Het huren van een PSO-gecertificeerde locatie telt mee als SROI-waarde omdat je als opdrachtgever via je leveranciers sociale return kunt realiseren. Wanneer een locatie een PSO-certificaat heeft, betekent dit dat zij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft. Een deel van je huurkosten wordt daarmee aangemerkt als een sociale bijdrage, die je kunt opvoeren in je SROI-verantwoording. Dit maakt het inhuren van een PSO-partij een slimme manier om je SROI-verplichting bij aanbestedingen na te komen zonder extra inspanning. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI, PSO en wat er precies meetelt bij het huren van een locatie.
Wat telt er mee als SROI-waarde bij het huren van een locatie?
Bij het huren van een PSO-gecertificeerde locatie telt een deel van de inkoopwaarde mee als SROI-bijdrage. Concreet gaat het om het percentage van je totale huurkosten dat overeenkomt met de PSO-trede van de leverancier. Hoe hoger de trede, hoe groter het aandeel van je uitgaven dat als sociale waarde wordt erkend.
Welke uitgaven tellen mee voor SROI bij een locatiehuur? In de meeste gevallen gaat het om de directe kosten die je maakt bij de leverancier: zaalhuur, catering, audiovisuele ondersteuning en andere diensten die onder hetzelfde contract vallen. Zolang de leverancier PSO-gecertificeerd is, kunnen al die kosten worden meegenomen in de berekening.
Belangrijk om te weten: niet het volledige factuurbedrag telt als SROI-waarde. De hoogte van de erkende bijdrage hangt af van de PSO-trede van de locatie. Bij trede 1 geldt een lager percentage, bij trede 2 of 3 is de erkende waarde hoger. Je aanbestedende dienst of SROI-adviseur kan je vertellen welk percentage van toepassing is op jouw specifieke situatie.
Wat is het verschil tussen PSO en SROI?
PSO staat voor Prestatieladder Socialer Ondernemen en is een certificaat dat aantoont dat een organisatie actief mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft. SROI staat voor Social Return on Investment en is een verplichting die aanbestedende diensten opleggen aan leveranciers om sociale waarde te realiseren via inkoop. PSO is dus een middel; SROI is het doel.
Het verschil wordt duidelijk in de praktijk. Een gemeente of ministerie schrijft in een aanbesteding voor dat je als opdrachtnemer een bepaald percentage van de contractwaarde moet besteden aan sociale return. Dat heet de SROI-verplichting. Een manier om daaraan te voldoen is door in te kopen bij leveranciers die PSO-gecertificeerd zijn. Die leveranciers hebben het bewijs al geleverd dat ze sociaal ondernemen.
Je hoeft als organisatie zelf geen PSO-certificaat te hebben om SROI aan te tonen. Je kunt die waarde ook realiseren via de partijen die je inhuurt, zoals een eventlocatie. Dat maakt het inhuren van een SROI-partij of PSO-gecertificeerde locatie een praktische manier om je verplichting in te vullen zonder grote interne aanpassingen.
Hoe berekent een organisatie haar SROI-percentage via leveranciers?
Een organisatie berekent haar SROI-percentage via leveranciers door de erkende sociale waarde van alle inkopen bij gecertificeerde partijen op te tellen en dat te delen door de totale contractwaarde. De uitkomst moet gelijk zijn aan of hoger dan het percentage dat in de aanbesteding is vastgelegd, vaak 5% of meer.
In de praktijk werkt het zo: je verzamelt facturen van PSO-gecertificeerde leveranciers, bepaalt per leverancier welk deel van de inkoopwaarde erkend wordt op basis van hun PSO-trede, en telt die bedragen bij elkaar op. Dat totaal vergelijk je met de contractwaarde die geldt als basis voor de SROI-berekening.
Een eventlocatie met een PSO-certificaat past daar direct in. Stel dat je voor een congres 10.000 euro uitgeeft bij een PSO-gecertificeerde locatie op trede 2, dan telt een vastgesteld percentage van dat bedrag mee in jouw SROI-verantwoording. Je aanbestedende dienst of de SROI-adviseur die je begeleidt, bepaalt de exacte rekenmethode op basis van de voorwaarden in jouw contract.
Welke organisaties zijn verplicht om SROI toe te passen?
Organisaties die aanbestedingsplichtig zijn, zijn in de meeste gevallen ook verplicht om SROI toe te passen. Dat geldt in het bijzonder voor overheidsinstanties zoals ministeries, gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties zoals RVO en Rijkswaterstaat. Zij zijn wettelijk verplicht om bij opdrachten boven een bepaalde drempelwaarde sociale return te eisen van hun leveranciers.
