Bedrijfsevenementen verduurzamen begin je door drie dingen aan te pakken: de locatiekeuze, het transport van deelnemers, en catering. Dit zijn de onderdelen die de grootste impact hebben. Vervolgens kijk je naar wat je kunt meten en aantonen, want duurzaamheid zonder bewijs telt niet mee in aanbestedingen of MVO-rapportages. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over duurzaam evenementen organiseren, van de basis tot de rapportage achteraf.
Welke aspecten van een bedrijfsevenement zijn het minst duurzaam?
De grootste duurzaamheidsproblemen bij bedrijfsevenementen zitten in transport, catering en wegwerpmateriaal. Transport is verantwoordelijk voor het grootste deel van de CO2-uitstoot van een evenement, zeker als deelnemers met de auto komen vanaf verschillende locaties in het land. Catering met vlees, voedselverspilling en wegwerpservies draagt daar flink aan bij.
Andere onderdelen die vaak over het hoofd worden gezien:
- Drukwerk en fysiek promotiemateriaal dat na het evenement direct in de prullenbak gaat
- Energieverbruik van AV-apparatuur, verlichting en klimaatbeheersing in de zaal
- Wegwerpbekers, -bestek en -servetten bij koffie en lunch
- Relatiegeschenken die niemand gebruikt en snel worden weggegooid
- Overbodige decoratie die speciaal voor het evenement wordt aangeschaft en daarna nergens naartoe gaat
Als je wilt beginnen met verduurzamen, pak dan eerst het transport aan. Kies een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer, communiceer dat actief naar deelnemers, en overweeg of een deel van het programma hybride kan. Daarna kijk je naar catering: meer plantaardig, minder verspilling, en zo min mogelijk wegwerpmateriaal.
Wat is SROI en waarom speelt het een rol bij evenementeninkoop?
SROI staat voor Social Return on Investment en is een meetmethode waarmee organisaties aantonen dat hun inkoop bijdraagt aan sociale doelen, zoals het aan het werk helpen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij overheidsaanbestedingen is SROI steeds vaker een verplicht onderdeel van de inkoopvoorwaarden.
In de praktijk betekent dit dat overheidsorganisaties, gemeenten, ministeries en uitvoeringsinstanties zoals RVO of Rijkswaterstaat verplicht zijn een percentage van hun inkoopbudget te besteden bij leveranciers die SROI-gecertificeerd zijn. Als jouw organisatie evenementen inkoopt en je hebt te maken met dit soort verplichtingen, dan telt de locatiekeuze mee in je SROI-verantwoording.
Een SROI-gecertificeerde eventlocatie kiezen is dus niet alleen een ethische keuze, maar ook een strategische. Het helpt je om aan je aanbestedingsverplichtingen te voldoen zonder extra administratieve rompslomp. Je kiest een locatie, en de SROI-bijdrage is automatisch onderdeel van de factuur en de verantwoording.
Hoe maak je een bedrijfsevenement aantoonbaar duurzamer?
Een bedrijfsevenement aantoonbaar duurzamer maak je door bewuste keuzes te documenteren: welke locatie, hoe deelnemers reizen, wat er op tafel komt, en wat er met reststromen gebeurt. Aantoonbaar is het sleutelwoord, want voor MVO-rapportages en aanbestedingen heb je bewijs nodig, geen goede bedoelingen.
Concrete stappen die je kunt zetten:
- Kies een locatie met aantoonbare duurzaamheidscertificering, zoals een SROI-certificaat of een groen keurmerk
- Stimuleer OV-gebruik door reisinfo actief te communiceren en eventueel een OV-bijdrage aan te bieden
- Kies voor plantaardige of deels plantaardige catering en vraag de cateraar om voedselverspilling bij te houden
- Vermijd drukwerk en gebruik digitale programmaboekjes of QR-codes
- Vraag de locatie om een duurzaamheidsverklaring of factuurspecificatie die je kunt gebruiken in je rapportage
- Overweeg een hybride opzet voor deelnemers die ver weg wonen, zodat reisbewegingen afnemen
Het gaat er niet om dat je evenement perfect is. Het gaat erom dat je bewuste keuzes maakt en die kunt onderbouwen. Dat is wat telt in een MVO-rapportage of bij een aanbestedingsverantwoording.
Wat is het verschil tussen een duurzame eventlocatie en een gewone vergaderlocatie?
Een duurzame eventlocatie heeft duurzaamheid ingebouwd in hoe het gebouw is ontworpen, hoe het wordt gerund, en wie er werkt. Een gewone vergaderlocatie biedt misschien een papieren recyclebak en LED-verlichting, maar dat maakt het nog geen duurzame keuze in de bredere zin.
