Een zakelijk evenement is duurzaam als het bewust omgaat met milieu-impact én sociale waarde creëert. Dat betekent: een slimme locatiekeuze, bewuste catering, beperking van reisbewegingen en aandacht voor wie er achter de schermen werkt. Duurzaamheid bij evenementen is geen checklist, maar een combinatie van keuzes die samen het verschil maken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over duurzaam evenementen organiseren.
Welke elementen bepalen of een zakelijk evenement duurzaam is?
Een zakelijk evenement is duurzaam als het op meerdere vlakken bewuste keuzes maakt: van de locatie en het transport tot de catering, het materiaalgebruik en de sociale impact. Er is niet één factor die een evenement duurzaam maakt. Het gaat om het geheel van beslissingen dat je als organisator neemt, vóór, tijdens en na het evenement.
De meest bepalende elementen zijn:
- Locatiekeuze: een locatie die zelf duurzaam opereert, verlaagt direct de ecologische voetafdruk van je evenement.
- Bereikbaarheid per openbaar vervoer: hoe minder auto’s, hoe lager de CO2-uitstoot van deelnemers.
- Catering: seizoensgebonden, lokaal en zo min mogelijk voedselverspilling.
- Materiaalgebruik: herbruikbare of circulaire materialen in plaats van wegwerpoplossingen.
- Sociale impact: werkt de locatie of cateraar met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt?
- Digitale of hybride opzet: minder fysieke verplaatsingen door slim gebruik van technologie.
Elk van deze elementen draagt bij aan een duurzamer evenement. Wie op alle fronten bewuste keuzes maakt, organiseert een evenement dat zowel ecologisch als sociaal verantwoord is.
Wat is het verschil tussen groene en sociaal duurzame evenementen?
Groene evenementen richten zich op milieu-impact: minder afval, lagere CO2-uitstoot, duurzame energie en bewuste catering. Sociaal duurzame evenementen richten zich op mensen: wie profiteert van de opdracht, wie wordt er betrokken en welke sociale waarde wordt er gecreëerd? Beide vormen zijn onderdeel van een volledig duurzaam evenement, maar ze vragen om andere keuzes.
Bij groene evenementen denk je aan zaken als:
- Een locatie op groene energie
- Plantaardige of lokale catering
- Geen single-use plastic
- CO2-compensatie voor reisbewegingen
Bij sociaal duurzame evenementen gaat het om:
- Samenwerken met leveranciers die mensen met een arbeidsbeperking in dienst hebben
- Inkopen bij bedrijven met een SROI-certificering
- Aandacht voor inclusie en toegankelijkheid van het evenement zelf
In de praktijk sluiten beide vormen elkaar niet uit. De sterkste keuze is een locatie of leverancier die beide aspecten serieus neemt.
Wat betekent SROI voor de keuze van een evenementenlocatie?
SROI staat voor Social Return on Investment en meet de sociale waarde die een organisatie of leverancier creëert naast de financiële prestatie. Voor de keuze van een evenementenlocatie is SROI relevant als jouw organisatie verplicht is om een percentage van de inkoopwaarde te besteden bij gecertificeerde leveranciers. Dit geldt voor veel overheidsorganisaties en semi-publieke instellingen.
Als je een evenement organiseert namens een ministerie, gemeente, provincie of uitvoeringsorganisatie zoals RVO of Rijkswaterstaat, dan heb je vaak te maken met een SROI-verplichting in het inkoopbeleid. Dat betekent dat een deel van je budget aantoonbaar moet worden besteed bij leveranciers die sociale waarde genereren, bijvoorbeeld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen.
Een evenementenlocatie met een SROI-certificering telt mee in die verantwoording. Dat maakt de locatiekeuze niet alleen een logistieke beslissing, maar ook een strategische. Je kiest dan een locatie die je helpt je inkoopverplichtingen na te komen, zonder dat je extra stappen hoeft te zetten.
Hoe meet je de duurzaamheidsprestaties van een evenement?
De duurzaamheidsprestaties van een evenement meet je door vooraf meetbare doelen te stellen en achteraf de werkelijke impact te vergelijken met die doelen. Denk aan CO2-uitstoot, afvalstromen, reisbewegingen en sociale waarde. Zonder nulmeting en heldere criteria is meten lastig, maar er zijn praktische manieren om toch grip te krijgen op de impact.