Naast de overheid geldt de SROI-verplichting ook voor semi-publieke organisaties zoals woningcorporaties, zorginstellingen en onderwijsinstellingen die publiek gefinancierd worden. Pensioenfondsen en andere organisaties met een maatschappelijke verantwoordingsplicht kiezen er bovendien steeds vaker vrijwillig voor om SROI op te nemen in hun inkoopbeleid, ook als dat niet verplicht is.
Voor bedrijven die leveren aan de overheid, zoals softwarebedrijven of adviesbureaus, geldt de SROI-verplichting indirect. Zij moeten aan hun opdrachtgever aantonen dat ze het afgesproken percentage invullen. Dat doen ze onder andere door zelf in te kopen bij SROI-partijen of gecertificeerde locaties.
Hoe documenteer je SROI-bijdrage via een eventlocatie voor aanbestedingen?
Om de SROI-bijdrage via een eventlocatie te documenteren heb je drie dingen nodig: een bewijs van het PSO-certificaat van de locatie, een factuur van de geleverde diensten, en een berekening van de erkende sociale waarde op basis van de trede en het contractueel afgesproken percentage. Die documenten lever je aan bij je aanbestedende dienst of SROI-rapportagetool.
In de praktijk vraag je de locatie om een actueel PSO-certificaat aan te leveren. Dat certificaat vermeldt de trede en de geldigheidsdatum. Zorg dat het certificaat geldig is op het moment van de dienstverlening, want verlopen certificaten worden doorgaans niet geaccepteerd.
Vervolgens verwerk je de factuur en het certificaat in je SROI-dossier. Sommige aanbestedende diensten werken met een vast format of een online platform zoals SROI-online.nl. Controleer van tevoren welke eisen jouw opdrachtgever stelt aan de documentatie, zodat je niets achteraf hoeft te herstellen.
Wat zijn de voordelen van een PSO-gecertificeerde locatie ten opzichte van een gewone vergaderlocatie?
Een PSO-gecertificeerde locatie biedt je twee voordelen tegelijk: je organiseert een professioneel event en je vult tegelijkertijd een deel van je SROI-verplichting in. Dat is iets wat een gewone vergaderlocatie je simpelweg niet kan bieden. Je maakt dezelfde kosten, maar de sociale waarde ervan is aantoonbaar en documenteerbaar.
Voor organisaties met een SROI-verplichting bij aanbestedingen is dit relevant omdat elke erkende bijdrage telt. Het inhuren van een PSO-partij als locatie is een van de makkelijkste manieren om je percentage te halen, omdat je toch al een locatie nodig hebt. Je combineert een praktische inkoopbehoefte met een aantoonbare maatschappelijke bijdrage.
Daarnaast geeft een PSO-gecertificeerde locatie je een verhaal dat je kunt delen. Zeker als jouw organisatie actief werkt aan MVO-rapportage of duurzaamheidsdoelstellingen, past een locatie die dezelfde waarden uitdraagt goed bij je merkimago. Het is geen trucje; het is een keuze die aansluit bij hoe je als organisatie wil opereren.
Wij zijn bij KAS Meeting & Eventlocatie in Woerden PSO-gecertificeerd en helpen organisaties actief bij het documenteren van hun SROI-bijdrage. Of je nu een congres, training of hybride event organiseert: je kunt de huurkosten inbrengen als onderdeel van je SROI-verantwoording. Wil je weten hoe dat er in jouw geval uitziet? Kijk dan op onze pagina over duurzaamheid en SROI of neem direct contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Kan ik SROI-waarde opvoeren als ik maar één evenement per jaar organiseer bij een PSO-gecertificeerde locatie?
Ja, ook bij incidentele inhuur van een PSO-gecertificeerde locatie kun je de bijbehorende kosten opvoeren als SROI-bijdrage. Er is geen minimumfrequentie vereist; wat telt is dat de locatie een geldig PSO-certificaat heeft op het moment van de dienstverlening en dat je de juiste documentatie aanlevert. Zelfs een eenmalig congres of training kan dus bijdragen aan het halen van je SROI-percentage.
Wat als mijn SROI-percentage aan het einde van de contractperiode nog niet gehaald is — kan een locatiehuur dat alsnog redden?