Het verschil zit in meerdere lagen:
- Gebouw en ontwerp: Duurzame locaties maken gebruik van hergebruikte gebouwen, groene gevels, zonnepanelen of andere energiebewuste keuzes in het ontwerp zelf
- Operationele keuzes: Denk aan seizoensgebonden en plantaardig voedsel, geen wegwerpmateriaal, energiezuinige apparatuur en bewust watergebruik
- Sociale duurzaamheid: SROI-gecertificeerde locaties stellen mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te werk, wat bijdraagt aan sociale inclusie
- Aantoonbaarheid: Een echte duurzame eventlocatie kan je een verklaring of rapportage geven die je kunt gebruiken in je eigen MVO-verantwoording
Als je op zoek bent naar wat een duurzame eventlocatie precies inhoudt, is de vraag die je moet stellen: kan de locatie mij helpen mijn eigen duurzaamheidsdoelen te onderbouwen? Als het antwoord nee is, is het geen duurzame locatie, maar een locatie met groene decoratie.
Wanneer is een hybride evenement de duurzaamste keuze?
Een hybride evenement is de duurzaamste keuze wanneer een aanzienlijk deel van je deelnemers ver moet reizen om aanwezig te zijn. Reisbewegingen zijn de grootste CO2-bron bij evenementen, en als je die kunt halveren door een deel van de deelnemers online te laten deelnemen, is de duurzaamheidswinst direct merkbaar.
Hybride is met name slim als:
- Deelnemers uit verschillende regio’s of landen komen
- Het programma presentaties of plenaire sessies bevat die ook goed online te volgen zijn
- Je een groot publiek wilt bereiken zonder dat iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn
- Je de opname wilt hergebruiken als webinar of on-demand content
Hybride is minder logisch als de kern van het evenement afhankelijk is van fysieke interactie, zoals workshops, teambuilding of vertrouwelijke vergaderingen. Dan levert een hybride opzet meer complexiteit op dan duurzaamheidswinst. De keuze hangt af van wat je wilt bereiken met het evenement en hoe je deelnemers zijn verspreid.
Hoe rapporteer je duurzaamheid na afloop van een evenement?
Duurzaamheid rapporteren na een evenement doe je door vooraf te bepalen wat je wilt meten, en tijdens het evenement de relevante gegevens te verzamelen. Zonder voorbereiding heb je achteraf niets om te rapporteren. De meest relevante onderdelen zijn: reisbewegingen van deelnemers, catering, afvalstromen, energieverbruik en eventuele SROI-bijdrage van de locatie.
Een praktische aanpak:
- Stuur vooraf een reissurvey waarmee je bijhoudt hoe deelnemers komen en gaan
- Vraag de locatie om een duurzaamheidsoverzicht na afloop, inclusief energieverbruik en afvalverwerking
- Documenteer cateringkeuzes: hoeveel plantaardig, hoeveel verspilling, welke verpakkingen
- Noteer de SROI-bijdrage als je een gecertificeerde locatie hebt gebruikt, en vraag om een factuurspecificatie die dit bevestigt
- Verwerk alles in een kort evenementenverslag dat je kunt opnemen in je MVO-jaarrapportage of aanbestedingsdossier
Je hoeft geen uitgebreid klimaatrapport te schrijven. Een overzicht van de keuzes die je hebt gemaakt en de gegevens die je hebt verzameld is voor de meeste organisaties voldoende. Zorg er wel voor dat de informatie verifieerbaar is, want dat is wat telt bij aanbestedingen en externe audits.
Bij KAS in Woerden helpen we je hier actief bij. Als duurzame evenementenlocatie met SROI-certificering kunnen we je voorzien van de documentatie die je nodig hebt voor je rapportage. En als je wilt weten wat we voor jouw evenement kunnen betekenen, neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik als mijn organisatie nog nooit een duurzaam evenement heeft georganiseerd?
Begin klein en focus op de drie grootste impactgebieden: locatie, transport en catering. Kies voor je eerste duurzame evenement een locatie die bereikbaar is met het openbaar vervoer en vraag de locatie of zij duurzaamheidsdocumentatie kunnen aanleveren. Zo bouw je direct een bewijs op zonder dat je een heel duurzaamheidssysteem hoeft op te zetten. Elke bewuste keuze die je kunt onderbouwen is een stap vooruit.
Wat als mijn budget beperkt is — is duurzaam organiseren dan nog haalbaar?