Concrete meetpunten zijn:
- Reisgedrag: hoeveel deelnemers kwamen per trein, fiets of auto? Veel locaties vragen dit via een korte evaluatie.
- Voedselafval: hoeveel catering werd niet geconsumeerd en wat gebeurde daarmee?
- Energieverbruik: gebruikt de locatie groene stroom en is er inzicht in het verbruik per evenement?
- SROI-bijdrage: welk deel van de inkoopwaarde ging naar gecertificeerde leveranciers?
- Materiaalgebruik: welk percentage van de gebruikte materialen was herbruikbaar of circulair?
Voor organisaties met rapportageverplichtingen is het nuttig om de locatie vooraf te vragen om een duurzaamheidsoverzicht of impactrapportage. Steeds meer duurzame evenementenlocaties bieden dit standaard aan.
Welke rol speelt de locatiekeuze in duurzame evenementen?
De locatie is een van de meest bepalende factoren voor de duurzaamheid van een evenement. De keuze voor een locatie beïnvloedt direct het reisgedrag van deelnemers, het energieverbruik, de cateringkwaliteit en de sociale impact. Een duurzame eventlocatie verlaagt de totale voetafdruk van je evenement aanzienlijk, zonder dat je als organisator extra inspanning hoeft te leveren.
Wat maakt een locatie duurzaam? Let op deze punten:
- Bereikbaarheid per OV: een locatie nabij een treinstation verlaagt het autogebruik van deelnemers direct.
- Eigen duurzaamheidsbeleid: werkt de locatie op groene energie, heeft ze een groen gebouwontwerp en minimaliseert ze afval?
- SROI-certificering: telt de locatie mee in jouw sociale inkoopverantwoording?
- Cateringaanpak: werkt de locatie met lokale en seizoensgebonden producten?
- Flexibiliteit: kan de locatie hybride evenementen faciliteren, zodat niet iedereen fysiek hoeft te reizen?
Een locatie die zelf duurzaam opereert, versterkt ook de boodschap van jouw evenement. Als je als organisatie duurzaamheid hoog in het vaandel hebt, past een locatie die dat uitstraalt beter bij je merkimago dan een generieke conferentiezaal.
Wanneer is een hybride evenement een duurzame keuze?
Een hybride evenement is een duurzame keuze wanneer een deel van de deelnemers ver moet reizen of wanneer fysieke aanwezigheid niet noodzakelijk is voor alle onderdelen van het programma. Door een deel van de deelnemers online te laten deelnemen, verlaag je het aantal reisbewegingen en daarmee de CO2-uitstoot van het evenement aanzienlijk.
Hybride werkt het best als:
- Deelnemers komen uit verschillende delen van het land of vanuit het buitenland
- Een deel van het programma informatief is en geen interactie vereist
- De locatie beschikt over professionele technische faciliteiten voor livestream en online participatie
- De organisator bereid is om de online deelnemerservaring serieus te nemen, niet als bijzaak
Een hybride evenement is geen duurzame keuze als de online ervaring slecht is ingericht. Deelnemers die afhaken of gefrustreerd raken, haken af. Dat levert geen waarde op, noch voor jou noch voor hen. De kwaliteit van de technische uitvoering bepaalt dus mede of hybride ook echt duurzamer is in de praktijk.
Bij KAS werken we al jaren met hybride evenementen en livestream-producties. We beschikken over een professionele in-house studio en de technische kennis om zowel de fysieke als de online deelnemers een gelijkwaardige ervaring te geven. Wil je weten hoe wij dat aanpakken? Lees meer over onze aanpak rondom duurzaamheid of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met het verduurzamen van een evenement als ik nog geen ervaring heb?
Begin met de twee factoren die de grootste impact hebben: de locatiekeuze en het transport. Kies een locatie die zelf al duurzaam opereert en goed bereikbaar is per openbaar vervoer. Zo leg je een stevige basis zonder dat je als organisator alles zelf hoeft uit te zoeken. Vanaf daar kun je stap voor stap andere elementen toevoegen, zoals duurzame catering of een hybride opzet.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het organiseren van een duurzaam evenement?
Een veelgemaakte fout is focussen op zichtbare, symbolische maatregelen — zoals herbruikbare bekers — terwijl grotere impactfactoren zoals reisgedrag of energieverbruik worden genegeerd. Een andere valkuil is duurzaamheid pas achteraf meenemen in de evaluatie, in plaats van het vanaf het begin in de planning te integreren. Tot slot onderschatten veel organisatoren het belang van de sociale kant van duurzaamheid, zoals inkopen bij SROI-gecertificeerde leveranciers.