Dat hangt af van de resterende contractwaarde en het tekort dat je nog moet overbruggen, maar in veel gevallen kan een geplande locatiehuur bij een PSO-gecertificeerde partij inderdaad een significante bijdrage leveren. Het is slim om dit tijdig te signaleren en eventuele evenementen of trainingen die je toch al wilt organiseren, bewust bij een PSO-gecertificeerde locatie in te plannen. Bespreek de haalbaarheid met je SROI-adviseur of aanbestedende dienst, zodat je weet hoeveel erkende waarde je nog nodig hebt.
Hoe weet ik of de PSO-trede van een locatie nog actueel en geldig is?
Vraag de locatie altijd om een actueel PSO-certificaat aan te leveren vóór of bij het afsluiten van het contract. Op het certificaat staat de geldigheidsdatum vermeld; controleer of deze datum niet is verstreken op het moment dat de dienstverlening plaatsvindt. Twijfel je? Je kunt de geldigheid ook zelfstandig verifiëren via het openbare register op de website van de Stichting PSO-Nederland.
Tellen ook de reiskosten of andere bijkomende kosten mee als SROI-waarde als ik een PSO-gecertificeerde locatie inhuur?
In de regel tellen alleen de kosten die direct bij de PSO-gecertificeerde leverancier worden gefactureerd mee als erkende SROI-bijdrage. Denk aan zaalhuur, catering en AV-diensten die onder hetzelfde contract of dezelfde factuur vallen. Externe kosten zoals reiskosten van deelnemers of ingehuurde sprekers via een andere partij vallen hier doorgaans buiten, tenzij die partijen zelf ook PSO-gecertificeerd zijn.
Mag ik als opdrachtnemer zelf bepalen bij welke PSO-gecertificeerde leveranciers ik inkoop, of schrijft de aanbestedende dienst dat voor?
In de meeste gevallen heb je als opdrachtnemer de vrijheid om zelf te kiezen bij welke gecertificeerde leveranciers je inkoopt, zolang die leveranciers voldoen aan de gestelde eisen rondom PSO-certificering en de erkende waarde aantoonbaar is. De aanbestedende dienst schrijft doorgaans het te behalen SROI-percentage voor, niet de specifieke leveranciers. Controleer wel altijd de SROI-paragraaf in jouw contract, want sommige opdrachtgevers hanteren aanvullende voorwaarden.
Wat is een veelgemaakte fout bij het documenteren van SROI via een eventlocatie?
Een veelgemaakte fout is dat organisaties pas achteraf het PSO-certificaat opvragen, terwijl het certificaat op het moment van dienstverlening geldig moet zijn. Een andere valkuil is het indienen van een verkeerd berekend bedrag doordat de PSO-trede niet correct is meegenomen in de berekening. Zorg daarom dat je vóór het evenement zowel het certificaat als de toepasselijke berekeningsmethode hebt bevestigd met je aanbestedende dienst of SROI-adviseur.
Kunnen ook kleine organisaties of mkb-bedrijven profiteren van het inhuren van een PSO-gecertificeerde locatie voor hun SROI-verplichting?
Ja, zeker. Hoewel de SROI-verplichting vooral geldt voor organisaties die leveren aan de overheid of andere aanbestedingsplichtige partijen, geldt dat ook voor veel mkb-bedrijven die als opdrachtnemer optreden bij overheidsopdrachten. Voor hen is het inhuren van een PSO-gecertificeerde locatie juist een laagdrempelige manier om hun SROI-percentage te halen, omdat het aansluit bij een inkoopbehoefte die er toch al is — zonder extra personeel aan te hoeven nemen of complexe interne programma's op te zetten.
Gerelateerde artikelen
- Hoe stimuleer je deelnemers om duurzaam te reizen naar een vergadering?
- Hoe zorg je voor een productieve en duurzame teamdag op een externe locatie?
- Hoe kies ik een duurzame eventlocatie voor 50-200 personen?
- Welke duurzame eventlocaties zijn goed bereikbaar vanuit Utrecht?
- Welke duurzame eventlocatie is het best bereikbaar vanuit de regio Utrecht?
- Wat zijn voordelen van het organiseren van een event net buiten Utrecht in plaats van in de stad?
- Hoe krijg ik intern draagvlak voor een duurzamer evenementenbeleid?
- Wat zijn de grootste duurzaamheidsuitdagingen bij het organiseren van een congres?
- Hoe zorg ik voor lekker en gezond vegetarisch eten tijdens een evenement?
- Welke vragen moet ik stellen aan een locatie om duurzaamheid te toetsen?
