met ons op of lees meer over onze aanpak op de pagina over duurzaamheid bij KAS.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of een duurzaamheidscertificering van een eventlocatie betrouwbaar is?
Betrouwbare certificeringen worden altijd afgegeven door onafhankelijke, externe partijen en zijn periodiek hertoetst. Vraag de locatie naar het certificaatnummer en de uitgevende instantie, zodat je dit zelf kunt verifiëren via de website van de certificerende organisatie. Bekende betrouwbare keurmerken voor eventlocaties zijn Green Key, ISO 14001 en SROI-certificering via erkende uitvoeringsorganisaties. Vermijd locaties die alleen verwijzen naar zelfontwikkelde of interne 'groene labels' zonder externe toetsing.
Wat als een eventlocatie geen SROI-certificering heeft, maar wel aangeeft maatschappelijk betrokken te zijn?
Maatschappelijke betrokkenheid zonder SROI-certificering kan oprecht zijn, maar telt in de meeste gevallen niet mee voor formele SROI-verplichtingen binnen overheidsgebonden inkoop. Vraag de locatie dan naar aantoonbare samenwerkingen met erkende sociale werkbedrijven of re-integratietrajecten, en check of deze gedocumenteerd zijn. Als je een harde SROI-verplichting hebt, is een gecertificeerde locatie de veiligste keuze. Twijfel je? Overleg dan met je inkoopafdeling of contractmanager welke bewijslast voldoende is.
Hoe neem ik de duurzaamheidsprestaties van een eventlocatie op in mijn eigen MVO-rapportage?
Vraag de locatie vooraf om schriftelijke bevestiging van hun duurzaamheidsmaatregelen, certificeringen en eventuele CO2-rapportages, en bewaar deze als bijlage bij je eigen rapportage. Veel gecertificeerde locaties kunnen je een samenvatting of verklaring aanleveren die specifiek is opgesteld voor gebruik in MVO- of SROI-verantwoording. Zorg dat je de contractwaarde van de samenwerking documenteert, want dat is doorgaans de basis voor de SROI-berekening. Stem de opzet van de documentatie af met je eigen compliance- of duurzaamheidsverantwoordelijke.
Welke veelgemaakte fouten worden gemaakt bij het kiezen van een 'duurzame' eventlocatie?
De meest voorkomende fout is vertrouwen op de uitstraling of communicatie van een locatie zonder de onderliggende claims te verifiëren — ook wel greenwashing genoemd. Een tweede veelgemaakte fout is alleen letten op de fysieke locatie zelf, terwijl catering, vervoer en afvalbeheer minstens zo bepalend zijn voor de totale duurzaamheidsimpact van je evenement. Tot slot onderschatten veel organisaties het belang van sociale duurzaamheid: een locatie kan milieuvriendelijk zijn, maar toch geen bijdrage leveren aan sociale inclusie. Beoordeel een locatie altijd op alle drie de pijlers: milieu, sociaal en governance.
Is een duurzame eventlocatie duurder dan een conventionele locatie?
Niet per definitie — de prijs van een eventlocatie wordt bepaald door veel factoren, zoals capaciteit, ligging en faciliteiten, niet uitsluitend door het duurzaamheidsprofiel. Bovendien kunnen de kosten van een duurzame locatie elders worden terugverdiend, bijvoorbeeld doordat je minder compensatiemaatregelen hoeft te nemen voor je CO2-rapportage of doordat je SROI-verplichting automatisch deels wordt ingevuld. Voor overheidsorganisaties geldt bovendien dat duurzaamheid steeds vaker een gunningscriterium is, waardoor de keuze voor een gecertificeerde locatie ook commercieel voordeel kan opleveren.
Hoe bespreek ik duurzaamheidsvereisten met een eventlocatie zonder dat het gesprek vastloopt op details?
Stuur voorafgaand aan het gesprek een korte vragenlijst met je belangrijkste criteria, zodat de locatie zich kan voorbereiden en direct concrete antwoorden kan geven. Benoem daarin je specifieke vereisten, zoals SROI-certificering of CO2-rapportage, zodat er geen misverstand ontstaat over wat je nodig hebt. Geef de locatie ook de ruimte om te vertellen wat ze wél kunnen bieden als ze niet aan alle criteria voldoen — soms zijn er maatwerkoplossingen mogelijk. Een goede locatiepartner denkt proactief mee en helpt je bij de verantwoording, in plaats van alleen te reageren op vragen.
Wat zijn de eerste stappen als ik een duurzaam evenement wil organiseren maar nog niet weet waar ik moet beginnen?
Begin met het in kaart brengen van je eigen MVO- of SROI-verplichtingen, zodat je weet welke minimumeisen je stelt aan een locatie en leveranciers. Stel daarna een shortlist op van locaties die aantoonbaar gecertificeerd zijn op het gebied van milieu en sociale duurzaamheid, en stuur hen de concrete vragelijst uit dit artikel. Betrek ook je catering- en vervoerspartners vroeg in het proces, want de duurzaamheidsimpact van een evenement gaat verder dan de locatie alleen. Werk je voor het eerst met SROI-verplichtingen? Vraag dan bij de locatie of ze ervaring hebben met het ondersteunen van opdrachtgevers bij hun verantwoording.