Ja, en in veel gevallen levert het zelfs kostenbesparing op. Minder drukwerk, minder wegwerpmateriaal en minder voedselverspilling bij de catering verlagen directe kosten. Een hybride opzet voor een deel van de deelnemers kan ook de kosten voor zaalcapaciteit en catering verminderen. Duurzaamheid hoeft geen duurder evenement te betekenen — het gaat om slimmere keuzes, niet per se duurdere.
Welke vragen stel ik aan een eventlocatie om te weten of ze écht duurzaam zijn?
Vraag concreet naar certificeringen zoals SROI, een groen keurmerk of ISO 14001, en vraag of ze na afloop een duurzaamheidsoverzicht kunnen aanleveren met gegevens over energieverbruik en afvalverwerking. Vraag ook wie er werkt: stellen ze mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te werk? Een locatie die duurzaamheid serieus neemt, kan deze vragen direct en specifiek beantwoorden. Vage antwoorden of enkel verwijzingen naar LED-verlichting zijn een teken dat duurzaamheid meer een marketingverhaal is dan een operationele realiteit.
Hoe overtuig ik interne stakeholders of management om te kiezen voor een duurzame eventlocatie?
Koppel de keuze aan concrete organisatiedoelen: SROI-verplichtingen bij overheidsinkoop, MVO-rapportageverplichtingen of reputatiedoelstellingen. Een duurzame locatie levert niet alleen een beter imago op, maar ook verifieerbare documentatie die direct bruikbaar is in aanbestedingsdossiers en jaarverslagen. Dat is een zakelijk argument, niet alleen een ethisch één. Laat stakeholders zien wat de locatie oplevert in termen van compliance en rapportagegemak.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het verduurzamen van bedrijfsevenementen?
De grootste fout is kiezen voor zichtbare maar oppervlakkige maatregelen, zoals bamboe rietjes of een recyclebak, zonder de echte impactbronnen aan te pakken zoals transport en catering. Een andere veelgemaakte fout is pas na afloop nadenken over rapportage, waardoor je geen bruikbare gegevens hebt verzameld. Tot slot onderschatten veel organisaties het belang van communicatie: als je deelnemers niet actief informeert over OV-mogelijkheden, zullen de meesten toch met de auto komen.
Kan ik de SROI-bijdrage van een evenement ook gebruiken voor meerdere rapportages of aanbestedingen?
Ja, zolang de documentatie verifieerbaar en specifiek is per evenement kun je de SROI-bijdrage opnemen in zowel je MVO-jaarrapportage als in afzonderlijke aanbestedingsdossiers. Zorg er wel voor dat je per evenement een aparte factuurspecificatie of verklaring van de locatie hebt, zodat de bijdrage traceerbaar is. Raadpleeg bij twijfel je inkoopafdeling of juridisch adviseur over hoe SROI-bijdragen mogen worden verantwoord binnen jouw specifieke aanbestedingscontext.
Hoe betrek ik deelnemers actief bij de duurzaamheidsdoelen van mijn evenement?
Communiceer vooraf transparant over de duurzame keuzes die je hebt gemaakt en waarom, zodat deelnemers begrijpen wat de intentie is. Stuur een reissurvey mee met de uitnodiging en geef duidelijke OV-informatie of een reisbijdrage voor wie met het openbaar vervoer komt. Tijdens het evenement kun je kort benoemen welke keuzes zijn gemaakt op het gebied van catering en materiaalgebruik — dat vergroot de bewustwording zonder dat het ten koste gaat van de beleving.
Gerelateerde artikelen
- Welke duurzame locaties zijn geschikt voor een onboarding of leiderschapsprogramma?
- Hoe organiseer ik een duurzaam zakelijk diner?
- Wat zijn de voordelen van een evenementenlocatie net buiten Utrecht?
- Is er een duurzame vergaderlocatie goed bereikbaar vanuit Utrecht Centraal?
- Hoe maak ik een terugkerende vergadering duurzamer?
- Hoe bereken ik de CO2-uitstoot van ons evenement?
- Hoe organiseer je een inspirerende training op een duurzame externe locatie?
- Hoe kies je een professionele en duurzame eventlocatie voor een besloten bijeenkomst?
- Wat maakt een evenementenlocatie echt duurzaam?
- Zijn er duurzame evenementenlocaties in Utrecht met gratis parkeren?
- Hoe moet ik als leverancier van de overheid social return aantonen?
- Wat zijn voordelen van het organiseren van een event net buiten Utrecht in plaats van in de stad?
- Hoe krijg ik intern draagvlak voor een duurzamer evenementenbeleid?
- Wat zijn de grootste duurzaamheidsuitdagingen bij het organiseren van een congres?
- Welke vragen moet ik stellen aan een locatie om duurzaamheid te toetsen?
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.