Mijn organisatie heeft een SROI-verplichting. Hoe weet ik of een evenementenlocatie hieraan bijdraagt?
Vraag de locatie direct of zij een SROI-certificering hebben en welke sociale waarde zij aantoonbaar genereren, bijvoorbeeld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te hebben. Betrouwbare locaties kunnen dit onderbouwen met documentatie of een impactrapportage. Controleer ook of de certificering aansluit bij de specifieke eisen van jouw inkoopbeleid, want niet elke certificering telt even zwaar mee in elke verantwoording.
Kan een duurzaam evenement ook kostenbesparend zijn?
Ja, op meerdere vlakken. Minder voedselverspilling betekent een efficiënter cateringsbudget, en een hybride opzet verlaagt de kosten voor reisvergoedingen en accommodatie. Locaties die al duurzaam zijn ingericht, nemen bovendien veel logistieke beslommeringen uit handen, wat tijd en dus geld bespaart. Duurzaamheid en kostenbewustzijn gaan dus vaker hand in hand dan organisatoren vooraf verwachten.
Hoe overtuig ik interne stakeholders of management om te kiezen voor een duurzamere — en soms duurdere — aanpak?
Koppel de duurzaamheidskeuzes aan concrete organisatiedoelen: denk aan het nakomen van SROI-verplichtingen, het versterken van het merkimago of het voldoen aan ESG-rapportagevereisten. Laat zien dat een duurzame locatie niet alleen een ethische keuze is, maar ook een strategische die risico's verlaagt en waarde toevoegt. Concrete cijfers, zoals een verwachte CO2-reductie of de SROI-bijdrage in euro's, maken het argument tastbaarder voor besluitvormers.
Hoe zorg ik ervoor dat deelnemers ook daadwerkelijk duurzaam reizen naar het evenement?
Communicatie is hierbij doorslaggevend: vermeld in de uitnodiging actief de OV-verbindingen, de looptijd vanaf het station en eventuele NS Business Card-mogelijkheden. Overweeg om een reiskostenvergoeding uitsluitend voor openbaar vervoer aan te bieden, of carpooling te faciliteren via een deelplatform. Hoe concreter en makkelijker je het duurzame alternatief maakt, hoe groter de kans dat deelnemers het ook kiezen.
Wat moet ik vragen aan een evenementenlocatie om de duurzaamheid te beoordelen?
Stel in elk geval de volgende vragen: Werkt de locatie op groene energie? Is er een SROI-certificering en welke sociale waarde wordt er gecreëerd? Hoe gaat de locatie om met voedselafval en materiaalgebruik? En kan de locatie een duurzaamheidsrapportage of impactoverzicht aanleveren na afloop? Locaties die duurzaamheid serieus nemen, kunnen deze vragen vlot en transparant beantwoorden.
Gerelateerde artikelen
- Hoe laat ik zien dat ons bedrijf duurzaamheid serieus neemt via de keuze van een evenement?
- Is er een duurzame vergaderlocatie goed bereikbaar vanuit Utrecht Centraal?
- Welke duurzame eventlocaties zijn er in de buurt van De Bilt?
- Zijn er duurzame eventlocaties in Utrecht met voldoende capaciteit voor 50+ personen?
- Hoe zorg ik dat mijn event aansluit bij het groene imago van mijn bedrijf?
- Hoe kies je een eventlocatie die past bij het duurzame merkimago van je organisatie?
- Hoe laat je als duurzaam bedrijf je waarden terugkomen in de keuzes die je maakt?
- Hoe maak je een zakelijk evenement CO2-neutraal?
- Welke soorten bedrijven zijn erkende SROI-partijen?
- Hoe kies ik een duurzame eventlocatie voor 50-200 personen?
- Wat maakt een evenementenlocatie echt duurzaam?
- Hoe moet ik als leverancier van de overheid social return aantonen?
- Wat zijn voordelen van het organiseren van een event net buiten Utrecht in plaats van in de stad?
- Welke duurzame eventlocaties zijn centraal bereikbaar voor deelnemers uit heel Nederland?
- Welke vragen moet ik stellen aan een locatie om duurzaamheid te toetsen?
